und über die Bestellleiste. 
.
klicken, bekommen Sie eines der folgenden Ergebnisse: 
5.2 BESTELLLISTE
Wenn der Nutzer eine Bestellung aus der Indexliste wählt, wird im oberen Rahmen die Bestellliste angezeigt, die alle Bestellungen für den Titelsatz anzeigt.
In der Bestellliste können Sie Bestellungen hinzufügen, duplizieren oder löschen. Um eine Bestellung zu ändern, markieren Sie diese und bearbeiten die Felder im unteren Rahmen.
Buttons
Die folgenden Buttons sind in diesem Bildschirm verfügbar:
Neu
Um eine Bestellung hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Sie können anschließend den Bestelltyp wählen: Monographien, Zeitschriften oder Bestellungen zur Fortsetzung.
Wenn Sie für die Bestellnummer ein Nummernmuster definiert haben (Web Service Modul / Menü Setup Services / Nummernvergabe), können Sie das Feld Bestellnummer mit dem Zähler vorbelegen. Beim Abspeichern der Bestellung wird der Zähler dann in eine Bestellnummer umgesetzt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Anpassungen (Client) . Das Bestellformular wird im unteren Rahmen angezeigt.
Duplizieren
Sie können eine neue Bestellung hinzufügen, indem Sie die Details einer existierenden Bestellung kopieren und dann das sich öffnende Formular bearbeiten. Hierzu markieren Sie die Bestellung, deren Details Sie kopieren wollen, und klicken auf Duplizieren. Für die neue Bestellung wird ein Formular angezeigt, das bereits mit den Daten der markierten Bestellung gefüllt ist. Sie können das Formular nun bearbeiten, damit es zu der neuen Bestellung paßt.
Löschen
Um eine Bestellung aus der Liste zu löschen, markieren Sie diese und klicken auf Löschen. Wenn Sie in der Bestellliste eine Bestellung des Typs M (Monographien) löschen, erscheint eine Warnung, wenn Exemplare existieren. Das Ignorieren dieser Warnung löscht mit der Bestellung auch alle verknüpften Exemplare. Wenn Sie eine Bestellung mit zugehörigen Mahnungen löschen wollen, erscheint ebenfalls eine Warnung. Das Ignorieren dieser Warnung löscht alle verknüpften Mahnungen.
Eine Warnung erscheint auch, wenn Sie eine Bestellung mit zugehörigen Eingängen löschen wollen. Das Ignorieren dieser Warnung löscht alle verknüpften Eingänge. Wenn Sie eine Bestellung mit zugehörigen Rechnungen löschen wollen, erscheint ebenfalls eine Warnung. Das Ignorieren dieser Warnung löscht alle verknüpften Rechnungen.
Druck/Storno
Klicken Sie auf diesen Button, um ein Druckverfahren auszuwählen:
Wählen Sie eine der Optionen, und klicken Sie auf OK.
5.2.1 Schnellkatalogisierung in der Erwerbung
Ein weiterer Weg, zur Bestellliste zu gelangen, führt über die Schnellkatalogisierung des Erwerbungsmoduls. Wählen Sie aus dem Menü Bestellungen die Option Kurztitel anlegen.Das Katalogisierungsfenster wird angezeigt.
In diesem Fenster können Sie einen Satz mit minimalen Informationen katalogisieren. Nach dem Ausfüllen des Formulars klicken Sie auf OK, und die Bestellliste wird angezeigt. Nun können Sie eine Bestellung für den neuen Satz anlegen. Feldprüfungen der Katalogisierung werden bei dieser Funktion nicht durchgeführt.
5.3 BESTELLFORMULAR
Wenn Sie in der Bestellliste auf Neu oder Duplizieren klicken, wird das Bestellformular im unteren Rahmen aktiviert. In diesem Bildschirm können Sie eine neue Bestellung anlegen oder eine existierende Bestellung ändern.Das Bestellformular besteht aus vier Registerkarten. Dies sind: Bestellangaben, Allgemeine Angaben, Lieferant, Anzahl und Preis. Die Felder in der Registerkarte Lieferant können variieren, abhängig davon, ob es sich um eine Monographien- oder Zeitschriftenbestellung handelt.
5.3.1 Bestellangaben
Die Bestellangaben zeigen eine Übersicht zu allen Details der Bestellung. Sie können die Informationen in diesem Fenster ansehen, aber nicht ändern.
5.3.2 Allgemeine Angaben
Wenn Sie die Registerkarte Allgemeinen Angaben auswählen, wird der folgende Bildschirm angezeigt:
Buttons
Die folgenden Buttons sind in diesem Bildschirm verfügbar:
Ändern
Klicken Sie nach dem Ausfüllen aller Teile des Formulars auf Ändern.
Als Standard
Wenn Ihre Eintragungen als Standard gesichert werden sollen, bei jedem weiteren Öffnen des Bestellformulars also als Vorbelegung der Felder auftauchen sollen, klicken Sie nach dem Ausfüllen des Formulars auf Als Standard. Die Standards werden lokal für den PC gespeichert.
- Weitere Bestellnummer 1
- Weitere Bestellnummer 2
- Bestellgruppe
- Bestellstatus
- Zweigstelle
- Erwerbungsart
- Materialart
- Lieferantencode
- Artikelnummer
- Lieferantennotiz
- Eilt
- Initiator-ID
- Aktion
- Bibliotheksnotiz
- Bestätigung durch
- Exemplarzahl
- Mahnfrist
- Automatisches Mahnen
- Exemplarstandort (für Monographien)
- Etat
Beachten Sie, dass das Klicken auf den Button Als Standard die Informationen zum Lieferanten (siehe unten) größtenteils nicht speichert, wenn Sie einen Bestellsatz neu hinzufügen oder duplizieren. Statt dessen werden die Inhalte dieser Felder standardmäßig aus dem Lieferantensatz übernommen. Nachfolgend eine Aufzählung der Felder, deren Werte dem Lieferantensatz entnommen werden.
- Briefformat
- Bestellformattyp
- Lieferversandart
- Versandart
- Währung
- Vorzeichen Rabatt
- Rabatt/Aufschlag
Neu laden
Wenn das System den lokalen Preisn auf der Basis der Währungswechselkurse berechnen und anzeigen oder den Bestellnummernzähler zu einer Bestellnummer umsetzen soll, klicken Sie auf Neu laden.
Felder
Bestellnummer
Das System vergibt automatisch eine Bestellnummer, die Sie jedoch ändern können. Um einen Bestellnummernzähler einzurichten, nutzen Sie die Funktion "Nummernvergabe" im Web Service Modul / Menü Setup Services.
Weitere Bestellnummer 1
Optional. Sie können eine zusätzliche Bestellnummer definieren.
Weitere Bestellnummer 2
Optional. Sie können eine zusätzliche Bestellnummer definieren.
Bestellstatus
Die folgenden Status sind verfügbar:
- NEW - Zur Bestellung vorgesehen.
- IP - In Bearbeitung. Dies ist ein Interimsstatus zwischen NEW und RSV.
- RSV - Fertig zum Versand.
- SV - Bestellung versandt. Wenn ein Bestellzettel gedruckt wird, wird der Bestellstatus automatisch von RSV in SV geändert.
- VC - Lieferanten storniert Bestellung. Dieser Status löscht die Etatbelastung. Wenn der Status nochmals geändert wird (z.B. zu RSV), wird die Etatbelastung reaktiviert.
- LC - Bibliothek storniert Bestellung. Dieser Status löscht die Etatbelastung. Wenn der Status nochmals geändert wird (z.B. zu RSV), wird die Etatbelastung reaktiviert.
- CLS - Bestellung abgeschlossen. Wenn der Eingangsstatus vollständig und die Rechnung bezahlt ist, wird der Bestellstatus automatisch in CLS geändert.
ISBN/ISSN
Optional.
Wenn in dem Titelsatz nur eine ISBN/ISSN erfasst ist, trägt das System die ISBN/ISSN beim Neuanlegen einer Bestellung automatisch in das Bestellformular ein. Wenn es mehrere ISBN/ISSN in dem Titelsatz gibt, wird das Feld im Bestellformular nicht vom System automatisch ausgefüllt, sondern Sie müssen die gewünschte ISBN/ISSN manuell aus dem Auswahlmenü zu dem Feld auswä:hlen.
Bestellgruppe
Optional. Die Bestellgruppe ist eine durch die Bibliothek definierte Kategorie. Sie können dieses Feld zum Beispiel benutzen, um Bestellungen nach Bibliothekaren oder Abteilungen zu kategorisieren. Wenn Sie den Wert der Bestellgruppe speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Erfassungsdatum
Dies ist das Datum, an dem die Bestellung aufgegeben wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.
Statusdatum
Dies ist das Datum, an dem der Bestellstatus das letzte Mal geändert wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.
Bestelldatum
Dies ist das Datum, an dem die Bestellung an den Lieferanten geschickt wurde. Es wird automatisch vom System ausgefüllt, wenn der Bestellstatus zu SV geändert wurde.
Rechnungsstatus komplett
Dieses Feld erscheint nur, wenn ein Einzelposten für diese Bestellung existiert. Ist die Rechnung komplett, dann ist die Checkbox markiert. Erwarten Sie den Eingang weiterer Rechnungen für die Bestellung, dann ist die Checkbox leer.
Bei unvollständig bezahlten Rechnungen belastet das System weiter den Etat mit dem noch offenen Bestellbetrag, bis der Rechnungsstatus komplett ist. Wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist, der Rechnungsbetrag sich aber vom eingeplanten Betrag unterscheidet, wird der Etat mit dem Rechnungsbetrag belastet.
Bei Bestellungen zur Fortsetzung und Zeitschriftenbestellungen ist der Rechnungsstatus niemals komplett.
Der bestehende Rechnungsstatus kann mit dieser Checkbox geändert werden.
Eingangsstatus komplett
Dieses Feld erscheint nur, wenn ein Eingang verzeichnet wurde. Wenn alle Teile einer Bestellung eingegangen sind, ist die Checkbox markiert. Werden mehr Teile erwartet, ist die Checkbox leer.
Bei Bestellungen zur Fortsetzung ist der Eingangsstatus stets unvollständig.
Der bestehende Eingangsstatus kann mit dieser Checkbox geändert werden.
Materialart
Wählen Sie die Materialart des bestellten Exemplars. Wenn Sie die Materialart speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Zweigstelle
Wählen Sie die Zweigstelle, zu der die Bestellung gehört. Wenn Sie die Zweigstelle speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Erwerbungsart
Wählen Sie die Methode, mit der das Exemplar erworben werden soll. Wenn Sie die Erwerbungsart speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard. Beispiele für mögliche Erwerbungsarten sind:
- P - Kauf
- A - zur Ansicht
- UA - unverlangte Ansicht
- G - Geschenk
- E - Tausch
- D - Pflicht
- B - Buchbinderauftrag
- O - Andere
Initiator-ID
Wenn die Bestellung für einen bestimmten Benutzer ist, geben Sie hier dessen Benutzer-ID ein. Sie können aus einer Liste wählen, indem Sie auf den Pfeil rechts des Feldes klicken. Wenn Sie die Initiator-ID speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Initiatorname
Wenn Sie oben eine Initiator-ID angegeben haben, wird der zugehörige Name automatisch vom System eingetragen.
Aktion
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn eine Initiator-ID eingegeben wurde. Hier können Sie festlegen, was mit dem bestellten Material geschehen soll. Die verfügbaren Aktionen sind wie folgt:
- Keine
- Direktlieferung - wählen Sie diese Option, wenn das bestellte Material direkt an den Initiator gesendet werden soll. Das System druckt dann die Adresse des Initiators mit auf den Bestellzettel.
- Vormerkung - wählen Sie diese Option, um das bestellte Material an die Bibliotheksadresse zu senden und eine Vormerkung für den Initiator anzulegen.
- Mail - wählen Sie diese Option, um nach dem ersten Eingang zu der Bestellung an den Initiator eine Nachricht per Mail oder gedrucktem Brief zu versenden.
Bestätigung durch
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn eine Initiator-ID eingegeben wurde. Wenn die Bestellung des Initiators der Bestätigung eines anderen Benutzers bedarf, tragen Sie hier dessen ID ein. Sie können aus einer Liste wählen, indem Sie auf den Pfeil rechts des Feldes klicken. Wenn Sie dieses Feld speichern und seinen Wert jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Bibliotheksnotiz
Geben Sie bei Bedarf eine Notiz mit bis zu 200 Zeichen Länge ein. Abhängig von Ihrem Client-Setup kann diese Notiz bei der Eingangserfassung erscheinen.
5.3.3 Lieferant
Wenn Sie die Registerkarte Lieferant auswählen, wird der folgende Bildschirm angezeigt: Das Aussehen der Registerkarte Lieferant unterscheidet sich bei den Bestellarten Monographie, Zeitschrift und zur Fortsetzung.
Lieferantencode
Klicken Sie auf 
, und wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste. Alternativ können Sie einen Lieferantencode eingeben und auf Enter drücken. Hierdurch werden andere Informationen auf dieser Registerkarte dem Lieferantensatz entnommen und automatisch in die Felder eingetragen. Sobald die Bestellung versendet wird, wird das Mahndatum anhand der beim Lieferanten definierten Lieferfrist berechnet und eingetragen.
Wenn Sie den Lieferantencode speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard. Nur der Lieferantencode wird als Standard gespeichert, nicht aber die anderen Daten zum Lieferanten, wie Versandart und Briefformat. (Diese Felder werden stets von neuem dem Lieferantensatz entnommen.)
Lieferantenname
Nach dem Eintragen eines Lieferantencodes füllt das System automatisch den Lieferantennamen aus.
Artikelnummer
Für den Fall, daß der Lieferant dem Material eine Referenznummer gegeben hat (geschieht oft bei Zeitschriften).
Lieferantennotiz
Geben Sie bei Bedarf eine Notiz mit bis zu 200 Zeichen Länge ein.
Lieferantenkontakt
Dies ist der Name einer Kontaktperson beim Lieferanten. Das System trägt automatisch den Kontakt 1 aus dem Lieferantensatz ein. Sie können den Lieferantenkontakt manuell ändern oder auch aus dem Menü einen anderen Kontakt wählen (das Menü as enthält alle fünf Kontakte aus dem Lieferantensatz falls dort erfasst).
Bestellformattyp
Dies ist das Format, in dem die Bestellung an den Lieferanten gesandt wird. Zum Beispiel kann das Format eine Liste von Bestellungen oder ein Brief für eine Einzelbestellung sein. Das System trägt automatisch den Bestellformattyp aus dem Lieferantensatz ein, aber Sie können ihn noch ändern. Wenn Sie LI (Liste) eintragen, verschwinden die Felder Briefformat und Versandart, da sie nicht länger relevant sind.
Briefformat
Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn LE (Brief) als Bestellformattyp gewählt ist. Als Briefformat wählen Sie den Bestellzettel, der gedruckt werden soll.
Versandart
Wählen Sie die Art, auf die Sie den Bestellzettel an den Lieferanten schicken wollen.
Lieferversandart
Dies ist die Art, auf die der Lieferant das Material an die Bibliothek schickt.
Mahndatum (für Monographien)
Wenn Sie nicht selbst ein Datum eintragen, berechnet das System das Mahndatum auf der Grundlage der Definitionen im Lieferantensatz. Das Mahndatum wird vom System automatisch aktualisiert, wenn Sie die Mahnungen über die Funktion Mahnlauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung erzeugen. Wenn Sie Mahnungen manuell über den Button Mahnen in der Bestellungsmahnliste im Erwerbungsmodul versenden, wird das Feld nur aktualisiert, wenn das Datumsfeld im Mahnformular geändert wird.
Automatisches Mahnen (für Monographien)
Wenn Sie diese Box markieren, sendet das System Mahnungen über die Funktion Mahnlauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung. Bleibt die Box leer, müssen Sie die Mahnungen selbst senden, indem Sie auf den Button Mahnen in der Bestellungsmahnliste klicken. Wenn Sie den Wert für Automatisches Mahnen speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Eilt
Markieren Sie diese Option bei einer Eilbestellung. Wenn Sie diesen Wert speichern und jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard. Abhängig vom Setup Ihres Clients verursacht eine markierte Eilt-Checkbox eine Meldung bei der Eingangserfassung.
Abonnementbeginn / -ende (für Zeitschriften- und Fortsetzungsbestellungen)
Geben Sie den Datumsbereich ein, in dem die Bibliothek die Zeitschrift bekommen soll.
Mahnfrist (für Fortsetzungsbestellungen)
Dies ist die maximale Anzahl an Tagen, die nach dem Eingang des letzten Bandes verstreichen darf. Wenn Sie noch keine Bände bekommen haben, werden die Tage vom Versand der Bestellung an den Lieferanten an gerechnet. Ein Bericht über Bestellungen zur Fortsetzung, für die Mahnungen gesendet werden müssen, kann hierbei hilfreich sein. Dieser Bericht kann über die Funktion Überfällige Fortsetzungsbestellungen im Web Service Modul / Menü Erwerbung erzeugt werden. Wenn Sie dieses Feld speichern und seinen Wert jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Rechnungszeitraum (für Zeitschriften- und Fortsetzungsbestellungen)
Hier wird festgelegt, in welchem Abstand Jahresetats mit dem Abonnement belastet werden sollen: Geben Sie "1" ein, dann wird der Etat jedes Jahr belastet. Wenn Sie "2" eingeben, wird der Etat nur jedes zweite Jahr belastet, bei "3" jedes dritte Jahr usw. Wenn zum Beispiel der ausgewählte Etat BIOLOGIE-2002 und der Rechnungszeitraum auf 2 gestellt ist, dann wird BIOLOGIE-2002 für das Abonnement belastet, nicht aber BIOLOGIE-2003. Der nächste für das Abonnement belastete Etat ist BIOLOGIE-2004 (nach dem Durchführen der Funktion Übernahme Jahresetats im Web Service Modul / Menü Erwerbung. Verlängerungsdatum (für Zeitschriften- und Fortsetzungsbestellungen)
Dies ist das Datum, an dem das Abonnement verlängert oder beendet werden soll.
5.3.4 Anzahl und Preis
Wenn Sie die Registerkarte Anzahl und Preis auswählen, wird der folgende Bildschirm angezeigt:
Bestellmenge:
Exemplarzahl
Geben Sie die Anzahl der bestellten Exemplare ein. Diese wird im Bestellzettel ausgedruckt. Wenn Sie dieses Feld speichern und seinen Wert jeder in Zukunft angelegten Bestellung zuweisen wollen, klicken Sie auf Als Standard.
Exemplarpreis
Geben Sie den Preis je Exemplar ein.
Gesamtpreis
Sobald ein Exemplarpreis eingegeben wird, berechnet das System automatisch den Gesamtpreis durch Multiplikation der Exemplarzahl mit dem Exemplarpreis.
Bestelltext
Diese Notiz wird im Bestellzettel ausgedruckt. Sie können in diesem Feld Notizen zu den bestellten Exemplaren oder Bänden hinterlegen. Sie können bis zu 200 Zeichen verwenden.
Exemplare anlegen
Diese Checkbox ist nur für Monographienbestellungen verfügbar. Wenn das System automatisch Exemplarsätze für jedes bestellte Exemplar einer Monographie anlegen soll, markieren Sie die Checkbox. Sollen keine Exemplarsätze angelegt werden, lassen Sie die Checkbox frei.
Exemplarstandort
Dieses Feld ist nur für Monographienbestellungen verfügbar. Wenn ein neues Exemplar angelegt wird und die Checkbox Exemplare anlegen aktiv ist, können Sie mit diesem Menü einen Exemplarstandort festlegen. In der Datei itemdef.cfg im Verzeichnis ../etc in Ihrer Alephino-Server-Installation können Sie Vorbelegungen für automatisch angelegte Exemplare definieren.
Preis (Schätzung):
Währung
Wählen Sie die Währung, in der Sie die Rechnung des Lieferanten wünschen. Als Standard wird die erste im Lieferantensatz definierte Währung voreingetragen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um eine der im Lieferantensatz definierten Währungen auszuwählen.
Listen von Währungen mitsamt ihren Codes sind im Internet verfügbar.
Listenpreis
Geben Sie eine Schätzung an, was die Bestellung kosten dürfte, damit der Etat entsprechend belastet werden kann. Der eingegebene Preis sollte für die Währung des Lieferanten gelten. Wird das Feld freigelassen, dann wird automatisch der Gesamtpreis eingetragen.
Vorzeichen Rabatt & Rabatt/Aufschlag
Das Feld Rabatt/Aufschlag kann bis zu drei Ziffern vor und zwei Ziffern hinter dem Dezimalpunkt haben. Dadurch können Prozentzahlen wie 100.00 % ausgedrückt werden.
Bestellpreis
Bestellpreis = Listenpreis +/- Rabatt/Aufschlag.
Wenn der mit der Bestellung verknüpfte Etat bereits belastet ist und der Bestellpreis später geändert wird, ändert das System die zugehörigen Belastungen entsprechend.
Örtlicher Preis
Der örtliche Preis ist der Preis in der lokalen Währung.
Notiz
Sie können bis zu 200 Zeichen verwenden.
Etat
Dieses Feld wird nur beim Anlegen einer neuen Bestellung angezeigt. Wenn Sie für diese Bestellung einen einzelnen Etat belasten wollen, geben Sie hier den Etatcode ein. Sie können aus einer Liste wählen, indem Sie auf den Pfeil rechts des Feldes klicken.
Wollen Sie mehr als einen Etat belasten, füllen Sie dieses Feld nicht aus. Nutzen Sie stattdessen die Registerkarte Bestell-Etat (über den Etat-Zweig im Baum).
5.4 BESTELLUNGEN AN LIEFERANTEN SENDEN
Es gibt zwei Wege, eine Bestellung an einen Lieferanten zu senden:-
Durch Klicken auf Senden in der Bestellliste
-
Durch die Funktion Bestelllauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung
Für Informationen zum E-Mail-Versand lesen Sie bitte den Abschnitt E-Mail im Kapitel Drucken.
Wenn der Bestellformattyp LI (Liste) ist, wird die Bestellung im Rahmen einer Bestellliste an den Lieferanten versendet. Die Versandart der Liste wird im Lieferantensatz festgelegt. Setzen Sie den Bestellstatus auf RSV und starten Sie die Funktion "Bestelllauf" im Web Service Modul / Menü Erwerbung. Nach dem Durchlauf dieser Funktion ändert sich der Status der Bestellungen zu SV. Die Funktion erzeugt im Verzeichnis ../print am Server eine Datei mit Briefen (order.<Jobnr.>L, z.B. order.0098L) und eine Datei mit E-Mails (order.<Jobnr.>M, z.B. order.0098M).
JOB 000098 ORDER 2006/04/18 16:46:36 START 2006/04/18 16:46:36 POOL=B SUBLIB=ZB 2006/04/18 16:46:37 1 Briefe erzeugt 2006/04/18 16:46:37 1 EMails erzeugt JOB 000098 ORDER 2006/04/18 16:46:37 ENDDiese Dateien müssen Sie sich nun mit dem Task-Manager auf Ihren PC holen und von dort aus über den Button Drucken ausdrucken bzw. versenden.
5.5 ETATBELASTUNGEN FÜR BESTELLUNGEN
Um einen Etat für eine Bestellung zu belasten, wählen Sie in der Bestell-Registerkarte den Etat-Zweig. Der Bildschirm Bestell-Etat wird im rechten Rahmen angezeigt.
Auf diesem Bildschirm sehen Sie die Etats, die für die Bestellung belastet werden. Sie können der Bestellung einen oder mehrere Etats zuweisen. Auf diese Art können mehrere Etats in unterschiedlicher Höhe belastet werden, um die Gesamtsumme der Bestellung zu decken.
Die Spalte Belastung zeigt die Belastungssumme an. Wenn zu der Bestellung eine komplett Rechnung verzeichnet wird, bleibt der Etatvorgang der Bestellbelastung erhalten, aber der aktive Betrag ist 0.00. Bei einer Teilrechnung wird der Etatvorgang der Bestellbelastung um den Rechnungsbetrag reduziert.
5.5.1 Buttons
Verfügbare Buttons:Neuer Etat
Um einen neuen Etat zur Bestellung hinzuzufügen, füllen Sie das Feld Neuer Etatcode aus und klicken anschließend auf Neuer Etat.
Belasten
Um den Betrag anzugeben, mit dem ein bestimmter Etat belastet werden soll, markieren Sie den Etat, geben den Betrag in das Feld Etatbelastung ein und klicken auf Belasten.
Etat löschen
Um einen Etat aus der Liste zu löschen, markieren Sie den Etat und klicken auf Löschen.
Bilanz
Um die Bilanz des ausgewählten Etats zu sehen, klicken Sie auf Bilanz.
5.5.2 Felder
Neuer Etatcode
Dies ist ein eindeutiger Code, über den der Etat identifiziert wird. Klicken Sie auf den Pfeil rechts des Feldes, um aus einen Etat aus der Etatliste auszuwählen.
Etatbelastung
Dies ist der Betrag, mit dem der markierte Etat belastet wird. Tragen Sie entweder einen absoluten Betrag ein, oder lassen Sie das Feld frei und tragen statt dessen einen Prozentanteil in das Feld Prozent Belastung ein.
Verplant in Prozent
Dies ist der Prozentanteil am Gesamtpreis, mit dem der markierte Etat belastet wird. Wenn Sie dieses Feld benutzen, lassen Sie das Feld Etatbelastung frei.
Gesamtpreis Bestellung, Lokaler Bestellpreis, Währung
Diese Daten dienen nur der Information und können in diesem Fenster nicht geändert werden.
In verknüpften Etats verbucht
Wenn ein oder mehrere Etats dieser Bestellung zugewiesen wurden, zeigt dieses Feld den Gesamtbetrag an, mit dem die Etats bisher belastet wurden.
5.6 EXEMPLARE / ABONNEMENTS
Sie können zu einer Bestellung Exemplare bzw. Abonnements hinzufügen, wodurch automatisch eine Verknüpfung vom Exemplarsatz bzw. Abonnementsatz zur Bestellung hergestellt wird und bestimmte Angaben aus dem Bestellsatz in den Exemplar- bzw. Abonnement übernommen werden. Hierzu wählen Sie in der Bestell-Registerkarte den Zweig Exemplare / Abonnements.Für Einzelbestellungen wird im rechten Rahmen die Exemplarliste angezeigt.
Für Zeitschriftenbestellungen wird im rechten Rahmen die Abonnementliste angezeigt.
5.7 BESTELLUNGEN STORNIEREN
Sie können eine Bestellung löschen, indem Sie in der Bestellliste auf Drucken/Storno klicken und anschließend auf Stornierungsbrief an Lieferanten drucken.
Der Bestellstatus ändert sich auf LC. Der Stornierungsbrief wird immer als individueller Ausdruck erstellt.
Sie können eine Bestellung auch stornieren, indem Sie das Bestellformular öffnen und das Feld Bestellstatus ändern. Wählen Sie einen dieser Status:
- VC (storniert durch Lieferanten)
- LC (storniert durch Bibliothek)
Diese Status löschen automatisch die Etatbelastung. Wenn der Status wieder zu einem aktiven Status geändert wird, wird die Etatbelastung reaktiviert.
5.8 BESTELLUNGEN LÖSCHEN
Es gibt zwei Möglichkeiten, Bestellungen aus dem System zu löschen:- über die Bestellliste
Sie können eine Bestellung löschen, indem Sie diese in der Bestellliste markieren und auf Löschen klicken. Wenn es Exemplare/Eingänge/Rechnungen zur Bestellung gibt, werden Sie um eine Bestätigung der Löschung gebeten.
- über den Neu/Storniert-Bestellindex
Mit dieser Option können Sie Bestellungen der Status Neu, LC, VC und CNB löschen.
5.9 BESTELLPROTOKOLL
Das Bestellprotokoll zeichnet die verschiedenen zur Bestellung gehörenden Aktivitäten auf, wie z.B. einen Wechsel des Bestellstatus oder des Nächsten Mahndatums. Es ist in der Bestell-Registerkarte über den Zweig Bestellprotokoll erreichbar.
5.9.1 Bestellprotokoll-Liste (oberer Rahmen)
Die folgenden Buttons sind im oberen Rahmen verfügbar.Filtern
Sie können die Transaktionen mit Hilfe der Checkboxen über der Liste filtern. Es ist möglich, mehr als einen Filter auf einmal zu verwenden.
Neu
Sie können manuell einen Eintrag im Protokoll hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Neu und füllen Sie die Felder im unteren Rahmen aus.
Aktionsdatum entfernen
Sie entfernen ein Aktionsdatum, indem Sie einen Eintrag markieren und auf diesen Button klicken.
5.9.2 Bestell-/Abo-Protokoll (unterer Rahmen)
Der Rahmen Bestell-/Abo-Protokoll zeigt Ihnen die Details zu dem Protokolleintrag, der im oberen Rahmen markiert ist. Sie können manuell einen neuen Vorgang hinzufügen oder die Details eines bestehenden Vorgangs ändern.
Aktionsdatum
Wenn Sie einen Eintrag manuell hinzufügen, wählen Sie hier das Datum aus. Protokolleinträge mit einem Aktionsdatum können über den Zweig Aktionsprotokoll in der Registerkarte Administration gefunden werden.
Vorgangstyp
Um manuell eine Transaktion zum Bestellprotokoll hinzuzufügen, wählen Sie einen Typ aus der Liste.
Es gibt zwei Typen von Protokollvorgängen, die nie automatisch vom System generiert werden.
- Allgemein
- Lieferantennotiz, ermöglicht Ihnen das manuelle Erfassen einer Antwort des Lieferanten (maximal 2000 Zeichen).
Mitarbeiternotiz
Geben Sie hier den Text Ihres Protokolleintrags ein.
5.10 AKTIONSPROTOKOLL
Die Meldungen des Aktionsprotokolls können über die Administrations-Registerkarte aufgerufen werden.
Das Aktionsprotokoll zeigt Einträge des Bestellprotokolls, wenn der Eintrag ein Aktionsdatum hat und dieses nicht später als das aktuelle Datum ist. Das heißt, das Aktionsdatum muss in der Vergangenheit liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen.
Nutzen Sie diese Funktion, um alle Vorgänge für den aktuellen Tag und die Zeit davor anzuzeigen.
Mit dem Button Bestellung können Sie von einem Protokolleintrag zur zugehörigen Bestellung springen.
Mit dem Button Abweisen wird das Aktionsdatum aus dem Protokolleintrag entfernt und der Eintrag wird im Aktionsprotokoll nicht mehr angezeigt.
Mit dem Button Neu laden wird die Liste der Einträge im Aktionsprotokoll aktualisiert.