4 Exemplare - Exemplarliste

4 EXEMPLARLISTE

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

Exemplarformular
Globale Änderungen

Die Exemplarliste wird angezeigt, wenn der entsprechende Zweig in der Exemplar-Registerkarte aktiv ist. Sie zeigt die für einen bestimmten Titel verfügbaren Exemplare und ermöglicht Zugriff auf verschiedene Exemplarfunktionen.

Sie können die Exemplare aus der Ansicht entfernen, indem Sie aus dem Menü Exemplare die Option Exemplar entfernen wählen.

Die Sortierfolge der Exemplare kann geändert werden. Sie können die Sortierung gemäß den Optionen im Menü unter Sortieroptionen ändern.

Nachfolgend sind die in diesem Fenster verfügbaren Buttons erklärt:

Neu

Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Exemplarsatz anzulegen. Das Exemplarformular im unteren Rahmen wird zum Ausfüllen angezeigt.

Duplizieren

Klicken Sie auf Duplizieren, um eine Kopie des markierten Exemplarsatzes anzulegen. Das Exemplarformular wird im unteren Rahmen zum Ausfüllen angezeigt, teilweise bereits mit den Daten des kopierten Satzes gefüllt. Die Kopie bekommt eine neue Sequenznummer zugewiesen.

Löschen

Um einen Exemplarsatz zu löschen, markieren Sie ihn und klicken auf Löschen. Anschließend wird Ihnen eine Sicherheitsabfrage gestellt, ob Sie den Satz wirklich löschen wollen. Klicken Sie auf Ja.

Wenn ein Exemplar entliehen ist oder vorher schon einmal ausgeliehen wurde, kann der zugehörige Exemplarsatz nicht gelöscht werden. Sie müssen erst den Ausleihvorgang beenden (das Exemplar zurückgeben), bevor Sie den Exemplarsatz löschen können. Dann ist es erforderlich, dass Sie für das Exemplar den Geschäftsgangstatus "04" vergeben. Über die WEB-Services im Menü Ausleihe / Exemplare können Sie dann die Sammellöschung für Exemplare vornehmen. Es werden dann alle Exemplare mit diesem Geschäftsgangstatus gelöscht. Das Löschen eines Exemplarsatzes im Ausleihmodul ist nicht möglich.

Wenn ein Exemplar Vormerkungen enthält, kann es ebenso nicht gelöscht werden. Die Vormerkungen müssen zuerst gelöscht werden.

Etikett

Wenn Sie ein Exemplaretikett drucken wollen, markieren Sie das Exemplar und gehen Sie über das Menü Exemplare auf Etikettendruck.Die Druckvorschau wird geöffnet. Sie können das Etikett drucken oder das Fenster schließen.

Global ändern

Mit der Option Global ändern können Sie gleichförmige Änderungen an einem ausgewählten Set von Exemplaren vornehmen. Das Formular Globale Änderungen wird angezeigt. Änderungen können an allen Exemplaren der Liste oder an einer anhand festgelegter Kriterien bestimmten Gruppe von Exemplaren vorgenommen werden. Es werden immer nur diejenigen Exemplare geändert, die an dem verknüpften Titelsatz hängen.

Binden/Ändern

Wenn das markierte Exemplar eine Zeitschrift ist, können Sie Hefte zum Binden auswählen. Über den Button Binden/Ändern können Sie auch globale Änderungen durchführen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Binden.

Vollständige Bände

Sie können einen Bericht für einen bestimmten Titel ansehen oder drucken, der Bände aufführt, für die alle zugehörigen Hefte eingegangen sind.

Neu laden

Dieser Button dient dazu, nach dem ersten Öffnen des Fensters durchgeführte Änderungen anzuzeigen.

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5.0 EXEMPLARFORMULAR

Wenn Sie in der Exemplarliste einen der Buttons Neu oder Duplizieren klicken, wird das Exemplarformular im unteren Rahmen aktiv. In diesem Rahmen können Sie einen Exemplarsatz ansehen und ändern. Er besteht aus sechs Registerkarten. Auf den Registerkarten Allgemeine Information, Zeitschrifteninfo und Zeitschriftenstufen stehen Ihnen die folgenden Buttons zur Verfügung:

Neu

Dieser Button ist zu sehen, wenn Sie vorher in der Exemplarliste auf Neu geklickt haben. Klicken Sie auf Neu, um das neue Exemplar zur Exemplarliste hinzuzufügen.

Ändern

Der Button Ändern speichert alle im Satz vorgenommenen Änderungen.

Dieser Button ist nicht zu sehen, wenn Sie vorher in der Exemplarliste auf Neu geklickt haben.

Als Standard

Wenn Sie Als Standard klicken, wird die Information in den Feldern der Registerkarte automatisch zur Vorbelegung der Felder zukünftig angelegter Exemplarsätze verwendet (bis Sie eine andere Kombination zum Standard machen). Beachten Sie dabei, dass Sie nicht versehentlich eine Bestellnummer oder eine Zugangsnummer als Standardwert speichern. Um Standardwerte aus dem Speicher zu löschen, wählen Sie aus dem Menü Exemplare die Option Löschen der Standardwerte für Exemplare.

Neu laden

Um Werte von einem Zähler einzulesen, klicken Sie auf Neu laden. Aktualisierte Werte sind Signatur und Inventarnummer.

Abbrechen

Klicken Sie auf Abbrechen, um die Arbeit im unteren Rahmen ohne Speichern zu beenden und in den oberen Rahmen zurückzukehren.

5.0.1 Allgemeine Information (1)

Nachfolgend sind die Felder dieser Registerkarte erklärt.

Strichcode

Sie können den Strichcode manuell eintragen oder über ein Strichcodelesegerät einzuscannen.

Zweigstelle

Sie können die Zweigstelle aus dem Drop-Down-Menü wählen.

Standort

Ihre Bibliothek kann Standorte zuweisen wie Landkarten, Übergröße oder 4. Stock. Sie können aus einer Liste von Standorten wählen, die für die gewählte Zweigstelle gültig sind.

Abo-Nummer

Bei Zeitschriften-Exemplaren wird hier automatisch die Abo-Nummer eingetragen.

Anmerkung: Es folgen drei Felder, die für Zeitschriften und Monographien unterschiedliche Bedeutungen haben. Bei einer Zeitschrift umfassen die Felder Band, Heft und Heftbeschreibung; bei einer Monographie sind dies Band, Teil und Beschreibung.

Materialart

Wählen Sie eine Materialart aus der Liste.

Lokalsatz

Dieses Feld wird verwendet, um das Exemplar mit einem Lokalsatz zu verknüpfen.

Zählung Stufe 1 (A) (Band)

Diese Angabe ist für mehrbändige Werke vorgesehen. Wenn das Werk nur aus einem Band besteht, lassen Sie das Feld frei. Hier können Sie die Reihenfolge in der Exemplarliste bestimmen; zwar können Sie beliebige Zeichen eingeben, empfehlenswert ist aber die Eingabe von Zahlen. Für Heftexemplare wird das Feld automatisch aus dem Heftlistensatz übernommen.

Zählung Stufe 2 (B)

Diese Angabe ist für mehrbändige Werke vorgesehen. Wenn das Werk nur aus einem Band besteht, lassen Sie das Feld frei. Geben Sie die Nummer des Heftes oder des Teils ein.

Beschreibung

Im Feld Beschreibung stehen Informationen zum Exemplar, die für den Benutzer gedacht sind. Für Heftexemplare wird das Feld automatisch aus dem Heftlistensatz übernommen. Bei mehrbändigen Exemplaren geben Sie relevante Informationen selbst ein.

Signaturyp

Der Signaturtyp beschreibt die Art der im nachfolgenden Feld aufgeführten Signatur. Sie können aus einer Liste wählen.

Signatur

Die Signatur ist ein alphanumerischer Code, der die Position eines Exemplars im Regal beschreibt. Abhängig vom Setup Ihres Systems können Sie die Signatur eingeben, aus einer Liste wählen oder durch einen Zähler ausfüllen lassen, den Sie über die WEB-Services definiert haben. In diesem Fall wird der Name des Nummernmusters in das Feld geschrieben oder über die Auswahltabelle gewählt. Dann wird eine Signatur eingetragen, sobald Sie auf Ändern oder Neu laden geklickt haben. Wenn Ihre Bibliothek nur eine Signatur je Exemplar vergibt, füllen Sie dieses Feld aus und lassen das folgende Feld 2. Signatur frei.

2. Signaturtyp

Mit diesem Feld definieren Sie den Typ der zweiten Signatur (falls Sie eine solche verwenden).

2. Signatur

Die 2. Signatur ist ein alphanumerischer Code, der die Position eines Exemplars im Regal beschreibt. Abhängig vom Setup Ihres Systems können Sie die Signatur eingeben, aus einer Liste wählen oder durch einen Zähler ausfüllen lassen, indem Sie ein ? und den Zählercode eingeben. In letzterem Fall wird eine gültige Signatur eingetragen, sobald Sie auf Ändern oder Neu laden geklickt haben. Wenn Ihre Bibliothek nur eine Signatur je Exemplar vergibt, lassen dieses Feld frei und füllen das vorherige Feld Signatur aus. Die Zweite Signatur wird nicht im Lokalsatz verwaltet.

Exemplarstatus

Der Exemplarstatus definiert die Entleihbarkeit des Exemplars. Wählen Sie einen Status aus der Liste. Die verfügbaren Status richten sich nach der gewählten Zweigstelle.

Geschäftsgangsstatus

Dieses Feld beschreibt den aktuellen Geschäftsgangsstatus des Exemplars.

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5.0.2 Allgemeine Information (2)

Inventarnummer

Eine eindeutige Inventarnummer kann zugewiesen werden. Abhängig vom Setup Ihres Systems können Sie eine Nummer eingeben oder ein Nummernmuster auswählen. Das Nummernmuster wird in den WEB-Services erstellt. In letzterem Fall wird eine gültige Inventarnummer eingetragen, sobald Sie auf Ändern oder Neu laden geklickt haben.

Inventarisierungsdatum

Dies ist das Datum, an dem die Inventarnummer vergeben wurde. Wenn Sie dieses Feld freilassen, trägt das System ein Datum ein, sobald auf Ändern geklickt wurde.

Letzter Inventarisierungsbericht

nicht implementiert.

Preis

Wenn das Exemplar im Erwerbungsprozess angelegt wurde, wird der Preis vom System mit Informationen aus dem Bestellformular berechnet.

OPAC-Notiz

Der hier eingegebene Text erscheint im OPAC und ist für die Benutzer sichtbar.

Ausleihexemplarnotiz:

Der hier eingegebene Text kann angezeigt werden, wenn ein Exemplar entliehen oder zurückgegeben wird.

Interne Notiz

Der hier eingegebene Text erscheint nur in diesem Formular.

Bestellnummer

Wenn der Exemplarsatz im Erwerbungsprozess angelegt wurde, wird die Bestellnummer in dieses Feld kopiert. Durch Klick auf den Button rechts des Feldes können Sie den Bestellindex öffnen und eine Bestellnummer für diesen Exemplarsatz aussuchen.

Rechnungsschlüssel

Der Rechnungsschlüssel enthält die Rechnungsnummer und kann hier hinzugefügt werden. Um dieses Feld auszufüllen, klicken Sie auf den Button rechts des Feldes, um die Rechnungsliste aufzurufen und dort die relevante Zeile zu markieren.

Rechnungsnotiz

Dies ist ein Nur-lesen-Feld. Falls Sie einen Rechnungsschlüssel ausgewählt haben, wird hier die zugehörige Notiz angezeigt.

Statistik

Sie können bis zu 10 Zeichen eingeben. Dies kann zum Beispiel die Abteilung sein, für die das Exemplar erworben worden ist. Wenn Sie auf den Button rechts des Feldes klicken, kann ein vom Setup Ihres Systems abhängiges Formular angezeigt werden.

Erfassungsdatum

Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem der Satz erstmals angelegt wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

Korrekturdatum

Das Korrekturdatum ist das Datum, an dem der Satz letztmals geändert wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

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5.0.3 Zeitschrifteninfo

Diese Registerkarte ist für Exemplare relevant, die Hefte von Zeitschriften sind. Die Feldinhalte werden automatisch durch die Zeitschriftenverwaltung eingetragen und müssen in der Regel nicht editiert werden.

Abonnementnummer

Dies ist die Sequenznummer aus der Abonnementliste in der Zeitschriftenfunktion. Sie wird automatisch vergeben, wenn ein Exemplar in der Zeitschriftenfunktion geöffnet wird. Das Feld kann bei Bedarf bearbeitet werden. Aus der Drop-Down-Liste kann hierzu eine Abonnementnummer gewählt werden.

Seiten

Dies ist die Anzahl der Seiten des Heftes.

Beschreibung

Im Feld Beschreibung stehen Informationen zum Exemplar, die für den Benutzer gedacht sind. Die Daten können manuell eingegeben werden. Alternativ können sie über die Heftliste oder das 853/863-Verfahren automatisch eingetragen werden.

Heftdatum

Dies ist das Datum, an dem das Heft herausgegeben wurde bzw. herausgegeben werden sollte. Es wird automatisch errechnet, wenn Hefte in der Zeitschriftenfunktion geöffnet werden. Wenn ein Heftexemplar angelegt wird und das Heftdatum nicht eingetragen wird, wird automatisch das aktuelle Datum als Heftdatum verwendet.

Erwartet zum

Dies ist das erwartete Eingangdsatum, das sich aus Angaben im Abonnementformular errechnet. Es wird automatisch errechnet, wenn Hefte in der Zeitschriftenfunktion geöffnet werden. Wenn ein Heftexemplar angelegt wird und das Eingangsdatum nicht eingetragen wird, wird automatisch das aktuelle Datum als erwartetes Eingangsdatum verwendet.

Eingangsdatum

Dies ist das Datum, an dem das Heft tatsächlich eingegangen ist.

Sprung

Optional. Mit diesem Feld kann der Grund angezeigt werden, aus dem ein nicht eingegangenes Exemplar ausgeblieben ist. Der Sprung kann verwendet werden, um das Exemplar einem Geschäftsgangsstatus zuzuordnen.

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5.0.4 ZEITSCHRIFTENSTUFEN

Felder dieser Registerkarte werden normalerweise mit den relevanten Daten vorbelegt.

Sie können außerdem Daten hinzufügen oder ändern. Die Daten basieren auf dem Erscheinungsmuster, das in den Feldern 853/863 des Titel-Satzes festgelegt ist.Siehe auch das Kapitel 853/863 im Zeitschriften-Modul.

Zählung Stufe 1 (A) (Band)

Wenn die Zeitschrift den Band in seiner Zählung verwendet und Sie diese Information im Erscheinungsmuster eingegeben haben, wird die Bandnummer von dort kopiert. Wenn Sie aber ein neues Heft hinzufügen, bleibt dieses Feld leer, und Sie müssen die Bandnummer selbst eingeben, damit die Sortierung der Hefte korrekt ist.

Zählung Stufe 2 (B)

Wenn Sie diese Information im Erscheinungsmuster eingegeben haben, wird sie von dort kopiert. Wenn Sie aber ein neues Heft hinzufügen, bleibt dieses Feld leer, und Sie müssen die Information selbst eingeben, damit die Sortierung der Hefte korrekt ist.

Wenn dies ein zusätzliches Heft oder ein Index ist, können Sie die Darstellung in der richtigen Reihenfolge sicherstellen, indem Sie zur Heftnummer einen Dezimalpunkt hinzufügen. Sollte ein Heft ein Index zwischen den Heften 4 und 5 sein, können Sie in diesem Feld die Heftnummer 5.0 eintragen, um es in der Sortierung zwischen den Heften 4 und 5 zu platzieren.

Zählung Stufe 3 (C)

Zählung C ist optional. Geben Sie die entsprechende Heftnummer ein, wenn die Zeitschrift in dieser Weise organisiert ist.

Zählung Stufe 4 (D)

Wenn es mehr als drei Stufen der Zählung für diese Zeitschrift gibt, werden die relevanten Daten in den Feldern Zählung D, E und F angezeigt.

Zählung Stufe 5 (E)

Siehe Zählung D.

Zählung Stufe 6 (F)

Siehe Zählung D.

Parallelzählung 1 (G)

Wenn die Zeitschrift eine Parallelzählung verwendet, werden die Daten in diesem Feld angezeigt.

Parallelzählung 2 (H)

Wenn die Zeitschrift eine zweite Stufe der Parallelzählung verwendet, werden die Daten in diesem Feld angezeigt.

Kalenderstufe 1 (I) Jahr

Wenn die Zeitschrift das Jahr in ihrer Zählung verwendet und Sie diese Information im Erscheinungsmuster eingegeben haben, wird das Jahr von dort kopiert. Wenn Sie aber ein neues Heft hinzufügen, bleibt dieses Feld leer, und Sie müssen das Jahr selbst eingeben, damit die Sortierung der Hefte korrekt ist.

Kalenderstufe 2 (J)

Wenn es weitere Kalenderstufen für diese Zeitschrift gibt (zum Beispiel Monate oder Wochen), werden diese Daten in den Feldern Kalenderstufe J, K und L angezeigt.

Kalenderstufe 3 (K)

Siehe Kalenderstufe J.

Kalenderstufe 4 (L)

Siehe Kalenderstufe J.

Parallelstufe (M)

Wenn es eine alternative Kalenderzählung gibt, werden die Daten in diesem Feld angezeigt.

Ergänzung Index (O)

Dieses Feld beschreibt einen Index oder ein zusätzliches Heft.

5.0.5 Lokalsätze

Aus der Registerkarte Lokalsätze können Sie einen neuen Lokalsatz erstellen, ein Exemplar mit einem Lokalsatz verknüpfen, die Verknüpfung eines Exemplars mit einem Lokalsatz auflösen, oder einen Lokalsatz zum Bearbeiten in der Katalogisierung aufrufen. Das Lokalsatzfeld für das Exemplar enthält die Lokalsatznummer des Lokalsatzes, mit dem das Exemplar verknüpft ist.

Bearbeiten

Wenn Sie einen Lokalsatz bearbeiten wollen, markieren Sie ihn und klicken auf Bearbeiten. Das System öffnet den Lokalsatz im Katalogisierungsmodul.