6 RECHNUNGEN

Es gibt zwei Arten, eine Rechnung zu verzeichnen:



Nutzen Sie den Bestellweg, um eine Rechnung für eine bestimmte Bestellung zu erfassen.

Nutzen Sie den Rechnungsweg, um eine Rechnung für verschiedene Bestellungen zu erfassen.

6.1 BESTELLWEG

Rufen Sie eine Bestellung über die Bestellleiste auf. Markieren Sie die Bestellung in der Bestellliste und wählen Sie in der Bestell-Registerkarte den Zweig Rechnung; die Liste der Einzelposten wird angezeigt.



Dieser Bildschirm zeigt die Liste der Rechnungen, die für eine bestimmte Bestellung erfasst wurden, und ermöglicht Ihnen das Ändern einer Rechnung oder das Anlegen einer neuen Rechnung. Um einen Einzelposten zu ändern, markieren Sie die Zeile und bearbeiten das Formular im unteren Rahmen.

Neu
Um Details zu einem neuen Einzelposten einzutragen, klicken Sie auf Neu. Wenn zu der Bestellung noch keine Allgemeine Rechnung existiert, erscheint ein Fenster zur Eingabe der Rechnungsnummer und die Rechnung wird anschliessend angelegt.

Allgemeine Rechnung
Um eine existierende Allgemeine Rechnung und ihre Einzelposten anzusehen, markieren Sie einen Einzelposten und klicken auf Allgemeine Rechnung. Die Registerkarte Rechnung mit den Formularen Allgemeine Rechnung und Einzelposten wird geöffnet.

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6.2 RECHNUNGSWEG

Dieser Abschnitt erklärt den Rechnungsweg und die folgenden Bildschirme:


Um eine Rechnung zu erfassen, nutzen Sie die Rechnungsleiste, in der Sie eine allgemeine Rechnung mitsamt ihrer Einzelposten finden oder eine neue allgemeine Rechnung erstellen können.



Geben Sie im linken Feld den Lieferantencode ein, indem Sie ihn aus der Liste wählen oder direkt eintragen.

Im benachbarten Feld wählen Sie eine Rechnungsnummer oder geben diese ein. Um eine neue Rechnung für den Lieferanten anzulegen, geben Sie eine unbelegte Rechnungsnummer ein und klicken

Das Formular Allgemeine Rechnung wird im oberen Rahmen angezeigt.



6.2.1 Formular Allgemeine Rechnung

In diesem Formular können Sie Daten zu einer Allgemeinen Rechnung eintragen. Über dem Formular werden die folgenden Informationen angezeigt, die nicht bearbeitet werden können: Anzahl Einzelposten, Summe Allgemeine Rechnung und Summe Einzelposten.

Das Formular Allgemeine Rechnung besteht aus zwei Rahmen:

  1. Dem oberen Rahmen mit den Registerkarten Rechnung und Zahlung.

  2. Dem unteren Rahmen mit fünf Registerkarten mit Informationen zu Lieferantendaten und Adressen, die hier nur angesehen und nicht bearbeitet werden können.

Buttons

Die folgenden Buttons sind in diesem Bildschirm verfügbar:

Ändern
Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK.

Berechnen
Damit das System den Gesamtbetrag und den Örtlichen Betrag neu berechnet, müssen Sie den Gesamtbetrag auf Null setzen und anschließend auf Berechnen klicken.

Löschen
Um eine Allgemeine Rechnung mit all ihren Einzelposten zu löschen, klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage.

Rechnungsnummer
Hier können Sie die Nummer der allgemeinen Rechnung ändern. Mit diesem Button öffnen Sie das Fenster Rechnungsnummer, in dem Sie eine neue Nummer eingeben können. Wenn die Rechnungsnummer in einer Allgemeinen Rechnung geändert wird, wird die Nummer auch in allen zugehörigen Etatvorgängen, Einzelposten und Exemplarsätzen geändert.

Abbrechen
Klicken Sie auf Abbrechen, um die Änderungen zurückzusetzen.

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Registerkarte Rechnung



Lieferantencode
Der Lieferantencode wird automatisch durch das System eingetragen.

Rechnungsnummer
Dies ist die Rechnungsnummer, die beim Anlegen der Rechnung eingegeben wurde. Die Nummer kann bis zu 15 Zeichen lang sein.

Grundbetrag
Geben Sie den Betrag ein, der auf der Rechnung für diese Bestellung angegeben ist.

Bezug zu Rechnung
Wenn es eine andere Rechnung gibt, die mit dieser in Beziehung steht, geben Sie hier deren Nummer ein.

Rechnungsdatum
Pflichtfeld. Dies ist das Datum, an dem die Allgemeine Rechnung durch den Lieferanten bearbeitet wurde.

Versandkosten
Optional.

Typ
Wählen Sie den Rechnungstyp. Mögliche Typen sind REG (regulär), PRO (proforma) oder DEP (Vorauszahlung). Wenn Sie das Feld freilassen, ist der Rechnungstyp standardmäßig REG. Der Rechnungstyp dient nur der Information; alle Rechnungstypen werden vom System gleich behandelt.

Erhalten am
Dies ist das Datum, an dem die Allgemeine Rechnung in der Bibliothek eingegangen ist. Wenn das Datum freigelassen wird, trägt das System automatisch das aktuelle Datum ein.

Zusatzkosten
Optional.

Status
Mögliche Status sind REG (regulär) oder SUP (Zusatz). Wenn Sie das Feld freilassen, ist der Rechnungsstatus standardmäßig REG. Weitere Rechnungsstatus können durch Ihren Systembibliothekar festgelegt werden. Der Status dient nur der Information; beide Status werden vom System gleich behandelt.

Versanddatum
Dies ist das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung an die Bibliothek geschickt hat. Wenn nichts eingetragen wird, trägt das System automatisch das Rechnungsdatum ein.

Versicherungskosten
Optional.

Währung
Pflichtfeld. Wählen Sie die Währung, die für die Rechnung benutzt werden soll. Als Standard wird die erste im Lieferantensatz definierte Währung voreingetragen.

Empfänger MwSt
Wählen Sie die Körperschaft, die die Mehrwertsteuer erhält.

Rabattbetrag
Optional.

Expliziter Kurs
Gegebenenfalls können Sie hier einen expliziten Kurs eingeben. Das System kalkuliert mit diesem den örtlichen Preis. Wenn Sie hier keinen Kurs eingeben, wird der Kurs aus der Währungstabelle verwendet.

Prozent MwSt
Optional. Dieses Feld kann nur bearbeitet werden, wenn das Feld Mwst/Einzelposten nicht markiert ist. Wenn Sie wollen, können Sie den prozentualen Anteil am Gesamtbetrag angeben, der an den Empfänger MwSt geht und mit dem das System automatisch den Betrag MwSt berechnet. Der Betrag MwSt ist Teil des Gesamtbetrags. (Wenn der Gesamtbetrag 100 € beträgt und im Feld Prozent MwSt 17 eingetragen ist, errechnet das System für den Betrag MwSt 17 €.)

Wenn das Feld Mwst/Einzelposten markiert ist, wird das Feld Prozent Mwst ausgegraut, und die Mehrwertsteuer wird aus den Mehrwertsteuerbeträgen aller verknüpfter Einzelposten errechnet.

Gesamtbetrag
Wenn Sie dieses Feld freilassen, trägt das System den Gesamtbetrag automatisch in der Währung des Lieferanten ein, basierend auf dem Grundbetrag plus alle zusätzliche Kosten minus Rabatte. Das System verzeichnet die Differenz zwischen dem Grundbetrag und dem Gesamtbetrag und addiert diese proportional zu allen mit der Rechnung verknüpften Bestellungen. Wenn Sie dies nicht wünschen, müssen Sie den Gesamtbetrag manuell eingeben und sicherstellen, daß er genauso hoch wie der Grundbetrag ist.

Rechnung / Gutschrift
Geben Sie an, ob es sich um eine Rechnung (Soll) oder eine Gutschrift (Haben) handelt.

Betrag MwSt
Optional. Dieses Feld kann nur bearbeitet werden, wenn das Feld Mwst/Einzelposten nicht markiert ist. Der Betrag MwSt ist die Summe, die als Mehrwertsteuer gezahlt wird. Der Betrag MwSt ist Teil des Gesamtbetrags.

Wenn das Feld Mwst/Einzelposten nicht markiert ist, werden die Mehrwertsteuerbeträge der verknüpften Einzelposten gemäß dem Wert Prozent Mwst der allgemeinen Rechnung berechnet.

Wenn das Feld Mwst/Einzelposten markiert ist, bleibt das Feld Betrag Mwst ausgegraut. Es wird aus den Mehrwertsteuerbeträgen der verknüpften Einzelposten errechnet.

Örtlicher Betrag
Das System errechnet diesen Betrag automatisch auf der Basis des aktuell gültigen oder des expliziten Wechselkurses. Diese Angabe dient nur der Information. Sie kann in diesem Bildschirm nicht geändert werden.

Mwst/Einzelposten
Das Feld Mwst/Einzelposten kann entweder auf Ja (markiert) oder Nein (nicht markiert) stehen. Der Standard ist Nein.

Wird es auf Ja gesetzt, können die Mehrwertsteuerbeträge für jeden Einzelposten separat festgelegt werden, und die Mehrwertsteuer der Allgemeinen Rechnung wird aus den Mehrwertsteuerbeträgen der Einzelposten errechnet.

Steht es auf Nein, kann die Mehrwertsteuer der allgemeinen Rechnung im Feld Betrag MwSt festgelegt werden, und die Mehrwertsteuerbeträge der Einzelposten werden auf dieser Grundlage errechnet.

Notiz
Geben Sie bei Bedarf eine Notiz mit bis zu 60 Zeichen Länge ein.

Registerkarte Zahlung

Anweisungsdatum
Geben Sie das Datum ein, an dem die Allgemeine Rechnung bezahlt wurde. (Lassen Sie das Feld frei, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.)

Schecknummer
Geben Sie die Nummer des Schecks ein, mit dem die Allgemeine Rechnung bezahlt wurde. (Lassen Sie das Feld frei, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.)

Betrag
Geben Sie den Betrag ein, der bezahlt wurde oder wird.

Status
Wählen Sie einen Zahlungsstatus. Mögliche Zahlungsstatus sind:

Bestätigungsabteilung
Wählen Sie aus der Liste die Bestätigungsabteilung für diese allgemeine Rechnung. Die Liste der Bestätigungsabteilungen können Sie selbst definieren (Web Service Modul / Setup Services / Editieren Tabellen - ACQ-APPROVAL-DEPARTMENT).

Bestätigungsnummer
Tragen Sie hier die Bestätigungsnummer der allgemeinen Rechnung ein.

6.2.2 Einzelposten

Um einen neuen Einzelposten in einer Allgemeinen Rechnung anzulegen oder einen existierenden Einzelposten zu bearbeiten, wählen Sie in der Rechnungs-Registerkarte den Zweig Einzelposten. Die Registerkarte Einzelposten wird im oberen Rahmen angezeigt.



Dieses Fenster zeigt alle Einzelposten einer bestimmten Allgemeinen Rechnung. Über dem Formular werden die folgenden Informationen angezeigt, die nicht bearbeitet werden können: Anzahl Einzelposten, Summe Allgemeine Rechnung und Summe Einzelposten.

Um einen Einzelposten zu ändern, markieren Sie ihn und bearbeiten seine Daten im Einzelpostenformular im unteren Rahmen.

Die folgenden Buttons sind verfügbar:

Neu
Um einen neuen Einzelposten hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Geben Sie im Pop-Up-Fenster die Bestellnummer ein, für die Sie einen Einzelposten erfassen wollen. Wählen Sie Ignorieren, um einen Einzelposten zu erfassen, der mit keiner Bestellung verknüpft ist. Hierdurch wird das Einzelpostenformular im unteren Rahmen aktiviert.

Löschen
Um einen Einzelposten aus der Liste zu entfernen, markieren Sie diesen und klicken auf Löschen.

Bestellung
Um zur Bestellung zu gelangen, die mit einem Einzelposten verknüpft ist, markieren Sie den Einzelposten und klicken auf Bestellung. Dieser Button ist inaktiv, wenn der markierte Einzelposten mit keiner Bestellung verknüpft ist.

6.2.2.1 Einzelpostenformular

Dieser Bildschirm besteht aus zwei Registerkarten:

Die Registerkarte Bestelldaten enthält Informationen zur Bestellung: Bestellinformationen, Titeldaten, Rechnungen, Ausgaben und Etatbelastungen.

In der Registerkarte Einzelpostenformular können Sie eine einzelne Bestellung (Einzelposten) innerhalb einer Allgemeinen Rechnung verzeichnen. Wenn noch keine Allgemeine Rechnung existieren sollte, wird eine für Sie angelegt, und zwar auf der Basis des Inhalts der Felder Typ, Status, Währung, Rechnungsdatum, Erhalten am, Versanddatum. Wenn eine Allgemeine Rechnung bereits existiert, tauchen diese Felder im Einzelpostenformular nicht auf.

Die Buttons dieses Fensters sind:

Neu/Ändern
Nach dem Ausfüllen des Formulars klicken Sie auf Neu bzw. Ändern.

Berechnen
Soll das System die Zusatzkosten, den Gesamtbetrag und den Örtlichen Preis berechnen und anzeigen, klicken Sie auf Berechnen.

Etats
Um die Etats anzusehen, aus denen diese Rechnung bezahlt wird, klicken Sie auf Etats.

Felder
Anmerkung: Manche der genannten Felder werden nur beim Hinzufügen eines neuen Einzelpostens und nicht beim Ändern eines existierenden angezeigt.

Nachfolgend finden Sie Erklärungen der Felder:

Lieferantencode
Das System füllt den Lieferantencode automatisch aus.

Bestellpreis
Optional. Geben Sie den Bestellpreis für diesen Einzelposten ein. Standardmäßig übernimmt das System den Wert aus dem Feld Gesamtpreis auf der Registerkarte Anzahl & Preis des Bestellformulars.

Grundbetrag
Geben Sie den Grundbetrag der Bestellung in der Währung des Lieferanten ein.

Zusatzkosten
Das System berechnet diesen Wert automatisch, indem es die Zusatzkosten der Allgemeinen Rechnung nimmt und sie proportional auf die einzelnen Bestellungen verteilt. Der Betrag versteht sich in der Währung des Lieferanten.

Gesamtbetrag
Das System berechnet diesen Wert automatisch, indem es Grundbetrag und Zusatzkosten addiert. Der Gesamtbetrag versteht sich in der Währung des Lieferanten. Wenn der Gesamtbetrag später geändert wird und die Bestellung einem Etat zugeordnet ist, wird auch der Etat dementsprechend belastet.

Örtlicher Preis
Das System berechnet diesen Betrag automatisch auf der Basis des Wechselkurses der Währung. Diese Angabe dient nur der Information. Sie kann in diesem Bildschirm nicht geändert werden.

Exemplarzahl
Geben Sie die Exemplarzahl an. Standardmäßig übernimmt das System den Wert des Feldes Exemplarzahl in der Registerkarte Anzahl & Preis des Bestellformulars. Wenn es mehrere Einzelposten für diese Bestellung gibt, ist die Exemplarzahl die Anzahl verbleibender Exemplare nach Abzug der anderen Einzelposten.

Rechnungsnummer
Das System füllt die Rechnungsnummer automatisch aus.

Rechnung / Gutschrift
Geben Sie an, ob es sich um eine Lastschrift oder eine Gutschrift handelt.

Währung
Wählen Sie die Währung, die für die Rechnung benutzt werden soll.

Prozent MwSt
Optional. Wenn die Checkbox Mwst/Einzelposten für die Allgemeine Rechnung auf NEIN (nicht markiert) gesetzt ist, ist dieses Feld ausgegraut. Wenn die Checkbox Mwst/Einzelposten für die Allgemeine Rechnung auf JA (markiert) gesetzt ist, können Sie den Mehrwertsteuer-Anteil in dieses Feld eingeben.

Betrag MwSt
Optional. Wenn die Checkbox Mwst/Einzelposten für die Allgemeine Rechnung auf NEIN (nicht markiert) gesetzt ist, ist dieses Feld ausgegraut. Wenn die Checkbox Mwst/Einzelposten für die Allgemeine Rechnung auf JA (markiert) gesetzt ist, können Sie den Mehrwertsteuer-Betrag in dieses Feld eingeben oder aus dem Feld Prozent Mwst berechnen lassen..

Notiz
Geben Sie bei Bedarf eine Notiz von bis zu 200 Zeichen Länge ein.

Abo-Zeitraum prüfen
(Nur für Zeitschriften und Bestellungen zur Fortsetzung)
Wenn die Checkbox markiert ist, sind die Felder Abo-Zeitraum von/bis Pflichtfelder, und der Zeitraum wird gegen andere Einzelposten derselben Bestellung daraufhin überprüft, ob es eine Überschneidung der Zeiträume gibt. Wenn die Checkbox nicht markiert ist, werden die Felder Abo-Zeitraum von/bis nicht geprüft und sind optionale Felder. Der Standardwert dieser Checkbox wird in der acq.ini festgelegt.

Abo-Zeitraum von/bis
(Nur für Zeitschriften und Bestellungen zur Fortsetzung)
Geben Sie den Zeitraum ein, der durch die Rechnung abgedeckt wird. Diese Felder müssen nur eingetragen werden, wenn Abo-Zeitraum prüfen markiert ist.

Komplette Rechnung
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie keine weitere Rechnung für die Bestellung erwarten. Markieren Sie in diesem Fall die Box. Wenn Sie weitere Rechnungen für diese Bestellung erwarten, lassen Sie die Checkbox frei. Bei unvollständig bezahlten Rechnungen belastet das System weiter den Etat, bis der Rechnungsstatus komplett ist. Wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist, der Rechnungsbetrag sich aber vom eingeplanten Betrag unterscheidet, wird der Etat mit dem Rechnungsbetrag belastet.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie einen neuen Einzelposten hinzufügen. Beim Ändern eines Einzelpostens wird die Checkbox nicht angezeigt. Um einen Rechnungsstatus zu ändern, nutzen Sie die Checkbox Rechnungsstatus komplett auf der Registerkarte Bestellangaben des Bestellformulars.

6.2.2.2 Etatliste zu Rechnung

Wenn Sie im Einzelpostenformular den Button Etats klicken, wird der folgende Bildschirm angezeigt.



Dieser Bildschirm listet alle Etats auf, von denen die Rechnung dieser Bestellung bezahlt werden soll. Sie können einen oder mehrere Etats zuweisen. Auf diese Art können mehrere Etats in unterschiedlicher Höhe belastet werden, um die Gesamtsumme der Bestellung zu decken.

Buttons

Verfügbare Buttons:

Neuer Etat
Um einen neuen Etat zur Bestellung hinzuzufügen, füllen Sie im unteren Teil des Fensters das Feld Neuer Etat-Code aus und klicken anschließend auf den Button Neuer Etat.

Belasten
Um den Betrag anzugeben, mit dem ein bestimmter Etat belastet werden soll, markieren Sie den Etat, geben Sie im unteren Teil des Fensters den Betrag in das Feld Etatbelastung ein und klicken dann auf den Button Belasten.

Etat löschen
Um einen Etat aus der Liste zu löschen, markieren Sie den Etat und klicken auf Löschen.

Bilanz
Um die Bilanz des ausgewählten Etats zu sehen, klicken Sie auf Bilanz.

Bestell-Etat
Mit diesem Button legen Sie einen neuen Etat mit dem Ansatz dieser Bestellung an. Der Etat aus der Bestellung wird übernommen. Andere zugewiesene Etats werden dabei gelöscht. Sie erhalten vorher eine Meldung, die Sie bestätigen müssen.

Beenden
Nach dem Vornehmen aller gewünschten Änderungen klicken Sie auf Beenden.

Felder

Neuer Etatcode
Dies ist ein eindeutiger Code, über den der Etat identifiziert wird. Klicken Sie auf den Pfeil rechts des Feldes, um aus einer Etatliste zu wählen.

Etatbelastung
Dies ist der Betrag, mit dem der markierte Etat belastet wird. Tragen Sie entweder einen absoluten Betrag ein, oder lassen Sie das Feld frei und tragen statt dessen einen Prozentanteil in das Feld Prozent Belastung ein.

Prozent Belastung
Dies ist der prozentuale Anteil des Betrags, mit dem der markierte Etat belastet wird. Wenn Sie dieses Feld benutzen, lassen Sie das Feld Etatbelastung frei.

Rechnungsbetrag, Lokaler Betrag & Währung
Diese Daten dienen nur der Information und können in diesem Fenster nicht geändert werden.

In verknüpften Etats verbucht
Wenn ein oder mehrere Etats dieser Bestellung zugewiesen wurden, zeigt dieses Feld den Gesamtbetrag an, mit dem die Etats bisher belastet wurden.

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