4 AUSLEIHEN

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:
Bevor Sie Exemplare entleihen, sollten Sie zunächst die Ausleihoptionen überprüfen und Ihren Wünschen anpassen.

5.0 AUSLEIHOPTIONEN FESTLEGEN

Das Fenster "Ausleihoptionen festlegen" definiert das Systemverhalten beim Durchführen einer Ausleihe.

Sie finden diese Funktion im Menü ALEPHINO / Optionen / Ausleihoptionen festlegen. Das folgende Fenster wird angezeigt.



Ausleihexemplarnotiz anzeigen
Wählen Sie diese Option, um beim Entleihen die Ausleihnotiz des Exemplars anzeigen zu lassen. Diese Notiz wird im Katalogisierungsmodul erfasst (Registerkarte Exemplare / Exemplarliste / unterer Rahmen / Allgemeine Information (2)).

Meldung "Für Benutzer ist Exemplar bereitgestellt" anzeigen
Wählen Sie diese Option, um eine Meldung anzuzeigen, wenn ein vorgemerktes Exemplar für den Benutzer bereit steht.

Meldung "Exemplar wurde bestellt" anzeigen
Wählen Sie diese Option, um eine Meldung anzuzeigen, wenn es auf das Exemplar eine Vormerkung eines anderen Benutzers gibt.

Benutzerverifikation notwendig
Mit dieser Option ist für das Durchführen der Ausleihe eine Benutzerverifikation notwendig.

Exemplar-Geschäftsgangsstatus anzeigen
Wählen Sie diese Option, um beim Entleihen des Exemplars dessen Geschäftsgangsstatus anzuzeigen. Wenn ein Exemplar keinen Geschäftsgangsstatus hat, bleibt diese Option ohne Auswirkung.

Button Ignorieren als Standardmarkierung
Dieser Schalter bestimmt, ob der Ignorieren-Button oder der Button Ausleihe abbrechen standardmäßig markiert ist, wenn der Benutzer ein fragliches Exemplar nicht entleihen darf. Markieren Sie die Checkbox, um die Ignorieren-Option zum Standard zu machen.

Ausleihquittung drucken
Sie können festlegen, ob das System automatisch Ausleihquittungen drucken soll. Sie können wählen, ob solche Quittungen nach jeder einzelnen Ausleihe oder gesammelt nach dem Ende einer Sitzung mit einem Benutzer ausgestellt werden. Im letzteren Fall wird eine Quittung gedruckt, die alle Ausleihen des aktuellen Benutzers auflistet. Das Ende einer Sitzung erreichen Sie durch Drücken von F4 oder durch die Eingabe einer anderen Benutzer-ID.

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4.2 ENTLEIHEN EINES EXEMPLARS

4.2.1 Ausleihprüfungen

Beim Entleihen eines Exemplars führt das System Prüfungen sowohl des Benutzers als auch des Exemplars durch, um festzustellen, ob die Ausleihe durchgeführt werden kann. Das System prüft, ob:

4.2.2 Standardausleihe

Wählen Sie die Registerkarte Ausleihe aus dem linken Rahmen des Ausleihmoduls. Das Fenster Benutzerdaten wird im rechten oberen Rahmen angezeigt, das Fenster Ausleihdetails im unteren Rahmen.



Schritt 1:
Geben Sie Benutzer-ID oder Strichcode oder eine Matrikelnummer in das Feld in der Benutzerleiste ein.

Bitte beachten Sie dabei, dass beim Aufruf über die Benutzer-ID am Ende noch ein ! ergänzt werden muss, damit das System weiss, dass es sich bei der Nummer um die Benutzer-ID handelt. Strichcode und Matrikelnummer werden intern nicht unterschieden, wenn eine Nummer ohne Ausrufungszeichen eingeben wird, sucht das System zunächst, ob es einen Benutzer mit diesem Strichcode findet. Wenn kein Benutzer mit dem Strichcode gefunden wird, sucht das System weiter, ob es einen Benutzer mit einer solchen Matrikelnummer gibt.

Aufruf über Strichcode oder Matrikelnummer:



Aufruf über Benutzer-ID:



Alternativ können Sie die Benutzerliste über den Button aufrufen.



Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste (Für weitere Details zur Benutzerliste siehe den Abschnitt Benutzerliste im Kapitel Benutzer.)

Die Benutzerdetails werden im rechten oberen Rahmen angezeigt.



Schritt 2:
Geben Sie den Exemplarstrichcode oder die Signatur in das Feld in der Exemplarleiste ein. Sie können Ihr Strichcodelesegerät benutzen, um den Code einzuscannen.



Alternativ können Sie die Signaturliste über den Button aufrufen.



Wählen Sie ein Exemplar aus der Signaturliste. (Für weitere Details siehe im Kapitel Exemplare).

Wenn es keine Hindernisse gibt (wie Sperrgründe), wird die Ausleihe ausgeführt. Details zum Benutzer werden in den Benutzerdaten (oberer Rahmen) angezeigt, und Details zur Ausleihe in der Ausleihsitzung (unterer Rahmen).



Die Buttons des oberen Rahmens (Benutzerdaten) sind:

Sitzungsende
Wenn die Ausleihe noch nicht durchgeführt wurde, aber bereits Informationen in die Benutzerleiste und/oder die Exemplarleiste eingegeben haben, wird der Bildschirm durch einen Klick auf Sitzungsende wieder geleert.

Wenn die Ausleihe durchgeführt wurde, wird der Bildschirm geleert und bei entsprechender Konfiguration der Ausleihoptionen eine Quittung gedruckt.

Neue Gebühr
Klicken Sie, um einen neuen Gebührenvorgang auszuführen. Ein Formular wird angezeigt, in dem Sie den Vorgang als Gutschrift oder Belastung kennzeichnen, einen Vorgangstyp auswählen, eine Notiz zur Gebühr schreiben und den Vorgang mit einer Zweigstelle oder einem Exemplarsatz verknüpfen können.

Gebühr bezahlen
Wenn der Benutzer eine ausstehende Gebühr bezahlen will, geben Sie den Betrag in das Feld Zahlung ein, und klicken Sie auf Gebühr bezahlen. Anschließend müssen Sie den Gebührenvorgang in einer Sicherheitsabfrage bestätigen. Nach der Bestätigung verzeichnet das System so viele Vorgänge als bezahlt wie durch den Betrag abgedeckt werden können, beginnend mit dem frühesten unbezahlten Vorgang. (Ein Vorgang kann auch teilweise bezahlt werden. In diesem Fall wird der Vorgang in zwei Vorgänge geteilt, einen für den bezahlten und einen für den unbezahlten Teil.)Abhängig von der Einrichtung des Systems werden eine oder mehrere Quittungen gedruckt.

Benutzer-Gebühren
Klicken sie auf Benutzer-Gebühren, um zur Gebührenliste des Benutzers zu wechseln.

Drucken
Klicken Sie, um einen Brief an den Benutzer zu senden. Sie können anschließend aus einer Liste möglicher Briefe wählen, die von Ihrer Bibliothek definiert wurden. Mit dieser Funktion können Sie auch eine Liste der Ausleihen und den Bibliotheksausweis drucken.


Klicken Sie auf , um eine E-Mail an den Benutzer zu senden. Die E-Mail-Adresse des Benutzers wird automatisch im Feld An der Mail eingefügt.

Die Buttons des unteren Rahmens (Ausleihsitzung) sind:

Fristzettel
Klicken Sie, um eine Quittung für die Ausleihen auszudrucken, die für den Benutzer ausgeführt wurden.

Datum ändern
Klicken Sie, um das Fälligkeitsdatum für die aktuelle Ausleihe zu ändern. Ein Fenster erscheint, in dem Sie das neue Datum eingeben können.

Notizen
Klicken Sie, um eine Notiz einzugeben, die in den Ausleihdetails der Benutzer-Registerkarte angezeigt wird.

Wenn es Sperrgründe gibt, werden diese in der Registerkarte Sperren angezeigt. Die Registerkarte Sperren wird in diesem Fall automatisch in den Vordergrund gerückt.



Ignorieren
Wenn die Benutzerberechtigungen und die Berechtigungen des Bibliothekars ein Ignorieren von Sperrgründen ermöglichen, ist dieser Button aktiv. Wählen Sie Ignorieren, um die Ausleihe trotz der Sperrgründe durchzuführen.

Um die Sperrgründe zu bearbeiten, wechseln Sie in die Registerkarte Benutzer . Die Ausleihen, Vormerkungen, Kopieraufträge, Gebührenvorgänge und Berechtigungen des Benutzers werden Ihnen angezeigt.

Um die Ausleihe abzubrechen, beenden Sie die Sitzung mit F4.

4.2.3 Ausleihhistorie
Um eine Liste aller Ausleihen zu sehen, die an der Station durchgeführt wurden, wählen Sie den Eintrag Historie in der Registerkarte Ausleihe.



Fristzettel
Markieren Sie die zu druckenden Ausleihen (Mehrfachauswahl über Strg+Shift bzw. Strg+Mausklick möglich), und klicken Sie auf Fristzettel.

Bild löschen
Wählen Sie "Bild löschen", um die Ausleihhistorie zu leeren.

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4.2.4 Schnellausleihe

Mit der Funktion Schnellverbuchung können Sie eine Ausleihe oder Rückgabe im selben Bildschirm ausführen.

Um den Vorgang zu beschleunigen, werden Titeldaten, Ausleihdetails, Fälligkeitsdaten und Benutzerdaten nicht geholt und daher auch nicht angezeigt. Es gibt auch keinen Zugriff auf die Benutzerliste. Dadurch werden alle Vorgänge wesentlich schneller durchgeführt als in den regulären Ausleih- und Rückgabebildschirmen.

Es werden aber dieselben Prüfungen durchgeführt wie in den regulären Ausleihe- und Rückgabe-Fenstern.

Um eine Ausleihe mit der Schnellverbuchung durchzuführen, öffnen Sie das Ausleihmodul. Wählen Sie aus dem Menü Ausleihe die Option Schnellverbuchung. Das folgende Fenster wird angezeigt.



Markieren Sie die Option Ausleihe, geben den Exemplarstrichcode (oder die Signatur) und den Benutzerstrichcode (oder die Benutzer-ID mit ! oder die Matrikelnummer) ein und klicken auf Ausleihe.

4.2.5 Offline-Ausleihe

Mit dieser Option können Sie Ausleihen und Rückgaben auf Ihrem lokalen Laufwerk durchführen, falls die Verbindung Ihres Computers zum Server unterbrochen sein sollte. Alle Transaktionen werden in einer Datei gespeichert, die nach Wiederherstellung der Verbindung an den Server gesendet werden kann. Das System prüft dann alle Vorgänge und erzeugt einen Bericht. Geprüft wird dann, ob das Exemplar existiert; ob es einen Benutzersatz gibt; ob es Probleme beim Registrieren einer Ausleihe/Rückgabe gab. Wenn eine Gebühr bei einer verspäteten Rückgabe nicht erhoben werden konnte, prüft das System, ob das Exemplar entliehen oder als verloren gemeldet war.

Um eine Offline-Ausleihe durchzuführen, öffnen Sie das Ausleihmodul. Wählen Sie aus dem Menü Ausleihe die Option Offline-Ausleihe. Das folgende Fenster wird angezeigt.



Klicken Sie auf den Radiobutton Ausleihe. Wählen Sie die Bibliothek aus und geben Sie den Benutzerstrichcode (oder die Benutzer-ID mit ! oder die Matrikelnummer) und Exemplarstrichcode (oder die Signatur) ein. Klicken Sie auf Ausleihe.

Anmerkung:
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Offline-Ausleihe.

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4.3 RÜCKRUF EINES ENTLIEHENEN EXEMPLARS

Der Ausleihbibliothekar kann eine Rückrufanforderung für ein Exemplar erstellen, indem er eine Vormerkung für das Exemplar anlegt und das Feld "Rückruftyp" ausfüllt (normal oder eilig). Der Rückruf wird dann ausgeführt, wenn die Funktion "Rückruflauf starten" im Web-Service-Modul ausgeführt wurde.

Mit der Rückruf-Funktion in der Exemplarliste in der Registerkarte Exemplare können Sie das Exemplar zurückrufen, ohne erst eine Vormerkung anlegen zu müssen. Der Rückrufprozess funktioniert genauso, als wenn der Rückruf über eine Vormerkung erfolgt wäre.

Siehe das Kapitel Rückrufe für weitere Informationen.

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