3 EXEMPLARE

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

WAS IST EIN EXEMPLAR?

Im ALEPHINO-System ist ein Exemplar ein einzelner Satz, der alle Informationen zu dem Exemplar umfasst.

Exemplarsätze sind mit Titel-Sätzen verlinkt und können ohne Titel-Satz nicht existieren. Jedes Exemplar wird durch die Titel-Satznummer und eine Exemplarsequenznummer identifiziert. Mehrere Exemplare können an demselben Titel-Satz hängen und haben in diesem Fall identische Titel-Satznummern, aber mit unterschiedlichen Exemplarsequenznummern. Jedes Exemplar muss außerdem einen eindeutigen Strichcode haben. Um mit einem Exemplarsatz zu arbeiten, öffnen Sie die Exemplar-Registerkarte:



Im Ausleihmodul haben Sie Zugriff auf die folgenden Exemplarfunktionen: Siehe das Kapitel Exemplare - Arbeitsmodi für weitere Details zur Arbeit mit Exemplaren.

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DIE EXEMPLAR-REGISTERKARTE

Die Exemplar-Registerkarte enthält vier Zweige und drei Einträge, die beim Anklicken die zugehörigen Rahmen aufrufen.

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DIE EXEMPLARLEISTE

Die Exemplarleiste enthält die folgenden sechs Elemente:
  1. Das Exemplar-Symbol am linken Rand.
  2. Das Exemplar-Feld, in dem Sie die Signatur oder den Strichcode eingeben.
  3. Den Listen-Button .
  4. Das Pfeil-Symbol sendet den Wert im Exemplar-Feld zum Server.
  5. Der Anzeigebereich zeigt Autor und Titel des Titelsatzes, mit dem das Exemplar verknüpft ist.
  6. Die SymboleKurztitel/Exemplar anlegen und Vollbild am rechten Rand.
Die Exemplarleiste ist nur aktiv, wenn entweder die Exemplar-Registerkarte oder die Ausleihe-Registerkarte angewählt ist.



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3.1 ÖFFNEN EINES EXEMPLARSATZES

Geben Sie den Exemplarstrichcode oder die Signatur in das Feld in der Exemplarleiste ein und klicken Sie auf .




Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Exemplarsatz zu öffnen:
  1. Geben Sie den Strichcode oder die Signatur in das Exemplarfeld ein.
  2. Scannen Sie den Strichcode ein.
  3. Wählen Sie ein Exemplar aus der Exemplarliste nach Signaturen, Die Exemplarliste nach Signaturen wird über das Symbol in der Exemplarleiste aufgerufen.





    Um ein Exemplar über die Signatur zu suchen, geben Sie die Signatur im Feld Einstiegspunkt eingeben ein. Im Feld rechts von Einstiegspunkt eingeben geben Sie den Signaturtyp ein oder wählen einen aus dem Menü.

    Um zu einem bestimmten Punkt in der Liste zu springen, geben Sie eine Zeichenkette unter Einstiegspunkt eingeben ein und drücken Sie auf Enter. Um zum Beginn eines Signaturtyps in der Liste zu springen, geben Sie im rechten Feld den Signaturtyp ein, platzieren den Cursor dann im linken Feld und drücken auf Enter. Die erste Zeile wird mit dem gewählten Signaturtyp angezeigt.

    Markieren Sie eine Signatur und klicken auf Auswählen.
Eine Liste der Exemplare für den Titel-Satz wird im oberen Rahmen angezeigt.



Sortieroptionen
Dieses Feld zeigt an, wie eine Exemplarliste sortiert wird. Es gibt sieben verfügbare Optionen. Sie können die Sortieroption manuell ändern, indem Sie auf den Pfeil klicken und eine Option aus dem Menü wählen.

Die folgenden Buttons sind in diesem Bildschirm verfügbar:

Vormerkung
Klicken Sie auf Vormerkung, um eine Vormerkung für das markierte Exemplar anzulegen. Sie können eine Vormerkung für ein Exemplar nur anlegen, wenn der Benutzer entsprechende Berechtigungen hat.

Angeblich zurück
Manchmal behauptet ein Benutzer, ein Exemplar zurückgegeben zu haben, obwohl es hierfür keinen Beleg gibt. Um diese Situation abzubilden, klicken Sie auf Angeblich zurück. Anschließend werden Sie in einer Sicherheitsabfrage um Bestätigung gebeten. Anstatt eines Fälligkeitsdatums erscheint beim Exemplar nun der Text "Angeblich zurück".

Verlust
Wenn Sie ein Exemplar als verloren melden wollen, klicken Sie auf Verlust. Anschließend werden Sie in einer Sicherheitsabfrage um Bestätigung gebeten. Es wird automatisch eine Rechnung an die Person verschickt, die das Exemplar entliehen (und verloren) hat. Das Exemplar erscheint nun als "Verlust".

Rückruf
Klicken Sie auf Rückruf, um ein entliehenes Exemplar zurückzurufen. Mit dieser Funktion können Sie das Exemplar zurückrufen, ohne erst eine Vormerkung anlegen zu müssen. Der Rückrufprozess funktioniert genauso, als wenn der Rückruf über eine Vormerkung erfolgt wäre.
Der Rückruf-Button ist nur bei entliehenen Exemplaren aktiv. Sie können nur einen Rückruf je Exemplar veranlassen.

Zetteldruck
Um einen Exemplarbeleg zu drucken, markieren Sie das Exemplar und klicken auf Zetteldruck.

-> Exemplare verwalten
Klicken Sie auf -> Exemplare verwalten, um zur Registerkarte Exemplare des Katalogisierungsmoduls zu wechseln und den Exemplarsatz dort zu bearbeiten.

Aktualisieren
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Exemplarliste vom Server neu zu laden und Änderungen anzuzeigen, die sich seit dem Aufrufen der Exemplare ergeben haben.

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3.2 KURZTITEL/EXEMPLAR ANLEGEN

Mit dieser Option können Sie mit minimalem Aufwand einen Satz katalogisieren und ein Exemplar anlegen. Sobald der Satz existiert, kann das Exemplar entliehen werden. Eine vollständige Erfassung kann später im Katalogisierungsmodul nachgeholt werden.

Sie erhalten diese Funktion, indem Sie aus dem Menü Exemplare die Option Kurztitel/Exemplar anlegen wählen, oder indem Sie auf das Symbol am rechten Ende der Exemplarleiste klicken. Das Fenster "Kurzkatalogisat anlegen" wird angezeigt. Es hat zwei Registerkarten: Dokumentinformation und Exemplarinformation.



Füllen Sie die Felder aus. Beachten Sie, dass die Feldprüfungen des Katalogisierungsmoduls hier nicht vorgenommen werden.



Das Fenster Exemplarinformation enthält die folgenden Felder:

Erfassungsdatum
Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem der Satz erstmals angelegt wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

Sequenznummer
Die Sequenznummer kennzeichnet das Exemplar im Titel-Satz. Das System weist automatisch eine Nummer zu.

Exemplarstrichcode
Pflichtfeld. Sie können Ihr Strichcodelesegerät verwenden, um den Code einzuscannen.

Materialart
Pflichtfeld. Wählen Sie die Materialart aus dem Menü.

Zweigstelle
Pflichtfeld. Wählen Sie die Zweigstelle aus dem Menü.

Standort
Optional. Ihre Bibliothek kann Standorte zuweisen wie Lesesaal, Magazin oder Archiv. Sie können aus einer Liste von Standorten für die Zweigstelle wählen, indem Sie auf den Pfeil rechts des Feldes klicken.

Exemplarstatus
Pflichtfeld. Der Exemplarstatus definiert die Ausleihbedingungen für das Material. Wählen Sie die Zweigstelle aus dem Menü.

Geschäftsgangsstatus
Wählen Sie eine der Optionen für den Geschäftsgangsstatus des Exemplars oder lassen Sie das Feld frei.

Signaturyp
Der Signaturtyp beschreibt die Methode, nach der Ihre Bibliothek das Exemplar auf dem Regal anordnet. Dies ist ein optionales Feld, das abhängig von Ihrer Bibliothekspolitik benutzt werden kann. Wenn Ihre Bibliothek nur eine Signatur je Exemplar vergibt, füllen Sie dieses Feld aus und lassen das Feld "2. Signaturtyp" frei.

Signatur
Dies ist ein alphanumerischer Code, der die Position des Exemplars im Regal beschreibt. Sie können Text eingeben oder ein Nummernmuster -falls definiert- aus einem Menü wählen. Wenn Ihre Bibliothek nur eine Signatur je Exemplar vergibt, füllen Sie dieses Feld aus und lassen das Feld "2. Signatur" frei.

2. Signaturtyp
Wenn Ihre Bibliothek zwei Signaturen verwendet, geben Sie in diesem Feld den Typ der zweiten Signatur an. Andernfalls lassen Sie das Feld frei.

2. Signatur
Dies ist ein alphanumerischer Code, der die Position des Exemplars im Regal beschreibt. Sie können Text eingeben oder ein Nummernmuster -falls definiert- aus einem Menü wählen. Wenn Ihre Bibliothek nur eine Signatur je Exemplar vergibt, füllen Sie dieses Feld aus und lassen das Feld "2. Signatur" frei.

Beschreibung
Das Beschreibungsfeld wird im Web-OPAC angezeigt und kann beliebige Inhalte haben. In erster Linie ist es bei Zeitschriften das Feld für die Beschreibung des jeweiligen Heftes.

OPAC-Notiz
Diese Notiz wird im OPAC angezeigt.

Interne Notiz
Diese Notiz erscheint auf dem Exemplarformular.

Ausleihnotiz
Diese Notiz wird während der Ausleihvorgänge angezeigt.

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3.3 EXEMPLARDATEN ÄNDERN

Mit dieser Funktion können Sie die Exemplardaten ändern, z.B. den Exemplarstatus, die Zweigstelle und den Standort. Diese Funktion setzt voraus, dass Sie ein Exemplar (oder eine Gruppe von Exemplaren) haben, dessen Daten Sie ändern möchten.

Wählen Sie dann aus dem Menü Exemplare die Option "Exemplardaten ändern". Das folgende Fenster wird angezeigt:



Dieser Bildschirm lässt Sie Exemplarstatus, Zweigstelle, Standort etc. neu eintragen. Sie brauchen nur die Informationen einzugeben, die im Exemplarsatz geändert werden sollen.

Wenn Daten in einem bestimmten Feld gelöscht werden sollen, geben Sie ein Minuszeichen ein.

Nach dem Ausfüllen des Formulars klicken Sie auf OK.

Anschließend geben oder scannen Sie bitte den Strichcode des Exemplars ein.



Sobald Sie den Strichcode eingegeben haben, sehen Sie in diesem Fenster die Änderungen, die am Exemplarsatz vorgenommen worden sind.

Sie können ein Strichcodelesegerät verwenden, um den Strichcode einzuscannen. Klicken Sie nach jedem eingegebenen Strichcode auf OK oder drücken Sie die Taste Enter. (Wenn Sie mehrere Strichcodes einscannen wollen, ist es empfehlenswert, Ihr Strichcodelesegerät automatisch nach jedem Code ein Enter-Kommando senden zu lassen.)

Wenn Sie die Daten für alle gewünschten Exemplare geändert haben, klicken Sie auf Beenden.

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3.5 GESCHÄFTSGANGSSTATUS ÄNDERN

Diese Option finden Sie im Menü Exemplare / Geschäftsgangsstatus des Exemplars ändern.

In diesem Fenster können Sie den Geschäftsgangsstatus ausgewählter Exemplare ändern.



Geben Sie den neuen Geschäftsgangsstatus ein oder wählen Sie einen aus einer vordefinierten Liste.

Wenn der Geschäftsgangsstatus gelöscht werden soll, geben Sie ein Minuszeichen ein.

Die Funktion Externe Lagerung ist in ALEPHINO nicht implementiert.

Zuletzt geben oder scannen Sie den Strichcode ein und klicken auf OK, um die Änderung abzuschließen.

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