5 FÄLLIGKEITSDATEN

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

5.1 FÄLLIGKEITSDATEN FÜR ZUKÜNFTIGE AUSLEIHEN

Fälligkeitsdaten werden täglich für jede Kombination von Exemplar- und Benutzerstatus neu berechnet. Diese Berechnung berücksichtigt auch Tage, an denen die Bibliothek geschlossen ist. Die Definition der Fristen erfolgt pro Zweigstelle. Für Informationen zur Definition der Fälligkeitsdaten siehe Web Service Modul / Menü Setup Services / Bearbeiten Ausleihparameter.

Das Ergebnis dieser Berechnungen können Sie im Ausleihmodul in der Registerkarte Ausleihen im Zweig Aktive Fälligkeitsdaten sehen.

Wählen Sie zuächst die Zweigstelle aus, deren aktive Fälligkeitsdaten Sie sehen möchten. Anschliessend erhalten Sie eine Liste der für den aktuellen Tag berechneten Fälligkeitsdaten für jede definierte Kombination von Exemplar- und Benutzerstatus:



Die Spalten Fälligkeitsdatum und Fälligkeitszeit zeigen Datum und Zeit für Exemplare, die nicht vorgemerkt sind. Die Spalten "Fälligkeit bei Vormerkung" und "Zeit bei Vormerkung" zeigen Datum und Zeit für Exemplare, die Vormerkungen haben. Wenn in der Spalte "Fälligkeit bei Vormerkung" kein Datum angezeigt wird, wird das reguläre Datum verwendet. Die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional.

Der untere Rahmen zeigt detaillierte Informationen zu der im oberen Rahmen markierten Zeile.

Beispiel:



--> Alle heute an einen beliebigen Benutzer entliehene Exemplare mit dem Status 10 wären am 06.04.2006 fällig.

Sie können dieses Datum nun ändern. Klicken Sie auf Ändern, um die neuen Daten zu speichern und zum Server zu senden. Alle heute an einen beliebigen Benutzer entliehene Exemplare mit dem Status 10 erhalten dann als Fälligkeitsdatum das neue Datum.

Die geänderten Daten bleiben bis zum Ende des Tages in Kraft. Um Mitternacht berechnet das System die Fälligkeitsdaten von neuem auf Basis der definierten Ausleihparameter.

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5.2 FÄLLIGKEITSDATEN FÜR AKTUELLE AUSLEIHEN

Sie können Fälligkeitsdaten für aktuell entliehene Exemplare ändern. Die Änderung können Sie entweder für eine Gruppe von Exemplaren vornehmen, die bestimmten Kriterien entsprechen, oder für ein einzelnes Exemplar, das an einen bestimmten Benutzer entliehen wurde.

5.2.1 Gruppe von Exemplaren

Um die Fälligkeitsdaten für eine Gruppe augenblicklich entliehener Exemplare zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Wählen Sie aus dem Menü ALEPHINO die Option Fälligkeitsdaten/ Fälligkeitsdaten ändern. Das folgende Formular wird angezeigt:



  2. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf OK.
Im folgenden werden die Felder des Formulars erläutert:

Exemplarzweigstelle
Mit diesem Filter ändern Sie die Fälligkeitsdaten von Exemplaren einer bestimmten Zweigstelle. Klicken Sie auf den Pfeil rechts des Feldes, um aus einer Liste zu wählen.

Exemplarstatus
Mit diesem Filter ändern Sie die Fälligkeitsdaten von Exemplaren mit einem bestimmten Exemplarstatus. Klicken Sie auf den Pfeil rechts des Feldes, um aus einer Liste zu wählen.

Ab Fälligkeitsdatum
Sie können alle Ausleihen ändern, deren Fälligkeitsdaten nach diesem Datum sind. Alternativ können Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Bis Datum benutzen, um einen Bereich von Daten zu definieren. In diesem Fall definiert das Feld Ab Datum das früheste Fälligkeitsdatum des Bereichs.

Rechts von diesem Feld befindet sich ein weiteres Feld für die Zeit, bis zu der die Exemplare zum links gezeigten Datum zurückgegeben werden müssen. Die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional.

Bis Fälligkeitsdatum
Sie können alle Ausleihen ändern, deren Fälligkeitsdaten vor diesem Datum sind. Alternativ können Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Ab Datum benutzen, um einen Bereich von Daten zu definieren. In diesem Fall definiert das Feld Bis Datum das späteste Fälligkeitsdatum des Bereichs.

Rechts von diesem Feld befindet sich ein weiteres Feld für die Zeit, bis zu der die Exemplare zum links gezeigten Datum zurückgegeben werden müssen. Die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional.

Neues Fälligkeitsdatum
Geben Sie in der letzten Zeile des Formulars das neue Fälligkeitsdatum ein, und klicken Sie auf OK. In einem Pop-Up-Fenster wird Ihnen mitgeteilt, wie viele Fälligkeitsdaten geändert worden sind.

5.2.2 Einzelexemplar

Um das Fälligkeitsdatum für eine aktuelle Ausleihe zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:
  1. Klicken Sie in der Benutzerleiste auf das Benutzersymbol. Geben Sie den Strichcode, die Matrikelnummer oder die ID des Benutzers ein, der das Exemplar entliehen hat:



    Klicken Sie auf oder drücken Sie Enter.

  2. Klicken Sie in der Benutzer-Registerkarte auf den Eintrag Ausleihen:



    Die Liste der Ausleihen wird im rechten oberen Rahmen angezeigt.



  3. Markieren Sie die Ausleihe, deren Details Sie ändern wollen, und klicken Sie auf "Datum ändern". Das Formular "Fälligkeitsdatum ändern" erscheint:



  4. Geben Sie das neue Datum ein und klicken Sie auf OK (die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional).

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5.3 FÄLLIGKEITSDATUM WÄHREND DER AUSLEIHE ÄNDERN

Sie können das vom System berechnet Fälligkeitsdatum ändern, während Sie eine Ausleihe durchführen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
  1. Öffnen Sie die Ausleih-Registerkarte
  2. Geben Sie den Strichcode oder die ID des Benutzers ein, der das Exemplar entleihen möchte: Klicken Sie auf oder drücken Sie Enter.



  3. Geben Sie im Exemplarfeld den Strichcode oder die Signatur des Exemplars ein, das entliehen werden soll. Klicken Sie auf oder drücken Sie Enter.



  4. Im unteren rechten Rahmen wird die Ausleihsitzung angezeigt. Klicken Sie dort auf Datum ändern.



    Das Formular "Fälligkeitsdatum ändern" erscheint.



  5. Geben Sie das neue Datum ein und klicken Sie auf OK (die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional).

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5.4 VERLÄNGERUNGEN

Ausleihen können über den GUI oder den OPAC verlängert werden. Ein Benutzer kann selbst über den OPAC verlängern, wenn er die entsprechende Berechtigung hat und der Exemplarstatus eine Verlängerung erlaubt.

Verlängert wird immer ab Tagesdatum (nicht ab Leihfristende!).

Ist eine Verlängerung nicht möglich, wird eine Nachricht mit dem Grund angezeigt. Ein Bibliothekar kann entscheiden, ob er die Verlängerung abbrechen will oder trotz der Warnung mit einem Klick auf Ignorieren durchführt. Ob bei der nächsten Verlängerung dieselbe Begründung noch einmal angezeigt wird, hängt vom Setup der circ.ini ab.

Wenn die Zeile RenewOverrideAllSimilar in der circ.ini auf Y steht, ignoriert das System die Warnmeldung beim nächsten Alles verlängern der Ausleihe.

Steht die Zeile RenewOverrideAllSimilar auf N, zeigt das System beim nächsten Alles verlängern wieder die alte Warnmeldung je Ausleihe an.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Einzelausleihe zu verlängern:

5.5.0 Verlängern einer einzelnen Ausleihe

Um eine einzelne Ausleihe zu verlängern, folgen Sie diesen Schritten:
  1. Geben Sie im Benutzerfeld die Benutzer-ID oder den Strichcode ein.



  2. Klicken Sie in der Benutzer-Registerkarte auf den Eintrag Ausleihen: Die Liste der Ausleihen wird im rechten oberen Rahmen angezeigt.

  3. Markieren Sie die gewünschte Ausleihe und klicken Sie auf Verlängern.

  4. Wenn es Gründe gibt, die gegen eine Verlängerung sprechen, wird das Fenster "Fehler bei Verlängerungen" angezeigt. Wenn die Benutzerberechtigungen ein Ignorieren erlauben, ist der Ignorieren-Button aktiv. Wählen Sie Ignorieren, um die Ausleihe trotz der Warnung zu verlängern, oder klicken Sie auf Abbrechen.
  5. Das Fenster Verlängerung öffnet sich mit einem anhand der für diesen Exemplarstatus definierten Ausleihparameter berechneten Datum. Bei Bedarf können Sie dieses Datum ändern. Klicken Sie auf OK.

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5.4.2 Verlängerung über Strichcode

Wählen Sie aus dem Menü Ausleihe die Option "Verlängerung über Strichcode". Das Fenster "Exemplarstrichcode für Verlängerung" wird angezeigt.



Geben Sie den Exemplarstrichcode ein und klicken Sie auf OK. Sie können Ihr Strichcodelesegerät benutzen, um den Code einzuscannen. Das Formular "Über Strichcode verlängern" wird angezeigt.





Das einzigen, was Sie in diesem Formular verändern können, ist das Verlängerungsdatum (die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional). Alle anderen angezeigten Daten dienen nur der Information.

Verlängerungsdatum
Sie können manuell ein neues Datum eingeben oder die Vorgabe übernehmen, die Ihr System aufgrund der von Ihrer Bibliothek definierten Ausleihparameter für den Exemplarstatus berechnet hat.

Wenn Sie das Datum manuell ändern und das von Ihnen gewählte neue Datum fällt auf einen Schließungstag, gibt das System eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Rechts von dem Datums-Feld befindet sich ein weiteres Feld für die Zeit, bis zu der die Exemplare zum links gezeigten Datum zurückgegeben werden müssen. Die Fälligkeitsuhrzeit ist in Alephino nicht funktional.

5.4.3 Alles verlängern

Die Funktion "Alles verlängern" führt eine Verlängerung aller Ausleihen des Benutzers aus, ohne dass die einzelnen Ausleihen vorher markiert werden müssten. Um die Liste der Ausleihen zu sehen, wählen Sie in der Benutzer-Registerkarte den Eintrag Ausleihen. Um alle Ausleihen auf einmal zu verlängern, klicken Sie im rechten oberen Rahmen auf "Alles verlängern".



Das Fenster Verlängerung öffnet sich mit einem anhand der definierten Ausleihparameter berechneten Datum. Bei Bedarf können Sie dieses Datum ändern. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Funktion "Alles verlängern" die allgemeine, für den Benutzerstatus definierte Verlängerungsfrist genommen wird (z.B. Exemplarstatus/Benutzerstatus ##/01). Damit die für den jeweiligen Exemplarstatus definierte Verlängerungsfrist genommen wird (z.B. Exemplarstatus/Benutzerstatus 00/01), nutzen Sie bitte die Funktion "Verlängern".

Alle Ausleihen erhalten das Datum als neues Fälligkeitsdatum.



Wenn das System auf ein Problem beim Verlängern stößt, wird das Fenster "Fehler bei Verlängerungen" angezeigt. Klicken Sie auf Ignorieren, um das Problem zu übergehen und die markierte Ausleihe zu verlängern, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die markierte Ausleihe zu überspringen und mit der nächsten Zeile fortzufahren.



Während das System die Zeilen durchgeht, werden Einträge in das Alles-Verlängern-Protokoll im unteren Rahmen geschrieben.



Wie sich das System bei der Durchführung und Anzeige der Prüfungen verhält, kann mit den folgenden Parametern im Abschnitt [LoanList] in der circ.ini eingestellt werden:
Lesen Sie hierzu bitte auch den Abschnitt im Kapitel Anpassungen (Client)!


Nach dem Ende des Verlängerungsprozesses erscheint das folgende Meldungsfenster, in dem Sie entscheiden können, ob eine Verlängerungsquittung gedruckt werden soll (= Benutzer ist persönlich anwesend) oder ob Sie die Verlängerungsquittung per Mail versenden oder ganz unterdrücken möchten (= Benutzer hat die Titel z.B. telefonisch verlängert):



Ist die Checkbox markiert, werden die Druckparameter der Funktion BorListRenewAll genommen.
Ist die Checkbox leer, werden sie aus der Funktion BorListRenewAllRemote genommen.

Datei ..\Circ\Tab\print.ini: 
BorListRenewAll                          00 N P borrenew.prn
BorListRenewAllRemote                    00 N M borrenew.prn
oder 
BorListRenewAll                          00 N P borrenew.prn
BorListRenewAllRemote                    00 N P borrenew.prn NO-PRINT
Mit NO-PRINT in Spalte 6.1 wird der Ausdruck wird unterdrückt.
Mit M in Spalte 4 wird die Quittung per Mail versendet, wenn der Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse hat.

Ob das Meldungsfenster überhaupt angezeigt wird oder nicht, kann auch eingestellt werden:

  • Wenn der Parameter WantBorListOnRenewAll in der circ.ini auf Y steht, wird das Fenster angezeigt.
  • Steht die Zeile WantBorListOnRenewAll auf N, wird das Fenster nicht angezeigt.

    Auch ob die Checkbox "Quittung ausdrucken" standardmässig angehakt ist oder nicht, kann eingestellt werden:

  • Wenn der Parameter RenewAllBorPresentDefault in der circ.ini auf Y steht, ist die Checkbox bei jedem Aufruf aktiviert.
  • Steht die Zeile RenewAllBorPresentDefault auf N, ist die Checkbox bei jedem Aufruf leer.

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