8 VORMERKUNGEN

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

8.1 PARAMETER FESTLEGEN

Sie können im Web Service Modul / Setup Services / Ausleihparameter folgende Parameter definieren:

Berechtigungen
Fristen
Gebühren
Ausserdem können Sie am Client in den Rückgabeoptionen festlegen, ob das System automatisch eine Vormerkungsliste bei der Rückgabe eines Exemplars anzeigt.

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8.2 ANLEGEN EINER VORMERKUNG

Eine Vormerkung kann entweder vom Benutzer über den OPAC oder vom Bibliothekar über das Ausleihmodul angelegt werden. Beachten Sie, dass ein Benutzer die entsprechende Berechtigung in seinen Zweigstellenrechten haben muss, um eine Vormerkung anlegen zu können.

Im Ausleihmodul gibt es zwei Möglichkeiten zum Anlegen einer Vormerkung:

8.2.1 Anlegen einer Vormerkung aus dem Menü Benutzeraufträge

Wählen Sie Benutzeraufträge/Vormerkungen/Vormerkung anlegen. Der folgende Bildschirm wird angezeigt:



Exemplarstrichcode
Sie können ein Strichcodelesegerät verwenden, um den Strichcode einzuscannen. Alternativ können Sie ein Exemplar suchen, indem Sie auf den Listen-Button klicken. Das Fenster "Titel suchen" wird angezeigt.



Geben Sie Suchbegriffe in ein oder mehrere Felder und klicken Sie auf Suchen. Wenn es mehr als einen Treffer gibt, wird die Kurzliste angezeigt.



Markieren Sie ein Exemplar und klicken Sie auf Auswählen. Sie könne sich auch zuerst die vollständigen Titeldaten ansehen, indem Sie auf Vollanzeige klicken, und dann erst das Exemplar auswählen.



Benutzer-ID / Strichcode
Geben Sie ID oder Strichcode des Benutzers ein. Um aus einer Benutzerliste zu wählen, klicken Sie auf den Listenbutton .

Klicken Sie auf OK. Das folgende Fenster wird angezeigt:







Sie können eine Vormerkung für ein Exemplar nur anlegen, wenn der Benutzer entsprechende Berechtigungen hat. Füllen Sie hierfür das Formular aus und klicken Sie auf OK.

Nachfolgend finden Sie Hilfe für die Felder des Formulars:

Exemplar
Dies sind die Titeldaten zum im vorherigen Schritt ausgewählten Exemplar.

Sys. Nr./ Seq.
Dies sind Titelindentnummer und Exemplarsequenznummer des im vorherigen Schritt ausgewählten Exemplars.

Benutzer-ID
Die Benutzer-ID wird aus dem vorherigen Schritt ausgefüllt.

Aufsatzautor
Nicht implementiert.

Aufsatztitel
Nicht implementiert.

Seiten
Nicht implementiert.

Notiz 1 und 2
Optional. Geben Sie Notizen für das Bibliothekspersonal ein. Diese Notiz erscheint auch auf dem Bereitstellungsbeleg.

Ab Datum/Bis Datum
Geben Sie den Zeitraum ein, in dem der Kunde an dem Material interessiert ist. Die Voreinstellung für den Zeitraum des Interesses beträgt ein Jahr, Sie können diese Daten aber beim Anlegen der Vormerkung ändern.

Rückruftyp
Wenn das Exemplar zurückgerufen werden soll, geben Sie die Dringlichkeit ein, 01 (regulär) oder 02 (eilig). Soll das Exemplar nicht zurückgerufen werden, wählen Sie 03 (kein Rückruf). Der Standardwert für dieses Feld ist 03.

Priorität
Sie können die Position der Vormerkung in der Warteschlange bestimmen, indem Sie ihr eine Priorität zuweisen. Die höchste Priorität ist 00, die niedrigste ist 99.

Eilauftrag
Für eine Eilbestellung (z.B. wenn der Benutzer in der Bibliothek auf das Material wartet) markieren Sie die Option Eilbestellung. Ein Bestellzettel für eine Eilbestellung wird gedruckt.

Exemplarfilter-Daten
Nutzen Sie diese Felder, um die Exemplare zu bestimmen, mit denen die Vormerkung erfüllt werden soll.

Nur ausgewähltes Exemplar
Wenn die Vormerkung nur mit einem bestimmten Exemplar erfüllt werden soll, wählen Sie diese Option.

8.2.1 Anlegen einer Vormerkung aus der Exemplar-Registerkarte

Suchen Sie in der Exemplar-Registerkarte ein Exemplar.



Wählen Sie entweder den Zweig "Exemplarliste" oder den Zweig "Exemplar". In beiden Zweigen können Sie Vormerkungen anlegen.

Exemplarliste
Markieren Sie ein Exemplar in der Exemplarliste im oberen Rahmen und klicken Sie auf Vormerkung.

Exemplar
Klicken Sie auf Vormerkung im rechten Rahmen.

In beiden Fällen müssen Sie anschließend die Benutzer-ID oder den Strichcode eingeben.



Es wird das folgende Fenster angezeigt:



Für eine detaillierte Erklärung des Formulars lesen Sie bitte den Abschnitt Anlegen einer Vormerkung aus dem Menü .

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8.3 ANSEHEN EINER VORMERKUNG

Details zu einer Vormerkung lassen sich über den Zweig Vormerkungen sowohl in der Exemplar- als auch in der Benutzer-Registerkarte finden.

Exemplar-Registerkarte

In der Exemplar-Registerkarte wählen Sie den Zweig Vormerkungen, um eine Liste von Vormerkungen für das ausgewählte Exemplar zu sehen. Die Liste wird im rechten oberen Rahmen angezeigt.



Klicken Sie auf "Zum Benutzer", um in die Benutzer-Registerkarte zu wechseln und dort die Details zu sehen.

Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste, um die Details im unteren Rahmen zu sehen.





Benutzer-Registerkarte

In der Benutzer-Registerkarte wählen Sie den Zweig Vormerkungen, um eine Liste von Vormerkungen für den ausgewählten Benutzer zu sehen.



Klicken Sie auf "Zum Exemplar", um in die Exemplar-Registerkarte zu wechseln und dort die Details zu sehen.

Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste, um die Details im unteren Rahmen zu sehen.





8.4 ÄNDERN EINER VORMERKUNG

Im Ausleihmodul gibt es zwei Möglichkeiten zum Ändern einer Vormerkung:

Die Wege werden unten beschrieben.

8.2.1 Ändern einer Vormerkung aus der Exemplar-Registerkarte

Suchen Sie in der Exemplar-Registerkarte ein Exemplar.



Wählen Sie den Zweig Vormerkungen.

Markieren Sie eine Zeile in der Liste der Vormerkungen im oberen Rahmen. Die Details werden im unteren Rahmen angezeigt.



Bearbeiten Sie das Formular und klicken Sie auf Ändern. Beachten Sie, dass der Button Ändern erst aktiv wird, wenn wenigstens ein Feld geändert wurde. Die Felder "Bereitstelldatum" und "Bereitgestellt bis" werden vom System ausgefüllt und können nur bearbeitet werden, wenn der Vormerkungsstatus B (bereitgestellt) ist.

8.4.2 Ändern einer Vormerkung aus der Benutzer-Registerkarte

Wählen Sie einen Benutzer in der Benutzer-Registerkarte.



Wählen Sie den Zweig Vormerkungen.

Markieren Sie eine Zeile in der Liste der Vormerkungen im oberen Rahmen. Die Details werden im unteren Rahmen angezeigt.



Bearbeiten Sie das Formular und klicken Sie auf Ändern. Beachten Sie, dass der Button Ändern erst aktiv wird, wenn wenigstens ein Feld geändert wurde. Die Felder "Bereitstelldatum" und "Bereitgestellt bis" werden vom System ausgefüllt und können nur bearbeitet werden, wenn der Vormerkungsstatus B (bereitgestellt) ist.

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8.5 LÖSCHEN EINER VORMERKUNG

Normalerweise wird eine Vormerkung gelöscht, sobald das vorgemerkte Exemplar an den Benutzer entliehen wird, der es bestellt hat.

Es gibt mehrere Wege zum manuellen Löschen einer Vormerkung: Wenn eine einzelne Vormerkung gelöscht wird, kann das System automatisch einen Brief an den Benutzer erstellen, der das Exemplar bestellt hat. Dies hängt vom Setup Ihrer Arbeitsstation ab.

8.5.1 Vormerkungen über Strichcode löschen

Wählen Sie aus dem Menü Benutzeraufträge die Option Vormerkungen / Vormerkungen über Strichcode löschen. Geben Sie den Exemplarstrichcode in das folgende Fenster ein.

Wenn es nur eine Vormerkung für das Exemplar gibt, wird diese automatisch gelöscht. Gibt es mehr als eine Vormerkung, wird das Fenster "Vormerkungen über Strichcode löschen" angezeigt, in dem Sie aus mehreren Vormerkungen zum Löschen auswählen können.



Löschen
Klicken Sie, um die markierte Vormerkung aus der Liste zu löschen.

Drucken
Klicken Sie, um einen Brief an den Benutzer zu erstellen.

Details
Klicken Sie Details, um detaillierte Informationen zur markierten Vormerkung anzusehen.

Ändern
Klicken Sie, um die Vormerkung zu ändern. Sie können zum Beispiel das Datum ändern, zu dem der Benutzer an dem Material interessiert ist.

8.5.2 Löschen einer Vormerkung aus der Exemplar-Registerkarte

Suchen Sie in der Exemplar-Registerkarte ein Exemplar.



Wählen Sie den Zweig Vormerkungen.

Markieren Sie eine Zeile in der Liste der Vormerkungen im oberen Rahmen und klicken Sie auf Löschen. Sie werden aufgefordert, die Löschung zu bestätigen und eine Notiz über den Grund anzufügen.

8.5.3 Löschen einer Vormerkung aus der Benutzer-Registerkarte

Wählen Sie einen Benutzer in der Benutzer-Registerkarte.



Wählen Sie den Zweig Vormerkungen.

Markieren Sie eine Zeile in der Liste der Vormerkungen im oberen Rahmen und klicken Sie auf Löschen. Sie werden aufgefordert, die Löschung zu bestätigen und eine Notiz über den Grund anzufügen.

8.5.4 Sammellöschung

Mit dieser Option löschen Sie mehrere Vormerkungen auf einmal. Die zu löschenden Vormerkungen werden durch mehrere Filter definiert. Wählen Sie aus dem Menü Benutzeraufträge die Option Vormerkungen / Sammellöschung. Das Fenster "Sammellöschung von Vormerkungen" wird angezeigt.



Tragen Sie Werte ein, um die zu löschenden Vormerkungen zu filtern.

Vorgemerkt ab
Dies ist das Datum, an dem der Nutzer das Material vorgemerkt hat. Sie können Vormerkungen bis zu dem hier eingegebenen Datum löschen. Wählen Sie den Typ der zu löschenden Vormerkungen, vorgemerkt oder bereitgestellt.

Vorgemerkt bis
Dies ist das Datum, bis zu dem der Nutzer an dem Material interessiert ist. Sie können Vormerkungen bis zu dem hier eingegebenen Datum löschen.

Bereitstelldatum
Das Bereitstelldatum ist das Datum, an dem eine Nachricht an den Kunden geschickt wurde, dass das vorgemerkte Material zur Abholung bereitsteht. (Diese Vormerkungen haben den Status B.)Sie können Vormerkungen bis zu dem hier eingegebenen Datum löschen.

Zweigstelle
Wählen Sie eine Zweigstelle aus der Liste, um deren Vormerkungen zu löschen. Andernfalls lassen Sie das Feld frei.

Exemplarstatus
Sie können Vormerkungen mit einem bestimmten Exemplarstatus löschen. Andernfalls lassen Sie das Feld frei.

Benutzerstatus
Sie können Vormerkungen mit einem bestimmten Benutzerstatus löschen. Andernfalls lassen Sie das Feld frei.

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8.6 RÜCKGABE VORGEMERKTER EXEMPLARE

Wenn der Ausleihbibliothekar das System so eingerichtet hat, dass bei der Rückgabe eines Exemplars automatisch eine Vormerkungsliste angezeigt wird (siehe Rückgabeoptionen), wird der folgende Bildschirm angezeigt.



In diesem Fenster wird eine Liste der Vormerkungen für das zurückgegebene Exemplar angezeigt.

Das System kann entweder so eingerichtet werden, dass automatisch eine Nachricht für die erste Vormerkung der Liste gedruckt wird oder so, dass der Ausleihbibliothekar die Vormerkung selbst auswählt.

Bestimmt wird dies vom Setup der circ.ini [ReturnHold].

Details
Klicken Sie Details, um detaillierte Informationen zur markierten Vormerkung anzusehen.

Ändern
Klicken Sie auf Ändern, um die Vormerkung zu ändern.

Löschen
Klicken Sie, um die markierte Vormerkung aus der Liste zu löschen.

Drucken
Klicken Sie, um einen Brief an den Benutzer zu erstellen.

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8.7 NICHT ABGEHOLTE EXEMPLARE IM VORMERKUNGSREGAL

Dieser Abschnitt erklärt, was zu tun ist, wenn der Benutzer ein für ihn im Vormerkungsregal bereitgestelltes Exemplar nicht abholt.

Nutzen Sie die Funktion "Liste erzeugen" (--> abgelaufene/ungültige Bereitstellungen) aus dem Web Service Modul / Menü Ausleihe/Exemplare, um Exemplare zu finden, die seit einer bestimmten Zeit im Vormerkungsregal stehen.

Mit der Funktion "Löschen ungültige" (--> Bereitstellungen) können Sie diese Bereitstellungen dann löschen.

Diese Exemplare können dann aus dem Vormerkungsregal entfernt werden. Achten Sie darauf, dass es weitere Vormerkungen für die Exemplare geben kann.

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8.8 BENACHRICHTIGUNGEN AN BENUTZER

Wenn ein Benutzer eine Vormerkung aufgibt, wird sie von der Bibliothek nach Möglichkeit erfüllt. In diesem Fall versendet die Bibliothek einen Brief Bereitstellung - Benachrichtigung an den Benutzer, in dem er informiert wird, dass das Exemplar zur Abholung bereit steht.

Wenn die Vormerkung momentan nicht ausgeführt werden kann, sendet die Bibliothek einen Brief Vormerkung - Benachrichtigung, um den Benutzer zu informieren, dass das Exemplar nicht verfügbar ist und er gegebenenfalls warten muss, bis es zurückgegeben und abholbar sein wird.

8.8.1 Vormerkung - Bereitstellung

Versenden Sie einen Brief "Bereitstellung - Benachrichtigung", um den Benutzer zu informieren, dass das bestellte Exemplar verfügbar ist. Wählen Sie aus dem Menü Benutzeraufträge die Option Vormerkungen / Bereitstellung. Geben Sie in das sich öffnende Fenster den Exemplarstrichcode ein und klicken Sie auf OK. Der folgende Bildschirm wird angezeigt:



Dieses Fenster zeigt die Liste der Vormerkungen des Exemplars. Die Liste enthält Vormerkungen aller Status: Titel vorgemerkt (V), Exemplar vorgemerkt (M), Bereitgestellt (B) und (Magazin-)Bestellung (S).

Details
Klicken Sie Details, um detaillierte Informationen zur markierten Vormerkung anzusehen.

Ändern
Klicken Sie auf Ändern, um die Vormerkung zu ändern.

Löschen
Klicken Sie, um die markierte Vormerkung aus der Liste zu löschen.

Drucken
Klicken Sie, um einen Brief "Vormerkung - Bereitstellung" an den Benutzer zu erstellen.

Ob automatisch die erste von mehreren Vormerkungen einer Liste genommen und gedruckt wird, bestimmt das Setup der circ.ini [ReturnHold].

Ob die Bibliothek den Benutzer für Nachrichten mit Gebühren belastet (bei Versenden per E-Mail), bestimmt das Setup der Ausleihparameter s.o.

8.8.2 Vormerkung - Benachrichtigung

Versenden Sie einen Brief "Vormerkung - Benachrichtigung", um den Benutzer zu informieren, dass das bestellte Exemplar momentan nicht verfügbar ist. Wählen Sie aus dem Menü Benutzeraufträge die Option Vormerkungen / Vormerkung - Benachrichtigung. Geben Sie in das sich öffnende Fenster den Exemplarstrichcode ein und klicken Sie auf OK. Der folgende Bildschirm wird angezeigt:





Drucken
Klicken Sie auf Drucken, um einen Brief "Vormerkung - Benachrichtigung" an den Benutzer zu senden, in dem er informiert wird, dass das Exemplar nicht verfügbar ist und dass er bis zur Rückgabe warten muss.

Siehe Vormerkung - Bereitstellung für eine Erläuterung der weiteren Buttons.

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