8 Erwerbung - Mahnungen

8 MAHNUNGEN

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

Automatisches Mahnen
Manuelles Mahnen

Mahnungen werden für gewöhnlich an den Lieferanten gesandt, wenn ein bestelltes Exemplar nicht wie erwartet eintrifft.

Sie können Mahnungen für Monographienbestellungen mit der Funktion versenden, indem Sie in der Bestell-Registerkarte auf den Zweig Mahnung klicken (auch für Bestellungen zur Fortsetzung und Abonnements).

Der Ablauf des Mahnprozesses hängt vor allem von den Daten ab, die beim Bestellen im Bestellformular eingegeben wurden.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für die Registerkarte Lieferant des Bestellformulars.

Die zwei relevanten Felder sind Mahndatum und Automatisches Mahnen.

Mahndatum (für Monographien)

Wenn Sie nicht selbst ein Datum eintragen, berechnet das System das Mahndatum auf der Grundlage der Definitionen im Lieferantensatz. Das Mahndatum wird vom System automatisch aktualisiert, wenn Sie die Mahnungen über die Funktion Mahnlauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung erzeugen. Wenn Sie Mahnungen manuell über den Button Mahnen in der Bestellungsmahnliste im Erwerbungsmodul versenden, wird das Feld nur aktualisiert, wenn das Datumsfeld im Mahnformular geändert wird.

Automatisches Mahnen (für Monographien)

Wenn Sie die Option Automatisches Mahnen wählen, sendet das System Mahnungen immer dann, wenn die Funktion Mahnlauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung gestartet wird. Bleibt die Box leer, müssen Sie die Mahnungen selbst senden, indem Sie auf den Button Mahnen in der Bestellungsmahnliste klicken.

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8.1 AUTOMATISCHES MAHNEN

Wenn die Checkbox Automatisches Mahnen in der Registerkarte Lieferant des Bestellformulars markiert ist, wird die Bestellung von der Funktion Mahnlauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung erfasst (nur Monographienbestellungen). Wenn diese Funktion gestartet wird, berechnet das System das neue Mahndatum anhand der im Lieferantensatz definierten Lieferfrist. Die Funktion erzeugt im Verzeichnis ../print am Server eine Datei mit Briefen (claims.<Jobnr.>L, z.B. claims.0004L) und eine Datei mit E-Mails (claims.<Jobnr.>M, z.B. claims.0004M).

JOB 000004 CLAIM 2006/04/20 14:48:36 START
2006/04/20 14:48:36 POOL=B SUBLIB=ZB SELECT=20060520
2006/04/20 14:48:36 Mahndatum: 20060520
2006/04/20 14:48:36 2 Briefe erzeugt
2006/04/20 14:48:37 1 EMails erzeugt
JOB 000004 CLAIM 2006/04/20 14:48:37 END

Diese Dateien müssen Sie sich nun mit dem Task-Manager auf Ihren PC holen und von dort aus über den Button Drucken ausdrucken bzw. versenden.

Für Fortsetzungsbestellungen werden aufgrund des unregelmässigen Characters keine Mahnungen automatisch erzeugt, sondern nur eine Liste der Bestellungen, bei denen das Bestelldatum bzw. das Datum des letzten Eingangs länger als die im Bestellsatz angegebene Mahnfrist zurückliegt (Funktion "Überfällige Fortsetzungsbestellungen " im Web Service Modul / Menü Erwerbung). Anhand dieser Liste können dann die einzelnen Bestellungen bei Bedarf im Erwerbungsmodul per Hand gemahnt werden.

Auch zum Mahnen von nicht eingetroffenen Zeitschriftenheften gibt es eine eigene Funktion (Web Service Modul / Menü Zeitschriften / Mahnlauf). Die relevanten Felder hierfür 1.Mahnung/2.Mahnung/3.Mahnung/Weitere Mahnungen und Mahnungen verschicken Ja/Nein befinden sich im Abonnementsatz.

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8.2 MANUELLES MAHNEN

Um eine einzelne Mahnung zu versenden, wählen Sie in der Bestell-Registerkarte den Zweig Mahnung. Alle bisher versendeten Mahnungen für eine Bestellung werden in der Bestellungsmahnliste im oberen Rahmen angezeigt.