Um registro de assinatura é necessário para a geração automática dos itens baseada em padrões de publicação, além de ser necessário para o processo de cobrança de atrasos. O registro de assinatura contém informações de uma assinatura de periódico específica, tais como a sub-biblioteca, o status do item e a sua localização. A biblioteca precisa gerar um registro com dados de assinatura para cada cópia de fascículo que irá receber no período. As assinaturas são listadas no painel superior da função Lista de Assinaturas. Caso não existam assinaturas, o painel superior é exibido em branco.
Cada assinatura possui um número seqüencial único.
Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:
Excluir
Para excluir uma assinatura, selecione a linha desejada e clique em Excluir. Uma assinatura não pode ser excluída se houver registros de itens associados a ela.
Adicionar
Para adicionar uma nova assinatura à lista, clique em Adicionar. O foco do sistema é transferido para o painel inferior, permitindo que você edite os detalhes da nova assinatura.
Duplicar
É possível acrescentar uma nova assinatura copiando os detalhes de uma já existente. Para isso, selecione a assinatura cujas informações deseja copiar e clique em Duplicar. O painel inferior será ativado para a criação de uma nova assinatura; alguns dos campos já estarão preenchidos, copiados a partir da assinatura que estava selecionada. Você pode editar o formulário, completando com as informações apropriadas da nova assinatura.
Imprimir
Para imprimir os detalhes de uma assinatura, clique em Imprimir.
Criar itens
Para criar os itens esperados para o novo ciclo de publicação da assinatura do periódico, selecione a assinatura e clique em Criar itens. Os itens esperados serão exibidos nas funções de Chegadas e Lista de Itens da Guia de Periódicos. Observe que os itens serão criados somente para um ciclo (ano) das assinaturas ativas, mesmo se o período da assinatura terminar antes do final do ano.
Opções de ordenação
Você pode modificar a ordenação da lista de assinaturas de acordo com as opções disponíveis no menu Opções de ordenação.
Nota: Caso você tenha usado a função Duplicar para adicionar uma Assinatura, ou você tenha criado um modelo de Assinatura (com um clique no botão "Criar modelo") ou ainda você tenha criado a Assinatura a partir da Guia de Pedidos, alguns dos campos do formulário já aparecerão preenchidos.
3.2 ESTRUTURA DO REGISTRO DE ASSINATURA
Os campos do registro da Assinatura são preenchidos nas guias 2 e 3 do Formulário de Informação da Assinatura.3.2.1 Formulário de Informação da Assinatura
Esse formulário exibe os detalhes relevantes para uma assinatura de periódico. Ele também define diversos parâmetros relacionados com os itens de periódicos que serão criados a partir da assinatura.Os seguintes botões estão disponíveis no Formulário da Assinatura:
Atualizar
O botão Atualizar salva todas as modificações que foram feitas em uma assinatura específica.
Adic. mudança
Esse botão permite criar uma continuação de uma assinatura, baseada na assinatura selecionada no momento na Lista de Assinaturas. Esse botão fica disponível somente quando você estiver modificando uma assinatura. Essa opção está disponível para quando você desejar alterar a sub-biblioteca ou o fornecedor de sua assinatura. Preencha a nova sub-biblioteca, fornecedor e as datas de validade da mudança e clique em Adic. mudança.
As informações originais da assinatura (sub-biblioteca, fornecedor, etc) serão salvas na lista e um novo registro será criado com as informações da nova sub-biblioteca e do novo fornecedor.
Para utilizar essa função corretamente, você precisa configurar a data de início (De) da nova assinatura. O sistema vai modificar a data de encerramento da assinatura original (Até) para que ela fique imediatamente anterior a data inicial da nova assinatura.
Criar modelo
Caso você clique em Criar modelo, o sistema vai salvar os valores preenchidos nos campos da Assinatura em um modelo que será usado sempre que você for criar uma nova Assinatura.
Conferir
Caso um contador automático tenha sido configurado para o campo Localização, um clique nesse botão adiciona o próximo número do contador na área de conteúdo do campo.
Info. da Assinatura (1)
Os campos da guia Info. da Assinatura (1) são:
Sub-biblioteca
Esse campo contém o código da sub-biblioteca que deverá receber os fascículos programados para essa assinatura. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão 
do lado direito do campo.
Data De / Até
Esses campos contém as datas entre as quais a assinatura é válida. Itens são gerados automaticamente para assinaturas somente quando a data de publicação do primeiro fascículo cair dentro da faixa de datas da assinatura.
Nota: quando uma assinatura é criada no módulo de Aquisição & Periódicos, as datas De / Até são copiadas a partir das datas de Início e Término da assinatura do Formulário do Pedido.
Status do item
Esse campo contém o status do item dos fascículos que serão criados a partir desta assinatura. O status de item define, entre outras características, por quanto tempo um fascículo pode circular. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão do lado direito do campo.
Coleção
Esse campo contém o código da coleção dos itens que serão gerados por essa assinatura. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão do lado direito do campo.
Tipo de Localização
Esse campo contém o tipo de localização dos itens que serão gerados por essa assinatura. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão do lado direito do campo.
Localização
Esse campo contém a Localização dos itens que serão gerados a partir dessa Assinatura. Dependendo da configuração do sistema, você pode informar o número de chamada, selecionar um de uma lista de opções ou ativar um contador automático configurado pelo Módulo de Serviços Web do Alephino. Quando um contador é ativado, o número de chamada será atribuído quando você clicar no botão Atualizar ou Conferir.
Tipo de 2ª Localização e 2ª Localização
Veja a explicação para os campos Tipo de Localização e Localização.
Código do fornecedor
O código do fornecedor responsável pela assinatura deve ser preenchido nesse campo. Para selecionar a partir de uma lista, clique no botão 
do lado direito do campo. Um código de fornecedor é obrigatório quando o campo Enviar cobranças estiver configurado para Sim.
Nota: quando uma assinatura é criada no módulo de Aquisição & Periódicos, o fornecedor é copiado a partir do Formulário do Pedido.
No. do pedido
O número do pedido registrado no Formulário do Pedido é informado nesse campo. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão do lado direito do campo. Você pode informar manualmente um número de pedido nesse campo.
Nota: quando uma assinatura é criada no módulo de Aquisição & Periódicos, o número do pedido é copiado a partir do Formulário do Pedido.
No. pedido fornecedor
Esse campo pode conter o número do pedido que foi atribuído pelo fornecedor para a sua assinatura de periódico.
Tipo de entrega
Este é o método pelo qual os fascículos da assinatura serão entregues à biblioteca. Para selecionar a partir de uma lista, pressione F4 ou clique o botão do lado direito do campo.
Info. da Assinatura (2)
Os seguintes campos estão disponíveis na guia Info. da Assinatura (2):
ID do usuário
Caso a assinatura do periódico esteja sendo pedidas para atender um usuário específico, informe o ID do usuário nesse campo. Para selecionar um usuário a partir da lista de usuários, que pode ser acessada a partir de um clique no botão do lado direito do campo.
Entrega direta
Caso você selecione essa opção, o fornecedor será avisado de que precisa enviar os novos fascículos diretamente para o usuário cujo ID está preenchido no campo ID do usuário. Além disso, nenhum registro de item será criado a partir dessa Assinatura.
Imprimir etiqueta na chegada
Caso você selecione essa opção, uma etiqueta será impressa automaticamente quando a chegada do fascículo for registrada.
Enviar cobranças
Caso você selecione Sim nesse campo, cartas de cobrança para o periódico serão enviadas (pelo procedimento "Cobranças em lote" do Menu Controle de Periódicos do Módulo de Serviços Web). Caso você selecione Não, nenhuma cobrança será enviada. Entretanto, os itens vão aparecer no Relatório de Assinaturas.
1ª cobrança
Informe nesse campo o número de dias após a data do fascículo em que você deseja que o sistema envie automaticamente a primeira cobrança ao fornecedor (somente se a caixa Enviar cobranças for marcada com o valor Sim). Esse campo também pode ser descrever o período de atraso que acontece entre a Data do fascículo e a Data esperada de chegada do fascículo na biblioteca.
2ª cobrança
Esse é o número de dias após a Primeira cobrança em que a Segunda Cobrança deve ser enviada ao fornecedor.
3ª cobrança
Esse é o número de dias após a Segunda cobrança em que a Terceira Cobrança deve ser enviada ao fornecedor.
Demais cobranças
Esse é o número de dias após a Terceira cobrança em que Cobrança Adicionais devem ser enviadas ao fornecedor.
Nota
Você pode informar uma Nota para a equipe da biblioteca.
Nota de chegada
A nota que você informar nesse campo será exibida quando a chegada do fascículo for registrada.
Estatística do item
Informe nesse campo o valor que será registrado no campo Estatística do registro do item. O valor informado nesse campo preencherá o campo de mesmo nome dos registros de itens criados automaticamente.
ID do exemplar
Informe nesse campo o ID do exemplar para a assinatura/exemplar específico. Esse número pode ser atribuído pelo fornecedor ou pode ser atribuído pela sua biblioteca. O valor informado nesse campo preencherá o campo de mesmo nome dos registros de itens criados automaticamente.
ID armazenamento remoto
Caso os itens recebidos por essa assinatura sejam armazenados em um local remoto, informe nesse campo o código do armazém remoto para os itens dessa assinatura. O valor informado nesse campo preencherá o campo de mesmo nome dos registros de itens criados automaticamente.
Guia Links HOL
Na guia Links HOL do Formulário de Informação de Assinatura você pode criar um novo registro HOL e vincular a assinatura selecionada a ele. O registro HOL é opcional.
Quando uma assinatura está vinculada a um registro de Holding, todos os itens pertencentes a aquela assinatura estarão vinculados ao registro HOL.
Para adicionar um registro HOL para uma assinatura:
- Clique em Criar novo.
- Clique em Editar. A planilha de catalogação do registro de Holdings é exibida no módulo de Catalogação. As modificações feitas no registro vão resultar em modificações nos valores do registro da assinatura.
- Os registros HOL que estão vinculados a uma assinatura aparecem na guia Links HOL com uma observação na coluna Assinatura/Item.
Os seguintes botões estão disponíveis na guia Links HOL:
Editar
Para editar um registro HOL existente, selecione o registro na lista e clique em Editar. O sistema abre o registro HOL relevante no módulo de Catalogação, onde você pode editar e salvar o registro no servidor.
Criar novo
Você precisa selecionar a assinatura na lista acima e, então, clicar em Criar novo.
Criar link
Caso já exista registros HOL na lista, você pode vincular a assinatura ao registro com um clique em Criar link.
Desfazer link
Você pode remover a ligação de uma assinatura para um registro HOL existente. Para isso selecione o registro HOL e clique em Desfazer link O Histórico da Assinatura mantém a lista de atividades relacionadas com a assinatura, tais como a mudança de dados da assinatura ou a chegada de um fascículo. Ela é cessada com um clique na sub-função Histórico da função Assinatura da Guia de Periódicos. Caso a assinatura esteja vinculada a um pedido de aquisição, o Histórico de Assinatura também exibe as transações relacionadas com o pedido.
3.3.1 Histórico da Assinatura (painel superior)
Os seguintes botões estão disponíveis no painel superior.Filtrar
Você pode filtrar as transações da lista selecionando as opções disponíveis acima e clicando em Filtrar. É possível marcar mais de um filtro. Caso você selecione Todos, o sistema desmarca todas as opções selecionadas anteriormente. Da mesma maneira, caso você selecione uma opção que não seja Todos, o sistema desmarca o filtro Todos.
Adicionar
Você pode adicionar manualmente uma transação ao Histórico da Assinatura. Quando você clica em Adicionar, o painel inferior do Histórico da Assinatura torna-se ativo e os detalhes da nova transação do histórico podem ser informados.
Remover data
Você pode remover uma Data de ação do histórico, selecionando a transação relevante no histórico e clicando nesse botão. 3.3.2 Histórico da Assinatura (painel inferior)
O painel do Histórico da Assinatura exibe os detalhes relacionados com o Histórico da Assinatura selecionado no painel superior. Você pode adicionar manualmente uma nova transação ao log ou atualizar os detalhes da transação selecionada.
Data da ação
Caso você adicione manualmente uma transação, você pode selecionar uma data para essa ação. Uma transação do Histórico da Assinatura com uma Data de ação pode ser recuperada pela função Mensagens do Histórico de Ações da Guia de Administração.
Tipo de transação
Para adicionar manualmente uma transação ao Histórico da Assinatura, selecione o tipo desejado no menu disponível à direita do campo.
Há dois tipos de transações que nunca serão geradas automaticamente pelo sistema:
- Nota geral
- Nota para fornecedor (até 2000 caracteres) que será impressa na Requisição de Aquisição e exibida na Lista de Pedidos.
Nota do sistema
Esse campo é somente para leitura. A nota do sistema é criada automaticamente pelo sistema.
Nota do usuário
Informe nesse campo o texto da sua transação do histórico.