4 Função de Itens - Lista de Itens

4 LISTA DE ITENS

Este capítulo inclui as seguintes seções:

Formulário do Item
Mudança Global

A Lista de Itens será exibida quando você selecionar a função "Lista de Itens" da guia de Itens. A Lista de Itens, exibida abaixo, mostra os itens disponíveis para um determinado título e permite acessar diversas funções relacionadas com o controle de itens.

Você pode fechar a lista de itens selecionando a opção "Fechar Lista de Itens" do menu Itens.

A ordenação dos itens pode ser modificada. Você pode modificar a ordem de acordo com as opções disponíveis no menu "Opções de ordenação".

A seguir estão os botões disponíveis na tela:

Novo

Clique em "Novo" para adicionar um novo registro de item. O Formulário do Item no painel inferior será ativado.

Duplicar

Clique em "Duplicar" para copiar o item selecionado. O Formulário do Item no painel inferior será ativado, permitindo editar as informações e detalhes para criar o novo item. É atribuído um novo número seqüencial ao exemplar.

Excluir

Para excluir um item, o selecione na lista e clique em Excluir. Uma mensagem será exibida, questionando se você tem certeza que deseja excluir o item. Clique em "Sim".

Se o item está emprestado, o registro não pode ser excluído no módulo de Itens do GUI. Você precisará excluir a transação de empréstimo (devolver o item) e, depois, excluir o registro. Para isso você precisa informar "04" como Status de processamento do item. No módulo de Serviços WEB do Alephino, vá até a seção Circulação / Itens. Execute então a função Excluir itens para excluir todos os registros que possuem o status "04". Um item que já tenha sido emprestado possui histórico de empréstimo o que impede que ele seja apagado via módulo de Catalogação.

Caso um item possua pedidos de reservas, o Alephino também não permitirá excluir o registro do item. Os pedidos de reserva precisam ser excluídos antes.

Etiqueta

Para imprimir a etiqueta de bolso para o item, selecione o item desejado e clique em "Etiqueta". O formulário de "Visualização de impressão" será aberto. Você pode imprimir a etiqueta ou fechar a janela. Você pode imprimir a etiqueta ou fechar a janela.

Mudança global

Clique em "Mudança global" para fazer modificações em um conjunto selecionado de itens. O formulário de "Mudança global" é exibido. Modificações podem ser feitas em todos os itens da lista ou em um grupo de itens selecionados, de acordo com os critérios definidos.

Encadernar

Caso o item selecionado seja um fascículo de periódico, você pode utilizar esse botão para realizar a encadernação de múltiplos itens. Além disso, esse botão permite realizar mudanças globais em diversos itens ao mesmo tempo. Veja o capítulo Encadernação para maiores detalhes.

Vols.completos

Você pode exibir ou imprimir um relatório para um título de periódico específico que lista quais volumes de sua coleção tiveram todos os fascículos entregues à biblioteca.

Atualizar lista

Esse botão é utilizado para atualizar a lista de itens para que ela reflita todas as modificações que foram feitas nos itens pelos demais módulos do Alephino.

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5.0 FORMULÁRIO DO ITEM

Quando você clica em "Novo" ou em "Duplicar" da Lista de Itens, o Formulário do Item é ativado no painel inferior. Esse formulário é utilizado para exibir, modificar e atualizar um registro de item. Ela é formada por seis guias. Nas guias Info. Geral (1), Info. Geral (2), Info. Periódicos e Níveis de Periódicos estão disponíveis os seguintes botões:

Adicionar

Esse botão é exibido quando você clica no botão "Novo" da Lista de Itens. Clique em "Adicionar" para adicionar um novo item à Lista de Itens.

Atualizar

O botão "Atualizar" salvará as modificações feitas ao registro do item.

Esse botão não aparece quando você clica no botão "Novo" da Lista de Itens.

Criar modelo

Quando você clica em "Criar modelo", as informações registradas em alguns campos do formulário são automaticamente preenchidas em cada novo formulário que é aberto posteriormente (até que outra informação seja salva como um novo modelo para os itens). Observe que não é interessante salvar o número de pedido nem o número de tombo como valores padrão.

Conferir

Para verificar se os campos obrigatórios do registro de item estão preenchidos e exibir os valores que são adicionados partir de contadores, clique em "Conferir". Os campos preenchidos por contadores são: Localização, e Número de tombo

Cancelar

Clique em "Cancelar" para fechar o item sem que as modificações feitas sejam salvas no servidor.

5.0.1 Guia Info. Geral (1)

Abaixo, uma ajuda para cada campo da Guia Info. Geral (1).

Código de barras

Você pode informar o código de barras manualmente ou você pode utilizar uma leitora de código de barras para scanear o código.

Sub-biblioteca

A sub-biblioteca pode ser selecionada a partir do menu de seleção disponível no botão à direita do campo.

Coleção

Sua biblioteca pode designar coleções como Mapas, Volumes Fora do Padrão ou Coleção do 4º Andar. Você pode selecionar uma coleção a partir da lista de opções disponíveis na sub-biblioteca selecionada.

Número de exemplar

O número de exemplar é preenchido automaticamente para registros de periódicos criados pelas funções de Periódicos do Alephino.

Nota: Os três campos seguintes são usados tanto para Monografias como para Periódicos. Para um periódico, esses campos são "Volume", "Fascículo" e "Descrição" do fascículo; para monografias, eles são usados para obras com vários volumes, e incluem "Volume", "Tomo" e "Descrição".

Tipo de material

Selecione o tipo de material a partir da lista.

Link HOL

Esse campo é usado para vincular um item a um registro de holdings.

Nível enum. 1 (a) (vol.)

Essa informação é utilizada por obras multi-volumadas ou por coleções de periódicos. Se o item é de uma obra de volume único, deixe o campo em branco. Ele pode ser usado para determinar a ordem da lista de itens; embora você possa usar tanto caracteres como números, sugere-se que você use números. Para itens do tipo fascículo, o volume é preenchido a partir do registro do Padrão de Publicação.

Nível enum. (b) (fascículo)

Essa informação é utilizada por obras multi-volumadas ou por coleções de periódicos. Se o item é de uma obra de volume único, deixe o campo em branco. Informe o número do fascículo ou parte.

Descrição

O campo Descrição é usado para fornecer informações detalhadas sobre o fascículo para o usuário. Para itens de fascículos a informação é copiada do registro do Padrão de Publicação. Em obras multi-volumadas, informe a informação relevante nesse campo.

Tipo de Localização

O Tipo de Localização define o tipo de localização informada no campo de Localização. Você pode escolher uma das opções definidas no menu de seleção disponível à direita do campo.

Localização

Este é o código alfanumérico que identifica a localização do item na estante. Dependendo da configuração do seu sistema, você pode informar o número de chamada, selecionar um de uma lista de opções ou ativar um contador automático configurado pelo módulo de Serviços Web do Alephino. Nesse caso, o nome contador automático deve ser digitado ou selecionado a partir do menu. Então o número de chamada será atribuído quando você clicar no botão Atualizar ou Conferir. Se sua biblioteca atribui somente uma localização para um item, certifique-se de preencher esse campo e deixar o campo "2ª Localização" em branco.

Tipo de 2ª Localização

Use esse campo para definir o tipo de localização para a 2ª Localização do item (caso você use este campo).

2ª Localização

É um código alfanumérico que identifica a localização do item na estante. Dependendo de como o Bibliotecário de Sistema configura a função de Itens, você pode digitar a localização, escolhê-la a partir de um menu de seleção ou ativar um contador automático de localização, digitando o sinal de ? e o código do contador. Neste caso, o sistema atribui automaticamente uma localização quando você clica no botão Atualizar ou Conferir. Caso a sua biblioteca utilize apenas uma localização para os itens, certifique-se de preencher o campo Tipo/Localização e deixar esse campo em branco. Os dados da 2ª Localização não são controlados por registro de holdings.

Status do item

O status define o comportamento padrão de circulação do item. Escolha o status do item no menu de seleção disponível à direita do campo. As opções disponíveis no menu são determinadas de acordo com os status válidos para cada sub-biblioteca.

St. processamento

O Status de processamento do item descreve o momento atual do processamento do item.

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5.0.2 Guia Info. Geral (2)

Número de tombo

Um número de tombo único pode ser atribuído ao exemplar. Dependendo da configuração do seu sistema, você pode informar o número de tombo ou ativar um contador automático. O contador é configurado pelo módulo de Serviços Web do Alephino. Neste caso, o sistema atribui um número de tombo quando o botão Atualizar ou Conferir é clicado.

Data do tombo

Esta é a data na qual o número de tombo foi atribuído. Se você deixar o campo em branco e inserir um número de tombo, o sistema preencherá a data corrente nesse campo quando você clicar no botão Atualizar.

Últ. relat. inventário

Não implementado.

Preço

Caso o item tenha sido criado pelo processo de aquisição do Alephino, o Preço é calculado pelo sistema, usando os dados informados no Formulário do Pedido.

Nota do OPAC

O texto registrado aqui aparece para o usuário no OPAC WEB.

Nota de Circulação

O texto informado nesse campo será exibido quando o item for emprestado ou devolvido na Circulação.

Nota Interna

O texto registrado aqui aparece neste formulário e no Mapa de Navegação do Alephino, sendo significativo somente para os funcionários da biblioteca.

Número do pedido

Quando o registro de item é criado no módulo de Aquisição, o número do pedido é copiado automaticamente para esse campo. Você pode usar o botão (à direita do campo) para abrir o "Índice de pedidos", possibilitando assim selecionar o número do pedido de aquisição relacionado com esse registro de item.

Chave da fatura

A chave da fatura inclui o Número da fatura e pode ser atribuído nesse formulário. Para preencher esse campo, use o botão (à direita do campo) para abrir a "Lista de Faturas do Pedido", e selecionar a fatura específica relevante para o item.

Nota da fatura

Campo somente para leitura. Quando você selecionar uma "Chave da fatura", a nota relacionada com a fatura é exibida nesse campo.

Estatística

Você pode inserir um texto de até 10 caracteres. Você pode indicar, por exemplo, o departamento ou coleção para a qual o item foi adquirido. O formulário para "Editar campo Estatística do item" pode ser exibido quando você clica na seta à direita do campo Estatística, dependendo da configuração do sistema.

Data de criação

A data de criação informa a data em que o registro do item foi criado. É preenchida automaticamente pelo sistema.

Data de atualização

A data de atualização informa a data em que o registro do item foi modificado pela última vez. É preenchida automaticamente pelo sistema.

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5.0.3 Guia Info. Periódicos

Esta guia possui informações relevantes para fascículos de periódicos. Os conteúdos desses campos são criados automaticamente pelo controle de periódicos e não devem ser editados.

Número da assinatura

Número da assinatura é o número seqüencial da assinatura no módulo de Periódicos. É preenchido automaticamente pelo sistema se um item foi criado pelo controle de periódicos do ALEPH. Esse campo pode ser editado. O usuário pode selecionar um número de assinatura a partir do menu de seleção.

Páginas

Informe as páginas incluídas no fascículo.

Descrição

O campo Descrição é usado para fornecer informações detalhadas sobre o fascículo para o usuário. Os dados nesse campo podem ser informados manualmente. Além disso, para itens do tipo fascículo de periódico gerados pelo "Padrão ALEPH" de publicação, o campo descrição é gerado a partir de uma planilha de descrição de fascículo. Caso os itens do tipo ISSUE tenham sido gerados pelo "Padrão 853" de publicação, o campo de descrição é gerado a partir das legendas registradas no campo 85x. Eles podem ser informados automaticamente pelos procedimentos de programação de periódicos.

Data do fascículo

Essa é a data em que o fascículo foi ou será publicado. É calculada pelo sistema quando os itens são criados pela função de Periódicos ou por um processo em lote. Quando um item do tipo fascículo de periódico é criado com data de fascículo igual a zero (00/00/0000), a data do fascículo é configurada automaticamente como sendo a data corrente.

Data prevista de chegada

É a data em que se prevê a chegada do fascículo, levando em conta o prazo de atraso entre a data do fascículo e a data do recebimento ou da primeira cobrança, como definido no formulário de Assinatura. É calculada pelo sistema quando os itens são criados pela função de Periódicos ou por um processo em lote. Quando um item do tipo fascículo de periódico é criado com data prevista de chegada igual a zero (00/00/0000), a data do fascículo é configurada automaticamente como sendo a data corrente se não houver nenhuma assinatura a ele vinculada.

Data de chegada

Essa é a data em que o item foi entregue à biblioteca.

Indicador de falha

Esse campo é opcional. Ele pode ser usado para indicar o motivo pelo qual o item não foi recebido. O indicador de falha pode ser usado para mapear o status de processamento do item.

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5.0.4 Níveis de Periódicos

Os campos dessa guia, normalmente, são preenchidos automaticamente com o dado relevante para o item de periódico.

Você pode acrescentar dados adicionais ou modificar o dado existente. Os dados são baseados no padrão de publicação de periódico, conforme definidos nos campos 853/863 do registro bibliográfico. Veja também, Visão Geral dos Campos 85x e 86x do capítulo de Periódicos.

Nível enum. 1 (a) (vol.)

Se o periódico utiliza o volume na sua enumeração, e você informou esse dado na janela de Padrão de Publicação, esse número de volume é inserido nesse campo. Se, entretanto, você está adicionando um novo fascículo, esse campo está vazio e você precisa informar um número relevante para que a ordenação dos fascículos aconteça corretamente.

Nível enum. 2 (B)

Se o periódico utiliza o número do fascículo na sua enumeração, e você informou esse dado na janela de Padrão de Publicação, esse número de fascículo é inserido nesse campo. Se, entretanto, você está adicionando um novo fascículo, esse campo está vazio e você precisa informar um número relevante para que a ordenação dos fascículos aconteça corretamente.

Se esse for um fascículo suplementar ou um índice, você pode garantir que o fascículo seja visualizado na seqüência correta adicionando um ponto decimal ao número do fascículo. Por exemplo, se o fascículo que está sendo registrado é um índice publicado entre os fascículos 4 e 5, você pode informar o Número de Fascículo como sendo 5.0 para que o mesmo seja listado entre os fascículos 4 e 5

Nível enum. 3 (c) (parte)

Nível de enumeração C é opcional. Informe o número da parte desse fascículo se o periódico for organizado dessa maneira.

Nível enum. 4 (d)

Se houver mais de 3 níveis de enumeração para esse periódico, o dado relevante é exibido neste campo, no campo "Nível de enumeração 5 (s)" e "Nível de enumeração 6 (f)", se aplicável.

Nível enum. 5 (e)

Veja "Nível de enumeração 4 (d)" para ajuda.

Nível enum. 6 (f)

Veja "Nível de enumeração 4 (d)" para ajuda.

Enum. altern. 1 (g)

Se o periódico usa enumeração alternativa, o dado relevante deve ser informado neste campo.

Enum. altern. 2 (h)

Se o periódico usa um segundo nível de enumeração alternativa, o dado relevante deve ser informado neste campo.

Nível cronol. 1 (i) (ano)

Se o periódico usa o ano em sua enumeração, e você informou esse dado na janela Padrão de Publicação, ele é exibido nesse campo. Se, entretanto, você está adicionando um novo fascículo, esse campo aparece vazio e você deve informar o ano relevante, se necessário.

Nível cronol. 2 (j)

Se um segundo, terceiro ou quarto nível cronológico também for aplicável ao periódico (por exemplo, meses e estações), o dado relevante é exibido nesse campo e nos campos "Nível cronológico 3 (k)" e "Nível cronológico 4 (l)", se aplicável.

Nível cronol. 3 (k)

Veja "Nível cronológico 2 (j)" para ajuda.

Nível cronol. 4 (l)

Veja "Nível cronológico 2 (j)" para ajuda.

Cronol. altern. (M)

Caso o título utilize uma cronologia alternativa, o dado relevante deve ser informado neste campo.

Índice/Suplemento (O)

Esse campo é reservado para o texto que descreve um índice ou um fascículo do tipo suplemento.

5.0.5 Links HOL

Na guia "Links HOL" do Formulário do Item você pode criar um novo registro de holdings, criar e remover o link do registro de item selecionado para um registro de holdings existente, e abrir o registro de holdings selecionado na Área de Edição da guia de Títulos, permitindo editá-lo. Os registros de holdings que estão vinculados ao item selecionado serão exibidos com uma marca de seleção na coluna "Vinculado". O campo "Link HOL" para o item relevante terá o número do registro de holdings ao qual estiver vinculado.

Catalogação

Caso você queira editar um registro HOL existente, o selecione na lista e clique em Catalogação. O sistema abrirá o relevante registro HOL no módulo de Catalogação.