10 ADMINISTRAÇÃO DE CAIXA

Este capítulo inclui as seguintes seções:


15.0 TRANSAÇÕES DE CAIXA A PARTIR DA GUIA USUÁRIOS

Acesse o painel Caixa para ver a lista de transações de caixa, na Guia Usuários, através do nodo Caixa da raiz Atividades do Usuário.



O painel superior do Caixa lista as transações que estão sendo cobradas do usuário, aquelas transações sem custo e os créditos devidos ao usuário.

As quatro guias do painel superior do Caixa mostram as transações filtradas pelo status das mesmas; As transações são ordenadas por data ascendente.
  1. O Caixa Ativo lista transações ainda não pagas.



  2. Histórico de Caixa lista transações pagas e parcialmente pagas.



  3. Transações Abonadas mostra a lista de transações cujas taxas foram abonadas.



  4. Todas as Transações mostra a lista completa de transações, sem aplicação de filtros.



Para alterar informações na lista, use os botões que ficam à direita do painel. Os botões são explicados abaixo.

Pagar valor
Caso o usuário queira pagar o valor total que é devido, certifique-se que esse valor apareça no campo Valor a pagar. Então, clique no botão Pagar valor.

Caso o usuário queira pagar um valor menor que a soma total, informe o valor que ele deseja pagar no campo Valor a pagar. Então, clique no botão Pagar valor.

Após clicar no botão Pagar valor, você terá que confirmar o valor para a criação da Transação de Caixa. Você pode selecionar um modo de pagamento ou aceitar o modo de pagamento padrão definido em sua configuração.

Após a confirmação, o sistema registra pago para tantas transações quantas o valor pago possa cobrir, iniciando com as transações mais antigas.

Uma transação também pode ser paga parcialmente. Nesse caso, a transação vai ser dividida em duas transações, uma para a parcela paga e outra para a parcela não paga.

Dependendo da configuração da estação de trabalho, um ou mais recibos são impressos.

Pagar selecionada
Se o usuário deseja pagar uma ou mais transações específicas, selecione a(s) transação(ões) e clique em Pagar selecionada. Uma mensagem solicitando confirmação de pagamento é exibida. Após a confirmação, a transação é registrada como paga.

Dependendo da configuração da estação de trabalho, um ou mais recibos são impressos.

Nova
Você pode registrar uma transação de caixa com um clique no botão Nova. O Formulário de Nova Transação de Caixa é exibido, permitindo que você defina a transação como débito ou crédito, grave uma nota descritiva sobre a transação e link a transação para uma sub-biblioteca ou registro de item específico.

Abonar
Para cancelar uma ou mais transações de débito, selecione-as e clique no botão Abonar. Um formulário é exibido para que você informe um comentário ou motivo que o levou a cancelar as transações. Uma transação de crédito não pode ser abonada. Caso o usuário queira cancelar uma transação de crédito, uma transação de débito com o mesmo valor deve ser criada.

Abonar parcial
Para cancelar parte de uma transação de débito, selecione-a e clique no botão Abonar parcial. Um formulário é exibido para que você informe um comentário ou motivo que o levou a cancelar as transações, e o valor a ser abonado. Uma transação de crédito não pode ser abonada. Caso o usuário queira cancelar uma transação de crédito, uma transação de débito com o mesmo valor deve ser criada.

Imprimir
Para imprimir as transações, clique no botão Imprimir. Se a janela, no momento, está mostrando a lista completa de transações, então, todas são impressas. Se você está exibindo uma lista filtrada, uma mensagem aparece perguntando se você deseja imprimir a lista completa das transações do usuário ou apenas a lista filtrada.

Por sub-biblioteca
Esta janela mostra o valor total das transações de débito/crédito por sub-biblioteca. Os sub-totais por sub-biblioteca diferencia entre os débitos regulares e os débitos transferidos para Contas a Receber.

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14.2 TRANSAÇÕES DE CAIXA A PARTIR DAS GUIAS EMPRÉSTIMOS E DEVOLUÇÕES

Você pode pagar valores pendentes ou criar uma nova transação de caixa a partir das guias Empréstimos e Devoluções. A guia de Informações do Usuário, que é exibida no painel superior quando as guias de Devoluções ou Empréstimos estão em foco, fornece opções para pagamento de transações de caixa, adicionar novas transações de caixa e exibir a lista de transações de caixa do usuário.



Novo caixa
Clique em "Novo caixa" para criar uma transação de caixa. O formulário de Nova transação de caixa será exibido, permitindo definir a nova transação de crédito ou de débito, gravar informações descritivas sobre a transação de caixa, além de permitir relacionar a transação com um item.

Pagar valor
Caso o usuário queira pagar o valor total que é devido, certifique-se que esse valor apareça no campo Valor a pagar. Então clique no botão OK.

Caso o usuário queira pagar um valor menor que a soma total, informe o valor que ele deseja pagar no campo Valor a pagar. Então clique no botão OK. Após a confirmação, o sistema registra pago para tantas transações quantas o valor pago possa cobrir, iniciando com as transações mais antigas.

Uma transação também pode ser paga parcialmente. Nesse caso, a transação vai ser dividida em duas transações, uma para a parcela paga e outra para a parcela não paga.

Dependendo da configuração da estação de trabalho, um ou mais recibos são impressos.

Caixa
Clique em "Caixa" para abrir a função de Transações de Caixa, exibindo as transações de caixa do usuário atual.

topo

14.3 FORMULÁRIO DE NOVA TRANSAÇÃO DE CAIXA

Quando você clicar no botão "Nova" (Guia do Usuário) ou no botão "Novo caixa" (Guia de Empréstimos/Devoluções) o seguinte formulário será exibido:



Esse formulário permite registrar uma nova transação de caixa.

Tenha atenção para o preenchimento deste formulário. Deve-se trocar a seleção nos campos Tipo e Sub-biblioteca e atualizar os campos Valor e Descrição. O procedimento correto é primeiramente escolher o tipo e a sub-biblioteca. (A mesma transação pode ter diferentes valores dependendo da sub-biblioteca. A configuração é feita pelo Módulo de Serviços / Serviços de Configuração / Parâmetros de Circulação)

Infor. cód. barras do item
Se você deseja associar a transação com um item específico, selecione o item informando seu código de barras ou localize o mesmo através do ícone. Após selecionar um item, sua descrição bibliográfica, número de registro ADM e número seqüencial são exibidos.

Tipo
Opcional. Informe o código da transação ou selecione-o a partir da lista de transações, clicando na seta à direita do campo. Quando você seleciona um tipo, a descrição e o valor são preenchidos automaticamente. Todos os campos automaticamente preenchidos pelo sistema, podem ser atualizados manualmente.

Valor
Informe a taxa para a transação. A taxa pode ser zero. Quando há uma taxa definida pela biblioteca para o tipo de transação selecionado, ela aparece nesse campo. Caso contrário, você pode informá-la manualmente.

Débito ou Crédito
Se o usuário deve valor para a biblioteca, defina a transação como Débito. Caso a biblioteca deva dinheiro ao usuário, clique em Crédito.

Chave
Este campo não está implementado.

Descrição
Caso você selecione um tipo de parâmetro de caixa (como explicado acima), o sistema preenche a descrição correspondente. Uma descrição pode ser adicionada manualmente pelo operador no momento da criação da transação de caixa.

Sub-biblioteca
Se a transação refere-se a uma determinada biblioteca, informe o código da mesma neste campo ou selecione-o a partir da lista oferecida, clicando-se na flecha à direita do campo.

Destino
Informe o departamento que irá receber o valor.

topo

14.4 RECIBOS DE CAIXA

Você pode definir o número de recibos de caixa que serão impressos. Para isso, abra o arquivo circ.ini. Vá para a seção [Payment]. A seguir está um exemplo: 

[Payment]

CashNoReceipt=2
No lado direito do sinal de igual (=), digite o número de recibos (até 9) que você quer imprimir. Se você não quer imprimir nenhum, digite zero (0).

A impressora corrente que é usada é definida no arquivo PRINT.INI, nas funções PayLetter ou LineLetter. O pagamento acionado através do botão "Pagar selec" gera um recibo de Caixa usando a entrada LineLetter. Já o pagamento acionado com o botão "Pagar valor ' gera um recibo que usa a entrada PayLetter.

14.5 RELATÓRIO DE PAGAMENTOS

O Relatório de pagamentos lista todas as transações de caixa que aconteceram dentro de um determinado período de tempo. Selecione Relatórios / Relatório de pagamentos a partir no menu principal para gerar este relatório online.



Data/Hora inicial
Informe a data e hora a partir das quais as transações devem incluídas no relatório.

Data/Hora final
Informe a data e hora até as quais as transações devem ser incluídas no relatório.

Ordenar relatório por
Ordenar Relatório por
Você pode selecionar Sub-biblioteca; neste caso, as transações ficam agrupadas por biblioteca. Caso você selecione Destino de pagamento, o relatório é agrupado de acordo com o destino dos pagamentos das transações.

Após a geração do relatório
Após gerar o relatório, ocorre o seguinte:
  • O sistema produz a impressão ou a visualização da impressão que pode ser impressa.
  • Após o envio da impressão ou da visualização prévia da impressão, você é questionado se "deseja atualizar o tempo padrão" Caso você selecione Sim, a próxima vez que você gerar um relatório, os campos Data / Hora inicial aparecerão preenchidos com os dados do último relatório.

    O relatório de pagamentos online inclui as seguintes colunas:

    topo


    Vá para a próxima seção (Acervo Fechado)