4.0 LISTA DE FORNECEDORES
Selecione a função Fornecedores da guia de Administração. A Lista de Fornecedores será exibida no painel superior:
A Lista de Fornecedores da guia de Fornecedores permite adicionar/duplicar e excluir fornecedores. Para modificar um fornecedor existente, selecione o fornecedor na lista e edite os campos no painel inferior.
Quando você pesquisa a Lista de Fornecedores por Nome ou por Código, você pode usar os filtros: Sub-biblioteca, Moeda e Status (ativo / não ativo).
As funções de busca estão disponíveis:
Busca pelo Nome
Você pode acessar um ponto específico da lista informando um pedaço do nome do fornecedor no espaço fornecido e pressione Enter ou clique em OK.
Busca pelo Código
Você pode navegar pela lista de fornecedores digitando um pedaço do código do fornecedor no espaço fornecido e pressione Enter ou clique em OK.
Busca por Palavras
Você pode recuperar fornecedores com o uso de palavras-chaves. Você pode trucar as palavras com o uso de asterisco (*).
O campo Nome pode ser usado sem índice de busca.
Quando você pesquisar pelo Código, o índice COD precisa ser informado. Exemplo: COD=Libri
Quando você pesquisar pelos dados de Endereço, o índice ADR precisa ser informado. Exemplo: ADR=Hamburg
4.0.1 Botões da Lista de Fornecedores
Os seguintes botões estão disponíveis no painel da Lista de Fornecedores:Novo
Para acrescentar um novo fornecedor à lista de fornecedores, clique em Novo. O painel inferior torna-se ativo e o Formulário do Fornecedor pode ser preenchido pelo funcionário.
Duplicar
Você pode adicionar um novo fornecedor a partir da cópia dos detalhes de um fornecedor existente e, então, editar o formulário que exibido. Para isto, selecione o fornecedor cujas informações deseja copiar e clique em Duplicar. O Formulário do Fornecedor é exibido no painel inferior, já preenchido com informações copiadas do fornecedor selecionado. Você pode editar o formulário para que as informações estejam de acordo com o novo fornecedor.
Excluir
Para excluir um fornecedor da lista, o selecione e clique em Excluir. Observe que se houver um pedido ou uma fatura geral vinculado com o fornecedor, o sistema não permitirá que você exclua o fornecedor.
Endereço
Quando você clica em Endereço, o formulário de Endereço do Fornecedor é exibido.
Esse formulário é usado para registrar os endereços do fornecedor. As guias de endereço para pagamentos, devoluções e EDI não são importantes para o programa e serão usadas para o preenchimento de notas.
Informe os endereços que serão usados para o envio de pedidos e para cobranças de atraso. Você deve informar um endereço na guia End. para pedidos, mas você pode deixar as demais guias em branco. Caso você deixe os demais endereços em branco, o Endereço do Pedido é usado. O nome do fornecedor do Formulário do Fornecedor será usado para preencher o campo Nome. O campo Endereço IP/URL e o campo Nota servem apenas para fins informativos.
Você pode clicar no ícone envelope ao lado do campo E-mail. Clique nele para enviar um e-mail para o fornecedor.
3.2 INFORMAÇÕES DO FORNECEDOR
O formulário de Informações do fornecedor permite registrar informações administrativas sobre um fornecedor.O formulário de Informações do fornecedor possui duas partes, acessíveis através da guia de cada uma. Quando terminar o preenchimento de ambas as partes, clique em Atualizar.
Observe que o formulário de Endereço do fornecedor está disponível pelo botão Endereço da Lista de fornecedores.
3.2.1 INFO. DO FORNECEDOR 1
Quando o funcionário clica na guia Info. do Fornecedor 1, o seguinte formulário será exibido:
Data de criação
Essa é a data em que o registro foi criado. Ela é preenchida automaticamente pelo sistema.
Data de atualização
Essa é a data em que o registro foi atualizado. Ela é preenchida automaticamente pelo sistema.
Catalogador
Esse campo é somente para leitura. O código de acesso do funcionário que criou o fornecedor é inserido nesse campo.
Cód. do fornecedor
Esse campo é obrigatório. O código do fornecedor é o identificador único pelo qual o sistema identifica o fornecedor. Você pode informar até 20 caracteres alfanuméricos.
Código adicional
Opcional. Informe um código suplementar de fornecedor aqui, caso um seja utilizado pelo seu sistema de bibliotecas. Dependendo da configuração do seu sistema, esse campo pode ser dedicado para ABN (Australian Business Number).
Nome do fornecedor
Campo obrigatório. Esse é o nome que irá aparecer na Lista de Fornecedores. O nome que você informar aqui pode ser diferente do nome informado nos Endereços de Devolução, Pedido, Cobrança e Pagamento. Nesse campo informe somente o nome (com até 150 caracteres) e não o endereço do fornecedor.
Status fornecedor
Esse campo é opcional. Você pode informar um código de 2 caracteres definido pela sua biblioteca para diferenciar os fornecedores. Um fornecedor com status NA (não ativo) não pode ser inserido em um pedido.
Idioma
Campo obrigatório. Esse é o idioma em que os formulários (requisições de pedido, cartas de cobrança) serão enviadas para o fornecedor.
País
Essa informação é opcional. A informação é somente para referência.
Tipo de material
Esse campo é opcional. Use esse campo para descrever o tipo de material que geralmente é pedido para esse fornecedor. Você pode informar até 20 caracteres.
Nota
Você pode adicionar uma nota de até 200 caracteres.
3.2.2 INFO. DO FORNECEDOR 2
Quando o funcionário clica na guia Info. do Fornecedor 2, o seguinte formulário é exibido:
Conta (M)
Esse campo é opcional. Esse é o seu número de conta para monografias, conforme informado pelo fornecedor.
Conta (S)
Esse é o número da sua conta para periódicos, conforme informado pelo fornecedor. Essa informação é opcional.
Conta
bancária Você pode informar o nome do banco e o número da conta do Fornecedor.
Moeda 1-4
Esses campos definem as moedas que são usadas pelo fornecedor. Você pode informar até 4 moedas para cada fornecedor. Moeda 1 será copiada para cada pedido para esse fornecedor como a moeda padrão.
Acrés/Desconto
Informe um sinal de soma (+) ou subtração (-) para indicar se há uma taxa adicional ou um desconto para os pedidos feitos para esse fornecedor. Isso se relaciona com o preço estimado, isto é, somente com o empenho. Você pode deixar esse campo em branco, mas se você preenche-lo, certifique-se de preencher também o campo de Percentual.
Percentual
Informe a porcentagem da taxa adicional ou do desconto.
Entrega do pedido
Essa é a maneira como a sua biblioteca envia o pedido para o fornecedor.
Formato da carta
Esse campo indica o formato da carta de requisição de pedido padrão que será gerada para o fornecedor, a não ser que ela seja definida no Formulário do Pedido do módulo de Aquisição. A requisição será gerada quando você clicar no botão Enviar da Lista de pedidos.
Método envio da carta
Você pode escolher imprimir a requisição do pedido e envia-lo por correio convencional, ou você pode enviar o pedido por e-mail. Observe que para enviar o pedido por e-mail, o endereço de e-mail precisa ser fornecido no formulário de Endereço do Fornecedor e a definição correta precisa ser feita no arquivo ..\Acq\Tab\print.ini da Configuração do Cliente.
Formato da lista
Esse é o formato que o sistema usa para gerar a lista de pedidos para um fornecedor, quando o serviço Enviar pedidos aos fornecedores.
Método envio da lista
Você pode escolher imprimir a lista de pedidos e envia-la por correio convencional, ou você pode enviar a lista por e-mail. Observe que, para enviar a lista por e-mail, o endereço de e-mail precisa ser fornecido no formulário de Endereço do Fornecedor.
3.2.3 INFO. DO FORNECEDOR 3
Contato 1-5
Esses campos são opcionais. Até 5 pessoas de contatos podem ser informadas nesses 5 campos. Cada campo de contato pode conter até 200 caracteres. Quando atribuir um fornecedor para um pedido, o nome do Contato 1 será usado como padrão para o campo Contato do Formulário de Pedido de Aquisição. Todos os nomes de contatos serão listados no menu de seleção disponível no Formulário do Pedido.
Entrega 1-5 & Prazo de Entrega 1-5
Para cada tipo de entrega, também informe o prazo para a entrega. Ao determinar o tipo de atraso, leve em consideração o tempo que geralmente leva para receber o material a partir do dia em que o pedido foi enviado ao fornecedor. A informação desses campos é usada pelo sistema para calcular a EDA (data estimada de chegada) de um pedido. Os campos de Entrega 1-3 são usados para registros de pedidos de aquisição; os campos 4-5 são usados para registros de periódicos. É obrigatório preencher a Entrega 1 ou a Entrega 4 quando for criada ou atualizar um Registro de Fornecedor. Caso nenhum tipo de entrega tenha sido selecionado, o registro do pedido não poderá ser salvo no sistema.
3.2.4 SUB-BIBLIOTECAS
Sub-bibliotecas
Use a guia Sub-bibliotecas para atribuir as permissões de sub-bibliotecas do fornecedor. O sistema permite atribuir um fornecedor para um pedido somente se as sub-bibliotecas do fornecedor forem compatíveis com as sub-bibliotecas do pedido.
Caso você não selecione uma sub-biblioteca, todas as sub-bibliotecas serão atribuídas ao fornecedor.