1.1 A GUI DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS
A GUI de Aquisição & Periódicos foi feita para facilitar o acesso às funções de aquisição. Informações de fornecedores, orçamentos, pedidos e faturas estão interligadas e podem ser acessadas com o mínimo de movimento do cursor. Múltiplos painéis contêm informações relevantes para cada função, podendo ser exibidos simultaneamente.Abaixo está um exemplo da tela de exibição da informação do pedido de aquisição:
Diversos elementos da tela de Aquisição & Periódicos são explicados nas seguintes seções.
1.1.1 Barras de Ferramentas
Barra do Windows
A Barra de Título do Windows exibe o nome do programa. Ela também exibe mensagens de status relacionadas com a base de dados e o servidor selecionado:
Barra de Menus
A barra de menus exibe as opções de Menu dos módulos do Alephino:
Clique sobre o nome do menu desejado (por exemplo, Pedidos) para listar as opções relacionadas com o menu.
Barra de Periódicos
A Barra de Periódicos contém informações abreviadas sobre o título de periódico selecionado.
Para exibir um registro de periódico, selecione um parâmetro de busca no menu disponível na barra. Por exemplo, Título. Informe o valor apropriado no campo ao lado. Por exemplo, Ciência da Informação. Clique em
, ou pressione Enter.
Barra de Pedidos
A Barra de Pedidos contém informações resumidas sobre um registro selecionado.
Para exibir um registro de aquisição, selecione um parâmetro de busca no menu. Por exemplo, o Número do pedido. Informe o número do pedido no campo ao lado e clique em
ou pressione Enter.
Barra de Faturas
A Barra de Faturas permite recuperar ou criar uma Fatura Geral e suas Faturas Específicas.
Informe o código do Fornecedor ou clique em
e selecione um Fornecedor da Lista de Fornecedores. No campo ao lado, selecione ou informe o número da fatura. Para adicionar uma nova fatura para o fornecedor selecionado, informe o novo número da fatura geral e clique em , ou pressione Enter. 1.1.2 Painéis
Painel de Navegação
O painel de navegação contém o seguinte:
- Guia Principal
- Mapa de Navegação
Guia Principal
O módulo de Aquisição & Periódicos é composto por seis guias: - Pedidos
- Faturas
- Administração
- Busca de Pedidos
- Periódicos
- Buscas
Clique no ícone para abrir a interface associada com aquela atividade. Por exemplo, clique no ícone de Pedidos para abrir a interface relacionada com as atividades de Pedidos de Aquisição.
| Nome | |
| Pedidos |  |
| Faturas |  |
| Administração |  |
| Busca de Pedidos |  |
| Periódicos |  |
| Buscas |  |
1.2 TRABALHANDO SEM MOUSE
Você pode avançar de um painel para outro usando as seguintes teclas de atalho:| Tecla de Atalho
|
Função
|
| TAB
|
ir para a próxima função dentro da janela selecionada.
|
| Shift+TAB
|
ir para a função anterior dentro da janela selecionada.
|
| Ctrl+TAB
|
ir do painel selecionado no momento para o próximo painel.
|
| Ctrl+Alt+TAB
|
ir do painel selecionado no momento para o painel anterior.
|
| Ctrl+1
|
ir para o painel esquerdo
|
| Ctrl+2
|
ir para o painel direito superior.
|
| Ctrl+3
|
ir para o painel direito inferior.
|
| Ctrl+4
|
ir para o painel inferior direito (disponível somente na Catalogação)
|
| Ctrl+5
|
ir para o primeiro campo, disponível na barra de ferramentas.
|
| Ctrl+6
|
ir para o segundo campo, disponível na barra de ferramentas.
|
| Ctrl+7
|
ir para o terceiro campo, disponível na barra de ferramentas.
|
Observe que um quadro vermelho marca o painel em foco no momento.
Teclas de Atalho disponíveis na GUI de Aquisição & Periódicos
A tabela a seguir exibe as teclas de atalho padrão. As teclas de atalho podem ser customizadas. Você pode modificar as teclas de atalho. Nesse caso, a tabela não é válida.
| Função | |
| Ir para a Guia de Administração | F6 |
| Ir para a Guia de Busca de Pedidos | F7 |
| Ir para a Guia de Faturas | F5 |
| Ir para a Guia de Pedidos | F2 |
| Ir para a Guia de Buscas | F9 |
| Ir para a Guia de Periódicos | F8 |
As seguintes teclas de atalho são fechadas e não podem ser customizadas:
| Função | |
| Imprimir Lista (Todas as Listas) | F11 |
| Editar Data e Hora - Reiniciar Datas | F12 |
| Ajuda | F1 |
1.3 O PROCESSO DE AQUISIÇÃO
O processo de aquisição inclui os seguintes passos:-
Criação do registro bibliográfico no módulo de Catalogação. Esse registro pode ser atualizado posteriormente.
- Iniciar um pedido preenchendo o Formulário do pedido no módulo de Aquisição & Periódicos. O pedido será enviado para o fornecedor e, caso você possua controle de orçamento, o orçamento será debitado para o empenho.
- Registro da fatura. Alephino faz distinção entre uma Fatura Geral e Faturas Específicas para Débito de Item. Uma Fatura Geral inclui diversos pedidos; uma Fatura Específica para Débito de Item constitui-se de um pedido individual (e geralmente é apresentada como uma linha da Fatura Geral). Quando a fatura é registrada, os orçamentos vinculados aos pedidos são debitados.
- Registro da chegada do material como parcial ou completo.
1.4 TIPOS DE PEDIDOS
O módulo de Aquisição & Periódicos lida com três tipos de pedidos: monografias, periódicos e pedidos em aberto.Um pedido de monografia se aplica para itens simples, tais como um livro individual, ou para uma obra completa multi-volume, como uma enciclopédia de 20 volumes. Entretanto, você também pode criar um pedido de monografia para um fascículo individual de uma publicação periódica se, por exemplo, o fascículo foi perdido e você deseja substituí-lo.
Um pedido de periódico é uma publicação que é editada em uma série numerada consecutivamente e indefinidamente. Exemplos incluem jornais e revistas. Em um pedido de periódico, o número de fascículos que serão recebidos durante o período da assinatura e o preço da assinatura são ambos conhecidos por antecedência, embora eles possam mudar durante o período da assinatura.
Um pedido em aberto é utilizado geralmente para monografias em série (por exemplo, "Great Artists of the World") ou para monografias que tratam de um assunto específico. Em ambos os casos, o pedido é feito para volumes que estão previstos para serem publicados no futuro. Um pedido em aberto representa um pedido que não possui uma data final de aquisição. Geralmente não se sabe com antecedência o número de volumes que serão recebidos, nem o preço de cada volume.
1.5 PRÉ-REQUISITOS
Antes de iniciar qualquer pedido, você precisa certificar-se de que:- uma lista de moedas foi criada e que as cotações foram definidas no módulo de Aquisição & Periódicos.
- uma lista de fornecedores foi criada.
- uma lista de orçamentos foi criada. Esse passo é opcional e serve somente a usuários que desejam controle orçamentário.