5 PEDIDOS

Essa seção explica a função Pedidos Além de simplesmente criar pedidos de materiais, essa função permite empenhar orçamentos para um pedido, produzir cartas de cobrança, registrar a chegada de materiais e registrar faturas.

A função de Pedidos é acessada pela guia de Pedidos do Painel de Navegação e a partir da Barra de Pedidos.





O capítulo de Pedidos contém os seguintes tópicos:

Para iniciar um novo pedido ou para modificar um pedido existente, use a Barra de Pedidos e a Guia de Pedidos. Cada seleção permite a você recuperar a Lista de Pedidos.

5.1 BUSCA DE PEDIDOS

Para recuperar um registro de pedido, você pode usar a Barra de Pedidos ou a Guia de Busca de Pedidos.

5.1.1 Barra de Pedidos
A Barra de Pedidos permite recuperar um registro de pedido que seja compatível com parâmetros de busca. Os parâmetros disponíveis podem ser Número do pedido, ISBN/ISSN, Título do Pedido, Código do Fornecedor e o Número de sistema do título.



Selecione o índice de busca desejado e informe o termo de busca. Por exemplo, selecione o índice "Número do pedido" e informe "116". Após clicar em você receberá um dos seguintes resultados:

5.1.2 Guia Busca de Pedidos
Essa guia é composta por duas funções:



5.1.2.1 Índice de Pedidos
Quando você selecionar a função Índice de Pedidos, o índice será exibido no painel inferior.



Filtros
Você pode ter uma lista filtrada por um dos diversos filtros disponíveis, tais como status do pedido ou código do fornecedor. O campo "Chave exata" determina se somente entradas exatas serão exibidas no Índice de Pedidos. Além disso, você pode exibir somente aqueles pedidos que estão vinculados a uma sub-biblioteca específica, que possuem um status de item ou tipo de item específico, assim por diante. Você também pode exibir pedidos que foram criados dentro de um período de tempo específico (definido pelos campos Data do pedido "De" e Data do pedido "Até"). Caso você deixe o campo Data do pedido "Até" em branco, todas as datas serão exibidas.

Iniciar em
Você pode acessar diretamente um ponto específico da lista, informando o início do texto do índice no espaço fornecido e pressionando Enter ou clicando no botão Atualizar.

Botões

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Atualizar
Caso você tenha informado um texto em dos campos de filtro disponíveis (no lugar de ter escolhido uma opção de menu), você precisa clicar no botão Atualizar para ativar as suas opções de filtro. As entradas relevantes são exibidas.

Limpar
Para limpar todos os filtros do índice, clique em Limpar.

Imprimir
Para imprimir o pedido selecionado no índice, clique em Imprimir.

Selecionar
Para visualizar a lista de pedidos para o item selecionado, e para realizar diversas funções relacionadas a um pedido, clique em Selecionar.

5.1.2.2 Índice de Pedidos Novos & Cancelados
Quando você seleciona a função Índice de Pedidos Novos & Cancelados da Guia de Pedidos, o Índice de Pedidos Novos & Cancelados é exibido no painel superior.



O Índice de Pedidos Novos & Cancelados permite ao funcionário localizar pedidos que possuam status "New"(Novo), "LC" (Cancelado pela Biblioteca), "VC" (Cancelado pelo Fornecedor) e permite excluir pedidos.

Filtros
Você pode filtrar a lista de pedidos pelo Tipo do pedido, Grupo do pedido, Código do fornecedor e Tipo de material. Você também pode exibir pedidos que foram criados dentro de um período de tempo específico (definido pelos campos Data do pedido "De" e Data do pedido "Até").

Botões

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Atualizar
Para atualizar a lista de pedidos, clique no botão Atualizar. As entradas relevantes são então exibidas.

Limpar
Esse botão limpa os filtros.

Imprimir
Para imprimir as informações do pedido selecionado no índice, clique em Imprimir.

Selecionar
Para visualizar a lista de pedidos para o item selecionado, e para realizar diversas funções relacionadas a um pedido, clique em Selecionar.

Excluir
Para excluir pedidos, selecione os pedidos que deseja excluir no índice e clique em Excluir. Para selecionar vários pedidos, use os botões Ctrl e Shift.

Para selecionar um único pedido, clique sobre ele no índice de pedidos. Caso existam Itens / Cobranças / Chegadas / Faturas vinculadas ao pedido, o sistema vai solicitar a sua confirmação para a exclusão do pedido.

Para exclusões múltiplas, você será notificado no final da operação sobre o número de exclusões que foram bem-sucedidas.

Caso exista um Pedido de Reserva vinculado ao pedido excluído, uma impressão de Exclusão de Pedido de Reserva será impressa pelo sistema.

Excluir tudo
Para excluir todos os pedidos listados, clique em Excluir tudo. Para exclusões múltiplas, você será notificado no final da operação sobre o número de exclusões que foram bem-sucedidas. Caso exista somente uma entrada listada e ela possuir Itens / Cobranças / Chegadas / Faturas vinculados, o sistema vai solicitar a confirmação para realizar a exclusão do pedido. topo

5.2 LISTA DE PEDIDOS

Quando o usuário seleciona um registro de pedido a partir do Índice de Pedidos, a Lista de Pedidos é exibida no painel superior, listando os pedidos já feitos para aquele registro administrativo.



Use a Lista de Pedidos para adicionar, duplicar e excluir pedidos. Para modificar um pedido existente, selecione o pedido desejado e atualize os campos no Formulário do Pedido do painel inferior.

Botões

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Adicionar
Para adicionar um novo pedido, clique em Adicionar. Você será capaz de selecionar o tipo do pedido, monografia, pedido em aberto ou periódico.



Quando você definir um contador automático para o número do pedido (Módulo de Serviços Web / Serviços de Configuração / Contadores), você poderá gerar o número do pedido a partir do contador. O pedido será salvo e o contador será convertido em um número de pedido. Para maiores informações, veja o capítulo Configuração (Cliente). O Pedido será exibido no painel inferior. (Clique aqui para ir ao capítulo de Configuração (Cliente) para obter informações sobre como configurar contadores para números de pedidos). O Formulário do Pedido será então exibido.

Duplicar
Você pode adicionar um novo pedido a partir da cópia dos detalhes de um pedido existente e, então, editar o formulário que exibido. Para isto, selecione o pedido cujas informações deseja copiar e clique em Duplicar. Será exibido um novo Formulário de Informações do Pedido para o pedido criado que já estará com os campos preenchidos com as informações copiadas do pedido selecionado. Você pode editar o formulário para que as informações estejam de acordo com o novo pedido.

Excluir
Para excluir um pedido da lista, o selecione e clique em Excluir. Quando excluir um pedido a partir da Lista de Pedidos (para pedidos do tipo M = Monografias), uma mensagem sobre a existência de itens será exibida. Ao sobrepor essa mensagem, todos os itens vinculados com o pedido serão também excluídos. Uma mensagem de advertência relacionada com as cobranças vinculadas ao pedido será exibida quando existirem cobranças. Ao sobrepor essa mensagem, todas as cobranças do pedido serão excluídas.

Uma mensagem de advertência relacionada com chegadas do pedido será exibida quando existirem chegadas. Ao sobrepor essa mensagem, todas as chegadas serão excluídas. Uma mensagem de advertência relacionada com faturas será exibida quando existirem faturas vinculadas ao pedido. Ao sobrepor essa mensagem, todas as faturas específicas relacionadas com o pedido serão excluídas.

Cancela/Imprime
Clique nesse botão e determine qual impressão será feita:



Selecione uma das opções e clique em OK.

5.2.1 Catalogação Rápida em Aquisição

Outra maneira de chegar até a Lista de Pedidos é utilizar a função de Catalogação do módulo de Aquisição & Periódicos. Selecione a opção Catalogar registro do menu Pedidos.

A janela Catalogar registro será exibida.



Essa janela é usada para catalogar um registro com informações abreviadas. Uma vez tendo preenchido esse formulário, clique em OK para exibir a Lista de Pedidos. Nesse ponto, você pode adicionar um novo pedido para esse registro. O registro não passa pelas verificações de catalogação existentes no sistema.

5.3 FORMULÁRIO DO PEDIDO

Quando você clica em Adicionar ou Duplicar na Lista de Pedidos, o Formulário do Pedido do painel inferior é ativado. Essa janela permite a você iniciar um novo pedido ou modificar um pedido existente.

O Formulário do Pedido possui 4 guias. As 4 guias são: Info. do Pedido, Geral, Fornecedor e Quantidade & Preço. Note que a informação da guia Fornecedor pode variar de acordo com o tipo de pedido selecionado: Monografia ou Periódico.

5.3.1 Guia Info. do Pedido

A guia Info. do Pedido fornece informações resumidas sobre o pedido. Você não pode modificar essas informações nessa tela.



5.3.2 Guia Geral

Quando você clica na guia Geral, a seguinte janela é exibida.



Botões

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Atualizar
Quando você termina de preencher/atualizar os dados do formulário, clique em Atualizar.

Criar modelo
Caso você queira salvar os valores que você informou para os campos do formulário e copia-los para cada novo formulário de pedido que for criado, clique em Criar modelo. Os valores padrão são salvos por cada estação de trabalho.

Para os campos Status do pedido, Coleção do item, Orçamento, uma mensagem de confirmação adicional será exibida se os campos não estiverem em branco quando você criar o modelo. Esses campos podem ser salvos no modelo somente nos modos Novo ou Duplicar. Todos os outros campos podem ser salvos no modo Modificar.

Observe que quando você clica no botão Criar modelo, muitos dos dados que você informou sobre o fornecedor (os campos específicos estão listados abaixo) não serão copiados quando você Adicionar ou Duplicar um registro. No lugar dessas, serão adicionadas as informações retiradas a partir do Registro do Fornecedor. A seguir estão os campos cujos valores são copiados a partir do Registro do Fornecedor:

Conferir
Caso você queira que o sistema calcule e exiba o custo local com base nas cotações de moedas efetivas, clique em Conferir.

Campos

Número do pedido
O sistema pode ser configurado para atribuir um número automaticamente ao pedido, mas você pode digitar um número a vontade nesse campo. Utilize o Módulo de Serviços Web / Serviços de Configuração para configurar contadores automáticos para números de pedidos.

No. pedido adicional 1
Opcional. Esse campo pode ser utilizado para fornecer um número de pedido suplementar.

No. pedido adicional 2
Opcional. Esse campo pode ser utilizado para fornecer um número de pedido suplementar.

Status do pedido
Os seguintes status estão disponíveis:

ISBN/ISSN
Opcional.

Caso um dos campos ISBN/ISSN esteja registrado no registro bibliográfico (campo MARC21 020 e 022), o campo é preenchido automaticamente no Formulário do Pedido. Quando existir mais de um campo ISBN/ISSN no registro bibliográfico, você poderá selecionar manualmente o valor relevante no menu de seleção disponível ao lado do campo ISBN/ISSN.

Grupo do pedido
Opcional. O Grupo do pedido é uma categoria definida pela biblioteca. Por exemplo, você pode decidir usar esse campo para categorizar os pedidos por grupo de trabalho da biblioteca. Caso você queira salvar o valor que você informou no campo Grupo do pedido e copia-lo para cada novo formulário que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Data de criação
Essa é a data em que o pedido foi iniciado. Ela é preenchida automaticamente pelo sistema.

Data do status
Essa é a data em que o status foi modificado pela última vez. Ela é preenchida automaticamente pelo sistema.

Data do pedido
Essa é a data em que o pedido foi enviado ao fornecedor. É preenchido automaticamente pelo sistema e o status do pedido é modificado automaticamente para SV.

Status da fatura "Completo"
Esse campo somente aparece quando tiver sido registrada uma Fatura Específica para esse pedido. Caso a fatura esteja completa, a caixa deve ser selecionada. Caso você ainda tenha que receber faturas adicionais para esse pedido, deixe a caixa em branco.

Para faturas incompletas, o sistema continua a debitar o empenho remanescente do orçamento até que a fatura esteja completa. Quando a fatura está completa, caso o valor da fatura seja diferenciado do valor do empenho, o orçamento é debitado de acordo com o valor faturado.

Para Pedidos em Aberto, o Status da fatura é sempre "não-completo".

Use essa caixa para modificar o status de uma fatura existente.

Status de chegada "completo"
Esse campo somente é exibido quando uma Chegada tiver sido registrada. Caso todas as unidades do pedido tenham sido entregues, a caixa deve ser selecionada. Caso mais unidades ainda são esperadas para o pedido, a caixa deve ser deixada em branco.

Para Pedidos em Aberto, o Status de chegada é sempre "não-completo".

Use essa caixa para modificar o status de chegada de um pedido.

Tipo do material
Selecione o tipo do material do item que está sendo pedido. Caso você queira salvar o valor informado para o campo Tipo do material para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Sub-biblioteca
Selecione a sub-biblioteca a qual pertence o pedido. Caso você queira salvar o valor informado para o campo Sub-biblioteca para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Método de aquisição
Selecione o método de aquisição do pedido. Caso você queira salvar o valor informado para o campo Método de aquisição para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo. Os valores possíveis são:

ID do usuário
Caso o pedido seja para um usuário específico, informe o ID do usuário nesse campo. Você pode selecionar o usuário a partir da Lista de usuários, clicando no botão à direita do campo. Caso você queira salvar o valor informado para o campo ID do usuário para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Usuário
Caso você tenha informado um ID de usuário, o sistema preenche automaticamente o nome do usuário.

Ação
Esse campo fica habilitado somente se um ID de usuário tiver sido informado. Nesse campo você pode selecionar a ação de chegada para esse pedido. As ações possíveis são: Caso você queira salvar o valor informado para esse campo para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

ID do aprovador
Esse campo fica habilitado somente quando o ID do usuário tiver sido informado. Caso exista um usuário que aprovou o pedido de aquisição, informe o ID desse usuário nesse campo. Você pode selecionar o usuário a partir da Lista de usuários, clicando no botão à direita do campo. Caso você queira salvar o valor informado para o campo ID do aprovador para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Nota da biblioteca
Você pode informar uma nota de até 200 caracteres. Dependendo da configuração do cliente, esse texto de Nota será exibido em destaque quando for registrada a chegada do material.

5.3.3 Guia do Fornecedor

Quando você selecionar a guia do Fornecedor, a seguinte janela será exibida: Note que o formulário de Informação do Fornecedor varia em função do tipo de pedido (Monografia, Periódico ou Pedido em Aberto).



Código
Clique em e selecione um fornecedor da Lista de Fornecedores. Alternativamente, informe um código de fornecedor e tecle Enter. As informações serão retiradas do Registro do Fornecedor e adicionadas na guia do Fornecedor. Assim que o pedido for enviado, a Data de cobrança será preenchida e calculada com base no tipo de recebimento do pedido.

Caso o seu sistema esteja configurado para fornecedores de dois níveis, os campos que são retirados do registro de fornecedor serão os da sub-biblioteca relevante. Caso um registro de fornecedor não existir para o nível da sub-biblioteca, o sistema utilizará as informações genéricas do registro. O sub-nível pode ser uma sub-biblioteca ou um departamento de aquisição (dependendo da configuração do sistema). Caso você queira salvar o Código do fornecedor e copiá-lo para cada novo registro que for criado, clique no botão Criar modelo. Observe que somente o Código do fornecedor será copiado, nenhuma outra informação sobre o Fornecedor, como o tipo de entrega do pedido, tipo de recebimento e tipo da carta. (Informação para esses campos será assumida a partir do registro do Fornecedor, como explicado acima).

Nome
Após selecionar um código do fornecedor, o sistema preencherá automaticamente o campo Nome do fornecedor.

Referência
Ao fornecedor pode ser atribuído um número especial de referência para o material. (especialmente para periódicos).

Nota
Você pode informar uma nota de até 200 caracteres.

Contato
Esse é o nome da pessoa de contato no fornecedor. O sistema preencherá automaticamente esse campo com o tipo de entrega do pedido que foi definido no registro do fornecedor, embora você possa modificá-lo. Você também pode selecionar o Contato do Fornecedor a partir do menu de seleção (que lista todos os 5 contatos que existem no registro do fornecedor).

Tipo envio do pedido
Esse é o tipo de envio do pedido para o fornecedor. Por exemplo, o formato pode ser uma lista de pedidos ou uma carta para pedidos individuais. O sistema preencherá automaticamente esse campo com o tipo de entrega do pedido que foi definido no registro do fornecedor, embora você possa modificá-lo. Caso você selecione LI (para Lista) ou ED (para EDI), então os campos "Tipo de carta" e "Tipo de envio da carta" desaparecerão da janela, uma vez que eles não são mais relevantes.

Tipo de carta
Esse campo é ativado se você selecionar LE (para Carta) como o Tipo de envio do pedido. Para o campo Tipo da carta, selecione o formato em que a carta será impressa.

Tipo de envio da carta
Selecione a maneira em que você deseja que a requisição do pedido seja enviada para o fornecedor.

Recebimento via
Essa é a maneira pela qual o material é enviado pelo fornecedor para a sua biblioteca.

Data de cobrança
A não ser que você informe uma data própria, o sistema calculará a data de cobranças, quando o pedido for enviado, de acordo com o tipo de recebimento do material. O atraso será calculado de acordo com a definição no registro do fornecedor. O sistema calcula automaticamente uma data de cobrança quando as cobranças são criadas pelo procedimento de Cobranças em lote do Módulo de Serviços Web / Menu Aquisição. Se as cobranças estão sendo gerenciadas manualmente, clique no botão Cobranças da Lista de Cobranças. Com isso a data de cobrança será atualizada somente se a data for modificada no formulário de Cobrança.

Cobranças em lote (para pedidos de monografias)
Caso você selecione essa opção, o sistema irá enviar cobranças a partir do procedimento Cobranças em lote (Módulo de Serviços Web / Menu Aquisição). Caso você não marque essa caixa, então a única maneira de enviar uma carta de cobrança para esse pedido será através do botão Cobranças da janela Lista de pedidos. Caso você queira salvar o valor informado para esse campo para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Urgente
Selecione essa opção caso esse seja um pedido do tipo urgente. Caso você queira salvar o indicador Urgente e copiá-lo para cada novo pedido que você criar, clique no botão Criar modelo. Dependendo da configuração do módulo, se a caixa Urgente for selecionada, uma notificação será exibida quando a chegada do material for registrada.

Início / Término da Assinatura (para Periódicos e Pedidos em Aberto)
Informe as datas entre as quais a biblioteca vai receber o material adquirido.

Atraso na entrega (para Pedidos em Aberto)
Esse é o número máximo de dias que pode passar desde a data em que você recebeu o último volume. Caso você não tenha recebido nenhum volume, então esse é o número máximo de dias que pode decorrer desde o envio do pedido ao fornecedor. Um relatório de Pedidos em Aberto que precisam ser cobrados pode ser impresso. Esse relatório pode ser impresso através da função "Relatório de atrasos de pedidos em aberto" do módulo de Serviços. Caso você queira salvar o valor informado para esse campo para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Ciclo do orçamento (para Periódicos e Pedidos em Aberto)
Esse campo define o ciclo de orçamentos anuais que serão empenhados para a assinatura da seguinte maneira: Caso você informe "1", então cada orçamento anual será empenhado em fila, conforme novos orçamentos forem criados. Caso você informe "2", então os orçamentos anuais serão empenhados pelo período de dois anos; ao informar "3" os orçamentos serão empenhados pelo período de três anos, e assim por diante. Por exemplo, se o orçamento selecionado for BIOLOGIA-2002 e o Ciclo do orçamento for "2", então o orçamento BIOLOGIA-2002 será empenhado para a assinatura, e o orçamento anual BIOLOGIA-2003 não será empenhado. O próximo orçamento que será empenhado para a assinatura será BIOLOGIA-2004

Data de renovação (para Periódicos e Pedidos em Aberto)
Essa é a data na qual a assinatura deve ser renovada ou cancelada.

5.3.4 Guia Quantidade e Preço

Quando você clicar na Guia Quantidade e Preço, a seguinte janela é exibida.



Informação de Quantidade:


No. de unidades
Informe o número de unidades do seu pedido. Isso será impresso na requisição do pedido. Caso você queira salvar o valor informado para esse campo para que ele seja copiado para cada novo formulário de pedido que você abrir, clique no botão Criar modelo.

Preço unitário
Informe o preço por unidade.

Total
Se o preço unitário foi informado, o sistema calculará o preço total, multiplicando o número de itens pelo preço unitário.

Nota de quantidade
Essa nota será impressa na requisição do pedido. Você pode utilizar a nota e adicionar observações a respeito dos exemplares ou volumes que está pedindo. Você pode informar até 200 caracteres.

Criar registros de itens
Esse campo somente está disponível para pedidos de monografias. Caso você queira que o sistema crie automaticamente os Registros dos Itens para cada exemplar pedido de uma monografia, certifique-se de marcar essa caixa. Caso você não queira criar os Registros dos Itens automaticamente, remova a marca dessa caixa.

Coleção do item
Esse campo está disponível apenas para pedidos de monografia. Ao criar um novo item com a caixa "Criar registros de itens" marcada, você pode determinar a qual Coleção pertence o item usando esse menu. No arquivo itemdef.cfg (do diretório ../etc do servidor), você pode definir o padrão para os itens que serão criados automaticamente.



Informação do Preço Estimado:


Moeda
Selecione a moeda na qual o pedido será faturado pelo fornecedor. A primeira moeda definida no registro do fornecedor será informada como padrão. Clique na seta para selecionar uma das moedas que foram definidas no formulário do Registro do Fornecedor.

Listas abrangentes de moedas e seus códigos podem ser localizadas na internet.

Preço no catálogo
Informe um preço estimado do custo do pedido para que um empenho para o item possa ser debitado do orçamento. O preço informado deve estar na moeda do fornecedor. O preço do campo Total é copiado automaticamente caso o campo esteja em branco.

Acrés/Desconto (+/-) & Percentual
O campo Acrés/Desconto e o campo Percentual são copiados a partir do Registro do Fornecedor e permitem até 3 dígitos, mais dois dígitos decimais. Isso permite que os percentuais sejam informados da seguinte maneira 100.00%.

Preço final
Preço final = Preço de catálogo +/- Percentual.

Caso o orçamento associado com esse pedido já possua empenhos, então o preço final é modificado posteriormente. O sistema modificará automaticamente os empenhos conforme necessário.

Preço local
O preço local é o preço na moeda local.

Nota de preço
Você pode informar até 200 caracteres.

Orçamento
Esse campo está disponível somente quando estiver adicionando um novo pedido. Caso você queira empenhar um único orçamento para esse pedido, informe o código do orçamento nesse campo. Para selecionar um código de uma lista, clique no botão à direita do campo.

Caso você queira empenhar mais de um orçamento, não preencha esse campo. Nesse caso, use a guia Orçamentos do Pedido (selecione a função Empenhos da guia de Pedidos).

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5.4 ENVIAR PEDIDOS PARA FORNECEDOR

Há duas maneiras pela qual um pedido pode ser enviado a um fornecedor:

5.5.0 Botão Enviar

Quando você clicar no botão Enviar da Lista de Pedidos, o pedido poderá ser impresso e então enviado manualmente para o fornecedor. Isso vai acontecer se o Tipo envio do pedido for LE (Carta) e o tipo de envio da carta for PRINT ou EMAIL. O status do pedido será modificado automaticamente para SV (Enviado para o fornecedor).

Para maiores informações, veja a seção E-mail do capítulo de Impressão.

5.4.2 Lista de Pedidos

O pedido será incluído em uma lista de pedidos quando o Tipo envio de pedido for LI (Lista). Modifique o status do pedido para RSV (Pronto para Enviar ao Fornecedor). A lista de pedidos é enviada posteriormente quando você executar o procedimento "Enviar pedidos aos fornecedores" do Módulo de Serviços Web. Após executar esse procedimento em lote, o status do pedido será modificado para SV (Enviado ao Fornecedor). Essa função cria um arquivo com Cartas (order.<no_processo>L, por exemplo: order.0098L) e um arquivo com E-mails (order.<no_processo>M, por exemplo: order.0098M) no diretório ../print do servidor. 

JOB 000098 ORDER 2006/04/18 16:46:36 START

2006/04/18 16:46:36 POOL=B SUBLIB=ZB

2006/04/18 16:46:37 1 cartas criadas

2006/04/18 16:46:37 1 e-mails criados

JOB 000098 ORDER 2006/04/18 16:46:37 END
Esses arquivos podem ser acessados via Gerenciador de Tarefas do Alephino. Você pode clicar no botão Imprimir para imprimir ou enviar as cartas por e-mail.

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5.5 EMPENHOS PARA PEDIDO

Para empenhar um orçamento para um pedido específico, selecione a função Empenhos da guia de Pedidos. A janela de Orçamentos do Pedido será exibida no painel da direita.



Essa janela exibe os orçamentos que serão empenhados para o pedido selecionado. Você pode atribuir um ou mais orçamentos para o pedido selecionado. Dessa maneira, diversos orçamentos podem empenhar vários valores para totalizar a soma do pedido.

O campo Empenho exibe o valor do empenho do orçamento. O valor ativo torna-se zero automaticamente quando a fatura é registrada como "completa". Quando a fatura é registrada como "parcial", o empenho será reduzido no valor da fatura registrada.

5.5.1 Botões

Estão disponíveis nessa janela os seguintes botões:

Ad. orçamento
Para atribuir um novo orçamento para esse pedido, preencha o campo "Código do orçamento" e clique no botão Ad. orçamento.

Empenhar
Para indicar o valor que será empenhado de um orçamento específico para o pedido, selecione o orçamento, informe o valor no campo "Empenho" e clique no botão Empenhar.

Excluir orçam.
Para excluir um orçamento da lista de Orçamentos do Pedido, selecione o orçamento e clique em Excluir.

Saldo
Para exibir o saldo do orçamento selecionado, clique em Saldo.

5.5.2 Campos

Código do orçamento
Esse campo identifica o orçamento. Clique na seta à direita do campo para selecionar um orçamento a partir da lista de orçamentos.

Empenho
Esse é o valor que será empenhado pelo orçamento selecionado. Você pode preencher o valor corrente nesse campo, ou deixa-lo em branco e informar um valor percentual do preço estimado no campo Percentual de empenho.

Percentual de empenho
Esse campo indica a porcentagem do valor estimado que será debitado do orçamento selecionado. Caso você preencha esse campo, deixe o campo Valor a empenhar em branco.

Valor estimado do pedido, Valor local do pedido, Moeda do pedido
Essas informações servem apenas como referência; não podem ser alteradas nessa tela.

Total de empenho
Caso um ou mais orçamentos tenham sido empenhadas para pagar o pedido, esse campo exibe o valor total que já foi empenhado pelos orçamentos adicionados.

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5.6 ITENS/ASSINATURAS

Você pode adicionar itens a um pedido de item/assinatura, nesse caso uma ligação entre o registro do item e o pedido de aquisição será criada. Para adicionar itens a um pedido específico, selecione a função Itens/Assinaturas da Guia de Pedidos.

A janela Lista de Itens será exibida no painel superior direito para pedidos de monografias.

A Lista de Assinaturas será exibida no painel superior direito para pedidos de periódicos.

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5.7 CANCELAR PEDIDOS

Você pode cancelar um pedido com o uso do botão Cancela/Imprime e então selecione a opção Imprimir carta de cancelamento ao fornecedor.



O status do pedido será LC. A carta de cancelamento será sempre criada como uma impressão individual.

Você também pode cancelar um pedido pelo Formulário do Pedido, editando o campo Status do pedido. Selecione um dos seguintes status
Esses status cancelam automaticamente o empenho do orçamento. Caso o status seja modificado para um status ativo, o empenho do orçamento será reativado.

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5.8 EXCLUIR PEDIDOS

Há dois métodos para excluir pedidos do sistema:

  1. pela Lista de Pedidos
    Você pode excluir um pedido selecionando-o na Lista de Pedidos e clicando no botão Excluir. Caso existam Itens / Chegadas / Cobranças e Faturas vinculadas ao pedido, o sistema vai solicitar que você confirme a exclusão.

  2. pelo Índice de Pedidos Novos & Cancelados
    Essa opção permite a exclusão somente de pedidos com status "NEW" (Novo), "LC" (Cancelado pela biblioteca) e "VC" (Cancelado pelo fornecedor).

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5.9 HISTÓRICO DE PEDIDOS

O Histórico do Pedido mantém gravadas diversas atividades relacionadas com o pedido, tais como a mudança do status do pedido ou a próxima data de cobrança. O Histórico de Pedidos pode ser acessado pela função Histórico do Pedido da Guia de Pedidos.

5.9.1 Histórico do Pedido (painel superior)

Os seguintes botões estão disponíveis no painel superior.

Filtrar
Você pode filtrar as transações da lista com um clique nas opções disponíveis acima. É possível marcar mais de um filtro.

Adicionar
Você pode adicionar manualmente uma transação ao Histórico do Pedido/Assinatura. Quando você clica em Adicionar, o painel inferior do Histórico de Pedido/Assinatura torna-se ativo e os detalhes da nova transação do histórico podem ser informados.

Remover data
Você pode remover uma Data de ação do histórico, selecionando a transação relevante no histórico e clicando nesse botão.

5.9.2 Histórico do Pedido / Assinatura (painel inferior)

O painel do Histórico do Pedido / Assinatura exibe os detalhes relacionados com o Histórico do Pedido / Assinatura selecionado no painel superior. Você pode adicionar manualmente uma nova transação ao log ou atualizar os detalhes da transação selecionada.



Data da ação
Caso você adicione manualmente uma transação, você pode selecionar uma data para essa ação. Uma transação do Histórico do Pedido / Assinatura com uma Data de ação pode ser recuperada pelo Serviço de Aquisição, Relatório de Pedidos.

Tipo de transação
Para adicionar manualmente uma transação ao Histórico do Pedido / Assinatura, selecione o tipo desejado no menu disponível à direita do campo.

Há dois tipos de transações que nunca serão geradas automaticamente pelo sistema: Nota para fornecedor (até 2000 caracteres) que será impressa na Requisição de Aquisição e exibida na Lista de Pedidos. Esse campo é uma adição para a Nota para o fornecedor (até 100 caracteres) que pode ser informada no Formulário do Pedido. Nota: O Histórico do Pedido / Assinatura inclui as informações do Histórico de Assinaturas somente se o pedido for do tipo Periódico. Caso contrário, as transações de Assinaturas serão localizadas no Histórico da Assinatura.

Nota do usuário
Informe nesse campo o texto da sua transação do histórico.

5.10 MENSAGENS DO HISTÓRICO DE AÇÕES

As Mensagens do Histórico de Ações podem ser acessadas via guia de Administração.



A janela de Mensagens do Histórico de Ações exibe todas as transações compatíveis com a Data de ação anteriores a Data atual. Isto é, se a Data de ação da transação for igual ou anterior a data de hoje, a janela de Mensagens do Histórico será exibida.

Use essa função para exibir todas as transações para a data atual ou anterior.

O botão Pedido permite acessar o pedido a partir do histórico exibido na tela.

O botão Dispensar permite dispensar a Data de ação exibida no histórico; assim aquela transação não será mais exibida nessa janela.

O botão Restaurar atualizar as entradas exibidas na janela de Mensagens do Histórico de Ações.

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