6 Aquisição - Faturas

6 FATURAS

Modo do pedido
Modo da fatura

Use o Modo do pedido quando você quiser registrar uma fatura para um pedido específico.

Use o Modo da fatura quando você quiser registrar uma fatura para diferentes pedidos.

6.1 MODO DO PEDIDO

Recupere um pedido usando a Barra de Pedidos. Selecione o pedido na Lista de Pedidos e clique na função de Faturas da Guia do Pedido; a Lista de Faturas Específicas do Pedido será exibida.

Essa janela exibe a lista de faturas que foram registradas para um pedido específico e permite atualizar uma fatura ou criar uma nova fatura específica. Para modificar os detalhes de uma fatura específica, selecione a linha desejada no painel superior e edite o formulário do painel inferior.

Nova

Para registrar os detalhes de uma nova fatura específica, clique em Nova. Caso uma Fatura Geral ainda não exista, uma será criada para você.

Fatura geral

Para exibir uma Fatura Geral e suas Faturas Específicas, selecione uma linha na lista e clique em Fatura geral. Você será transferido para a Guia de Faturas, que fornece acesso ao formulário da Fatura Geral e ao formulário da Fatura Específica.

topo

6.2 MODO DA FATURA

Essa seção explica o Modo da Fatura e inclui as seguintes janelas:

Formulário da Fatura Geral
Faturas Específicas
Formulário da Fatura Específica
Lista de Orçamentos da Fatura

Para registrar uma fatura, use a Barra de Faturas, que permite você recuperar uma Fatura Geral e suas Faturas Específicas ou permite criar uma nova Fatura Geral.

No campo à esquerda, selecione o Fornecedor a partir da Lista de Fornecedores ou informe o código do fornecedor desejado.

No campo ao lado, selecione o número da fatura desejada ou digite um número de fatura. Para adicionar uma nova fatura para o fornecedor selecionado, informe o número da Fatura Geral e clique

O Formulário da Fatura Geral será exibido no painel superior.

6.2.1 Formulário da Fatura Geral

Esse formulário permite registrar as informações da Fatura Geral. As seguintes informações são exibidas somente para leitura: Faturas específicas, Valor total fat. geral, Valor total fat. espec.

O Formulário da Fatura Específica possui dois painéis:

O painel superior, que é dividido em duas guias: Guia Fatura Geral e Guia Pagamento.
O painel inferior exibe informações somente para a leitura relacionadas com o fornecedor e o endereço do fornecedor.

Botões

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Atualizar

Quando terminar o preenchimento do formulário, clique em Atualizar.

Conferir

Para que o sistema recalcule o Valor Total e o Valor Local, reinicie o Valor Total para zero e clique em Conferir.

Excluir

Para excluir a Fatura Geral, juntamente com todos as suas Faturas Específicas, clique em Excluir. Uma janela aparecerá questionando se você tem certeza que deseja realmente excluir a Fatura Geral e suas respectivas Faturas específicas.

Número fatura

Esse botão permite ao usuário modificar o número da Fatura Geral. Clique nesse botão para abrir a janela do Número da fatura em que o novo número será informado. Caso um dos seguintes registros esteja vinculado a Fatura Geral, a ação também vai atualizar esses registros: Transações do Orçamento, Faturas Específicas e Registros de Itens.

Cancelar

O sistema vai cancelar a transação.

topo

Guia de Fatura Geral

Cód. do fornecedor

O código do fornecedor será preenchido pelo sistema.

Número da fatura

Informe o Número da fatura conforme foi atribuído pelo fornecedor. Você pode informar até 15 caracteres.

Líquido

Informe o valor especificado para a fatura desse pedido.

Refere-se à fatura

Caso exista uma fatura original ao qual a fatura corrente esteja relacionada, informe o número nesse campo.

Data da fatura

Campo obrigatório. Essa é a data em que a Fatura Geral foi preparada pelo fornecedor.

Transporte

Opcional.

Tipo

Selecione o tipo da fatura. O tipo da fatura pode ser REG (Regular), PRO (Proforma), ou DEP (Depósito). Caso o campo for deixado em branco, o tipo padrão da fatura REG será assumido. A lista pode ser aumentada. O tipo da fatura está presente apenas para fins de informação; todos os tipos de faturas são gerenciadas da mesma maneira pelo sistema.

Recebida em

Essa é a data em que a Fatura Geral foi recebida ou registrada pela biblioteca. Caso a data tenha sido deixada em branco, o sistema preenche automaticamente com a data corrente.

Adicional

Opcional.

Status

O status pode ser REG (regular) ou SUP (suplementar). Caso for deixado em branco, assume-se o valor padrão REG. Status de fatura adicionais podem ser configurados. Esse campo está presente apenas para fins de informação; ambos os status são gerenciados da mesma maneira pelo sistema.

Enviada em

Essa é a data em que a fatura foi enviada pelo fornecedor para a biblioteca. Caso a data tenha sido deixada em branco, o sistema preenche automaticamente com a data corrente.

Seguro

Opcional.

Moeda

Campo obrigatório. Selecione a moeda usada para a fatura. A primeira moeda definida no registro do fornecedor será adicionada como padrão.

Beneficiário VAT

Selecione o departamento que deve receber a Taxa de Valor Adicional.

Desconto

Opcional.

Taxa diferenciada

Caso o fornecedor defina uma cotação diferenciada para o pedido, informe o valor da cotação nesse campo. O sistema vai calcular o preço local de acordo com a cotação. Caso nenhuma cotação seja informada nesse campo, o sistema vai consultar a lista de moedas.

Percentual VAT

Opcional. Esse campo pode ser editado somente quando o campo VAT p/ fat. espec. estiver desmarcado. Caso você queira, você pode informar o percentual do Valor Total que deve ser direcionado para o Beneficiário VAT. O sistema calculará automaticamente o valor VAT. O valor VAT está incluído no Valor Total. (Por exemplo, se o Valor Total for $100, e você informar 100% no campo Percentual VAT, então o sistema calculará o Valor VAT como sendo $17).

Quando o campo VAT p/ fat. espec. está marcado, o campo Percentual VAT torna-se inativo e o Valor VAT é calculado a partir da soma de valores VAT somente das Faturas Específicas.

Total

Caso você deixe esse campo em branco, o sistema vai preencher automaticamente o Valor Total na moeda do fornecedor, baseado no Valor Líquido mais as somas de taxas adicionais menos os descontos. Observe que o sistema verifica a diferença entre o Valor Líquido e o Valor Total (a diferença sendo as taxas adicionais e os descontos) e o adiciona proporcionalmente para todas as Faturas Específicas vinculadas com a Fatura Geral. Caso você não queira que as taxas sejam distribuídas proporcionalmente para todos os pedidos, então você precisa informar manualmente o Valor Total, certificando-se de que ele seja o mesmo que o Valor Líquido.

Débito / Crédito

Indica se essa é um fatura de débito ou crédito.

Valor VAT

Opcional. Esse campo pode ser editado somente quando o campo VAT p/ fat. espec. estiver desmarcado. Caso você queira, você pode informar o percentual do Valor Total que deve ser direcionado para o Beneficiário VAT. O sistema calculará automaticamente o valor VAT. O valor VAT está incluído no Valor Total.

Quando o campo VAT p/ fat. espec. estiver desmarcada, os valores VAT de todas as faturas específicas são calculados de acordo com o percentual VAT da Fatura Geral.

Quando o campo VAT p/ fat. espec. estiver selecionado, o campo Valor VAT fica desabilitado. Ele é calculado a partir dos valores VAT das Faturas Específicas.

Valor local

O sistema vai calcular automaticamente essa informação com base na taxa diferenciada ou com base na cotação atual da moeda. Esse campo está presente apenas para fins de informação. Não pode ser modificado a partir dessa janela.

VAT p/ fat. espec.

O campo VAT p/ fatura específica pode ser marcado ou desmarcado. O padrão é o campo não estar marcado.

Quando o campo estiver marcado, isso significa que os valores VAT das faturas específicas podem ser somados para calcular o valor VAT da Fatura Geral.

Quando o campo estiver desmarcado, isso significa que o valor VAT das faturas específicas será calculado de acordo com o campo Percentual VAT da Fatura Geral.

Nota

Você pode adicionar uma nota de até 10 caracteres.

Guia de Pagamentos

Data do pagamento

Informe a data em que a Fatura Geral foi paga. Deixe esse campo em branco caso a fatura ainda não tenha sido paga.

Número do cheque

Informe o número do cheque que foi usado para pagar a Fatura Geral. Deixe esse campo em branco caso a fatura ainda não tenha sido paga.

Total

Informe o valor que foi, ou será, pago.

Status

Selecione o status de pagamento apropriado. Os status de pagamento padrão incluem:

N - Não pronto para ser pago
R - Pronto para ser pago
P - Pago

Dep. aprovação

No menu de seleção, selecione o departamento de aprovação para essa Fatura Geral. A lista de departamentos de aprovação pode ser configurada pela biblioteca (Módulo de Serviços Web / Serviços de Configuração / Editar Tabelas - ACQ-APPROVAL-DEPARTMENT).

Número da aprovação

Você pode informar manualmente um número da aprovação da Fatura Geral.

6.2.2 Faturas Específicas do Pedido

Para registrar uma nova Fatura Específica de uma Fatura Geral, ou para atualizar uma Fatura Específica, selecione a função Fatura Específica da Guia de Faturas. A Lista de Faturas Específicas será exibida no painel superior.

Essa janela lista todas as Faturas Específicas que estão vinculadas a uma Fatura Geral. As seguintes informações estão disponíveis no topo do formulário somente para leitura: Faturas específicas, Valor total fat. geral, Valor total fat. espec.

Para modificar uma Fatura Específica, selecione a linha e atualize os detalhes no Formulário da Fatura Específica do painel inferior.

Os seguintes botões estão disponíveis:

Adicionar

Para adicionar uma nova Fatura Específica, clique em Adicionar. Na janela que é exibida, informe o número do pedido para o qual deseja registrar a Fatura Específica. Selecione Ignorar para adicionar uma Fatura Específica não vinculada a um pedido. Isso vai ativar o Formulário da Fatura Específica no painel inferior.

Excluir

Para excluir uma Fatura Específica da lista, selecione a fatura e clique em Excluir.

Pedido

Para acessar a Lista de Pedidos relacionada com a Fatura Específica, selecione a Fatura Específica e clique em Pedido. Esse botão estará desabilitado quando a Fatura Específica selecionada não estiver vinculada a um pedido.

6.2.2.1 Formulário da Fatura Específica

Essa janela é dividida em duas guias:

Formulário da Fatura Específica
Info. do Pedido

A guia Info. do Pedido exibe as informações relacionadas com o pedido: Info. do Pedido, Info. Bibliográficas, Faturas, Gastos e Empenhos.

A guia do Formulário da Fatura Específica permite registrar uma das linhas da Fatura Geral. Caso a Fatura Geral não exista, uma será criada para você, com base nas informações fornecidas nos seguintes campos: Tipo, Status, Moeda, Data da fatura, Recebida em, Enviada em e Dep. de aprovação. Caso a Fatura Geral já exista, esses campos não serão exibidos no formulário da Fatura Específica do pedido.

Os botões desse formulário são os seguintes:

Adicionar/Atualizar

Quando você terminar o preenchido do formulário, clique em Adicionar ou Atualizar.

Conferir

Caso você queira que o sistema calcule e exiba o valor adicional, o valor total e o valor local, clique em Conferir.

Orçamentos

Para visualizar ou atribuir orçamentos ao pagamento dessa fatura, selecione o pedido e clique em Orçamentos.

Campos

Note que parte dos campos são exibidos quando uma nova Fatura Específica for adicionada. Isso não acontece quando você atualizar uma Fatura Específica existente.

A seguir está uma ajuda para cada campo.

Cód. do fornecedor

O sistema automaticamente preencherá o código do fornecedor.

Preço estimado

Opcional. Informe o Preço estimado da Fatura Específica. Por padrão, o sistema preenche automaticamente o valor que foi informado no campo No. de unidades da guia Quantidade e Preço do Formulário do Pedido.

Líquido

Informe o Valor Líquido do pedido na moeda do fornecedor.

Adicional

O sistema calcula automaticamente esse valor, levando em consideração os valores adicionados na Fatura Geral e os distribuindo proporcionalmente para os pedidos individuais. O valor exibido nesse campo foi calculado na moeda do fornecedor.

Total

O sistema calcula automaticamente essa informação a partir da soma do Valor Líquido e o Valor Adicional. O valor exibido nesse campo é calculado na moeda do fornecedor. Caso o Valor Total seja modificado posteriormente e o pedido possua um orçamento vinculado, o orçamento será debitado de acordo.

Total local

O sistema calcula automaticamente essa informação com base na cotação ativa da respectiva moeda. Esse campo está presente apenas para fins de informação. Não pode ser modificado a partir dessa janela.

Número de itens

Informe o número de unidades que estão sendo faturas. Por padrão, o sistema preenche automaticamente o valor que foi informado no campo No. de itens da guia Quantidade e Preço do Formulário do pedido. Caso existam mais Faturas Específicas para esse pedido, o número de unidades remanescentes do pedido será preenchido nesse campo.

Número da fatura

O sistema automaticamente preencherá o número da fatura.

Débito / Crédito

Indica se essa Fatura Específica é de Débito ou de Crédito.

Moeda

Selecione a moeda usada para a fatura.

Percentual VAT

Opcional. Se o campo VAT p/ fat. espec. da Fatura Geral estiver desmarcado, esse campo ficará inativo. Se o campo VAT p/ fat. espec. da Fatura Geral estiver marcada, esse campo pode ser editado e você pode calcular o Valor VAT informando um Percentual VAT nesse campo.

Valor VAT

Opcional. Se a caixa VAT p/ fat. espec. da Fatura Geral estiver desmarcada, esse campo ficará inativo. Se o campo VAT p/ fat. espec. da Fatura Geral estiver marcada, esse campo pode ser editado e você pode calcular o Valor VAT informando um Percentual VAT.

Nota

Você pode informar uma nota para a Fatura Específica de até 200 caracteres.

Verificar data assinatura/pedido

(Somente para Faturas Específicas de Pedidos de Periódicos e em Aberto)
Caso a caixa seja marcada, os campos Assinatura de/até são obrigatórios e o período de cobertura é verificado contra a fatura específica do mesmo pedido para verificar se há uma compatibilidade. Caso a caixa não seja marcada, você precisará preencher os campos Assinatura de/até e o sistema vai verificar se há compatibilidade entre as datas da assinatura do pedido e a data de assinatura da fatura. O valor padrão (selecionado ou não selecionado) para esse campo é determinado em acq.ini.

Assinatura de / até

(Somente para Faturas Específicas de Pedidos de Periódicos e em Aberto)
Informe o período de assinatura da fatura. Esses campos são obrigatórios quando o campo Verificar data assinatura/pedido estiver selecionado.

Status da fatura "Completo"

Esse campo fica habilitado somente se a fatura estiver completa, isto é, não se esperam mais faturas para o pedido. Marque a caixa com um clique sobre ela. Caso você ainda tenha que receber faturas adicionais para esse pedido, deixe a caixa desmarcada. Para faturas incompletas, o sistema continua a debitar o empenho remanescente do orçamento até que a fatura esteja completa. Quando a fatura está completa, caso o valor da fatura seja diferenciado do valor do empenho, o orçamento é debitado de acordo com o valor faturado.

A opção está disponível quando você estiver adicionando uma Fatura Específica. Quando modificar uma fatura, a caixa não é exibida. Para modificar o status de uma fatura, use a caixa Status da fatura "completo da guia Geral do Formulário do Pedido.

6.2.2.2 Lista de Orçamentos do Pedido

Quando você clica no botão Orçamentos na janela da Fatura específica do pedido, a tela abaixo é exibida.