Cobranças são enviadas para o fornecedor quando um item pedido não é entregue na data esperada.
Você pode enviar cobranças para pedidos de Monografias com um clique na função Cobranças da Guia de Pedidos (também disponível para Pedidos de Periódicos e Pedidos em Aberto).
Os procedimentos que devem ser seguidos para cobranças dependem, antes de tudo, de informações fornecidas no Formulário do Pedido quando o pedido for inicialmente criado.
A seguir estão um exemplo da guia Fornecedores do Formulário do Pedido:
Os dois campos relevantes são Data de cobrança e Cobranças em lote.
Data de cobrança (para Monografias)
A não ser que você informe uma data própria, o sistema calculará a data de cobranças, quando o pedido for enviado, de acordo com o tipo de recebimento do material. O atraso será calculado de acordo com a definição no registro do fornecedor. Desde desse momento, o sistema continua a atualizar as datas de cobranças automaticamente se as cobranças dos pedidos estiverem sendo gerenciadas pela função "Enviar cobranças aos fornecedores" do Módulo de Serviços Web. Caso as cobranças do pedido sejam gerenciadas manualmente, com um clique no botão Nova da Lista de Cobranças, então a data de cobrança será atualizada somente se uma nova data for informada no Formulário de Cobranças.
Opção Cobranças em lote (para Pedidos de Monografia)
Caso você selecione a opção Cobranças em lote, o sistema vai enviar cobranças aos fornecedores quando o serviço Enviar pedidos aos fornecedores do Módulo de Serviços Web for executado. Caso você não selecione essa opção, então a única maneira de enviar uma cobrança aos fornecedores será com o uso do botão Nova da Lista de Cobranças.
8.1 COBRANÇAS EM LOTE
Caso a caixa Cobranças em lote seja marcada na guia Fornecedor do Formulário do Pedido, o sistema vai levar em conta o pedido quando o serviço "Enviar cobranças aos fornecedores" for executado. Quando esse serviço for executado, o sistema vai calcular a nova data de cobrança de acordo com o campo "Número de dias até próxima cobrança". A função cria um arquivo com as cartas no diretório ./print do servidor (claims.<no_processo>L, por exemplo: claims.0004L) e um arquivo com e-mails (claims.<no_processo>M, por exemplo: claims.0004M).Esses arquivos podem ser acessados via Gerenciador de Tarefas do Alephino. Você pode clicar no botão Imprimir para imprimir ou enviar as cartas por e-mail.
JOB 000004 CLAIM 2006/04/20 14:48:36 START
2006/04/20 14:48:36 POOL=B SUBLIB=ZB SELECT=20060520
2006/04/20 14:48:36 Data de cobrança: 20060520
2006/04/20 14:48:36 2 cartas criadas
2006/04/20 14:48:37 1 e-mails criados
JOB 000004 CLAIM 2006/04/20 14:48:37 END
Cobranças não serão criadas automaticamente para Pedidos em Aberto, mas um relatório baseado na data do pedido (Relatório de atrasos de pedidos em aberto, do Menu Aquisição do Módulo de Serviços Web). Com esse relatório, você pode enviar as cobranças manualmente para os pedidos em aberto (pelo Módulo de Aquisição).
Há também uma função para fascículos de Periódicos não recebidos (Módulo de Serviços / Menu Controle de Periódicos / Cobranças em lote). Os campos relevantes 1.Cobrança, 2.Cobrança, 3.Cobrança, Demais cobranças e Enviar cobranças Sim/Não estão no Registro da Assinatura.
8.2 COBRANÇAS MANUAIS
Para enviar cobranças individuais, selecione a função Cobranças da Guia de Pedidos. As cobranças enviadas anteriormente para o pedido serão listadas na Lista de Cobranças do painel superior:
Para enviar uma nova cobrança, na Lista de Cobranças, clique em Nova. Isso ativa o Formulário de Cobrança do painel inferior:
Esse formulário permite registrar uma cobrança para o pedido. Você também pode utilizar esse formulário para modificar ou exibir os detalhes de uma cobrança que foi registrada anteriormente.
Quando terminar o preenchimento do formulário, clique em Adicionar. Caso você esteja modificando uma cobrança já registrada, clique em Atualizar.
Descrição dos campos
Enviar cobrança
Selecione essa opção caso você queira enviar a cobrança (via e-mail ou carta). Você também pode usar esse campo para enviar novamente uma cobrança já enviada no passado. Não selecione essa opção caso você não queira atualizar uma cobrança sem enviá-la novamente.
Tipo de carta
Selecione um tipo de carta a partir do menu.
Data da cobrança
Informe a data em que será feita a cobrança. A data padrão é a data corrente.
Texto da cobrança
Informe qualquer comentário que deseja adicionar a sua cobrança.
Dara da resposta
Caso você tenha recebido uma resposta do fornecedor, informe a data da resposta.
Resposta do fornecedor
Informe o texto da resposta do fornecedor ou selecione um dos textos padrão disponíveis no menu.
Atualização autom. data esperada chegada
Esse campo é exibido somente para cobranças de pedidos de Monografia.
Caso você queira que a próxima data de cobrança seja calculada automaticamente (conforme definido no registro do fornecedor) selecione essa opção. Caso você não selecione essa opção, então o campo Data esperada chegada fica disponível para você atualizar a data de chegada esperada do pedido manualmente.
Data esperada chegada
Esse campo é exibido somente para cobranças de pedidos de Monografia.
Esse campo fica disponível somente quando a caixa Atualizar cobranças estiver selecionada. Essa data é usada pelo sistema quando as cobranças foram processadas automaticamente (lote). Caso a opção Atualização autom. data esperada de chegada seja selecionada, esse campo não pode ser editado e a data de chegada esperada será calculada pelo sistema com base nos campos Prazo de entrega do registro do fornecedor.