4 ORÇAMENTOS

Orçamentos são opcionais e são usados somente por clientes que desejam ter controle orçamentário de seus pedidos de aquisição (Módulo de Serviços Web / Serviços de Configuração / Configuração do Sistema - Parâmetro "verificar orçamentos").

Antes de iniciar a criação de pedidos, você precisa criar uma lista de orçamentos. Após ter criado um orçamento, ele poderá ser atribuído a um pedido (veja a seção Pedidos).

Esse capítulo inclui as seguintes seções:

5.0 LISTA DE ORÇAMENTOS

Selecione a função Orçamentos da guia de Administração. A Lista de Orçamentos será exibida no painel superior da função de Orçamentos.



Use a área de Filtro de orçamentos para localizar o orçamento desejado. A Lista de Orçamentos permite criar, duplicar ou excluir um novo orçamento. Para modificar um orçamento, selecione o orçamento apropriado e edite os campos desejados no Formulário do Orçamento que é exibido abaixo.

Quando você pesquisa a Lista de Orçamentos pelo Código, você também pode usar os filtros: Sub-biblioteca, Moeda. Status (Ativo/Não Ativo) e Ano. O filtro "Ver autorizados" não está implementado.

Os seguintes modos de busca estão disponíveis:

Busca por Lista
Você pode navegar pela Lista de Orçamentos e acessar um ponto específico da lista digitando uma parte do código do orçamento no espaço fornecido e clicando no botão OK para realizar a busca.

Busca por Palavras
A Busca por Palavras recupera orçamentos a partir das palavras-chave que você informou. Você pode truncar palavras com o uso do asterisco (*). Ele pode ser colocado à esquerda, ao centro ou à direita da palavra. Os seguintes campos serão usados pela busca de palavras: Nome, Nome externo e Departamento.

5.0.1 Botões da Lista de Orçamentos

Estão disponíveis nesta janela os seguintes botões:

Novo
Para acrescentar um novo orçamento à lista de orçamentos, clique em Novo. Será exibido o Formulário de Informações do Orçamento para ser preenchido.

Duplicar
Você pode adicionar um novo orçamento a partir da cópia dos detalhes de um orçamento existente e, então, editar o formulário que é exibido. Para isto, selecione o orçamento cujas informações deseja copiar e clique em Duplicar. Será exibido o Formulário de Informações do Orçamento para o novo orçamento que já estará com os campos preenchidos com as informações copiadas do orçamento selecionado. Você pode editar o formulário para que as informações estejam de acordo com o novo orçamento.

Excluir
Para excluir um orçamento da lista, o selecione e clique em Excluir. Caso o orçamento esteja vinculado a um pedido, ele não poderá ser excluído.

4.2 FORMULÁRIO DO ORÇAMENTO

Quando você clica em Novo ou Duplicar na Lista de Orçamentos, o painel inferior é ativado e o Formulário do Orçamento é exibido. O Formulário do Orçamento também permite atualizar os detalhes de um orçamento selecionado na Lista de Orçamentos.

O Formulário do Orçamento possui cinco partes. Quando você terminar o preenchimento das guias Info. do Orçamento 1 e Info. Orçamento 2, clique em Adicionar ou Atualizar.

4.2.1 INFO. ORÇAMENTO 1

Quando você clica na guia Info. Orçamento1, o seguinte formulário é exibido:



Data de criação
Essa é a data em que o registro foi criado. Ela é preenchida automaticamente pelo sistema.

Departamento
Opcional. Informe o departamento dentro da instituição a qual o orçamento está vinculado.

Nome externo
Opcional. Caso o orçamento faça parte de uma autoridade administrativa maior, informe o código dessa autoridade aqui.

Cód. do orçamento
Campo obrigatório. O código do orçamento é o identificador único pelo qual o sistema identifica o orçamento. Você pode informar até 50 caracteres alfanuméricos. O formato recomendado é código-ano, por exemplo, HISTORIA-2006.

Tipo do orçamento
Opcional. O tipo do orçamento é apenas uma informação complementar. Caso você não selecione um tipo de orçamento, o sistema seleciona automaticamente o primeiro tipo da lista como padrão. Alguns exemplos de orçamentos são:

Os orçamentos anuais deverão ser registrados como tipo "Regular". Orçamentos para coleções específicas, que estão disponíveis adicionalmente à coleção da biblioteca, podem ser classificados como do tipo "Interno", "Especial" ou de "Pesquisa". Orçamentos para coleções de permuta com outras bibliotecas são do tipo "Orçamento balanceado". Uma coleção separada pode ter orçamentos do tipo "BKB" para administrar as coleções que precisam ser encadernadas.

Nome
Opcional. Esse é o nome do orçamento. Você pode informar até 60 caracteres.

Válido de/Válido até
Informe as datas entre as quais pedidos podem ser feitos para o orçamento. Um pedido será "trancado" pelo sistema se ele for vinculado fora desse período válido.

Grupo do orçamento
Os campos "Grupo de orçamento" são usados para combinar diversos orçamentos em um grupo para produzir um relatório sobre os orçamentos. Selecione um grupo a partir do menu. Por exemplo, você pode desejar ter grupos separados para tipos de materiais, departamentos e cursos. Nesse caso, um orçamento específico pode pertencer a um Grupo de Periódicos, do Departamento de Biologia, ou ao Curso de Ciências.

Status orçamento
O Status do orçamento pode ser ativo (AC) ou não ativo (NA). Um pedido que for vinculado a um orçamento inativo ficará preso. Caso você não selecione um tipo de orçamento, será assumido o valor padrão - ativo (AC).

Nota 1-4
Cada nota pode ter até 100 caracteres.

4.2.2 INFO. ORÇAMENTO 2

Quando o funcionário clica na guia Info. Orçamento 2, o seguinte formulário é exibido:



Expressado como percentual
O campo "Expressado como percentual" trabalha junto com os campos "Empenho - pode ultrapassar até máx."e "Pagamento - pode ultrapassar até máx." que aparecem na parte inferior da janela. Caso você marque essa caixa, isso significa que o valor digitado nos campos "Empenho - pode ultrapassar até máx." e "Pagamento - pode ultrapassar até máx." serão considerados como um percentual do valor alocado no orçamento. Por exemplo, caso o valor alocado seja 10.000 e o campo "Empenho - pode ultrapassar até máx." estiver preenchido com 10, então o valor de empenho pode ultrapassar até 1000.

Limite mínimo empenho/despesa
Esse campo permite definir se o valor (ou percentual) registrado nos campos "Empenho - pode ultrapassar até máx." e "Pagamento - pode ultrapassar até máx." indicarão um valor Máximo ou Mínimo.
Exemplo:
Orçamento ART-2004 possui um saldo de 1000.
"Empenho - pode ultrapassar até máx." está com 20%.
A caixa "Limite mínimo de empenho/despesa" está selecionada.
O sistema vai permitir ao funcionário gastar apenas 800. Então, 20% da verba fica sempre disponível.
Caso a caixa não esteja marcada, então o sistema vai permitir ao funcionário empenhar até 1200.

Orçamento anual
Se você configurou o Código do Orçamento no formato código-ano (veja Informações - tela 1), e indicar que esse é um orçamento anual, então no final do ano do orçamento, a verba remanescente será transferida automaticamente para o orçamento do próximo ano. Observe que qualquer empenho e faturas não pagas serão transferidas para o novo ano (quando rodar o procedimento do Módulo de Serviços Web / Aquisição / Criar Orçamentos Anuais).

Empenho - pode ultrapassar máx
Esse é o valor/percentual máximo para o qual o orçamento pode ser empenhado, acima ou abaixo do valor do saldo do orçamento. Esse controle será feito no registro da fatura. O empenho pode ser calculado conforme a seguir:
Total de alocações – (faturas pagas + faturas não pagas + pedidos empenhados) = Empenho.
Faturas (ainda não pagas) são faturas com somente pagamentos parciais, que não estão canceladas (faturas canceladas não serão consideradas no Saldo do Orçamento).

Pagamento - pode ultrapassar máx
Esse é o valor/percentual máximo para o qual o orçamento pode ser utilizado para pagar pedidos, acima ou abaixo do valor do saldo do orçamento. Esse controle será feito no registro da fatura. Os gastos podem ser calculados conforme a seguir:
Total de alocações - (faturas pagas + não pagas) = Gastos.

4.2.3 GUIA SALDO

Quando você clica na guia Saldo, a seguinte janela é exibida:



Alocação inicial
Esse é o valor que foi alocado originalmente para o orçamento.

Alocações adicionais
Esse é o valor total de "Alocações regulares (ALC)" que foram feitas para esse orçamento.

Transferências anuais
Esse é o valor que restou no orçamento do ano anterior e que foi creditado ao orçamento desse ano.

Transferências entre orçamentos
Esse valor é a soma de todas as transferências recebidas menos as transferências enviadas.

Empenhos
Esses valores indicam os pedidos que não foram faturados por completo.

Faturas (ainda não pagas)
Esse valor representa quais faturas você recebeu mas que ainda não foram pagas.

Pagamentos (faturas pagas)
Esse valor representa as faturas que já foram pagas.

Saldo total de alocações
Esse valor indica a soma dos valores alocados acima.

Saldo atual
Quando o saldo é calculado, os empenhos não são subtraídos. A equação é:
Saldo disponível = total de valor alocado - (faturas pagas + não pagas)

Saldo disponível
Quando o saldo disponível é calculado, os empenhos não são subtraídos. A equação é:
Saldo líquido = total de valor alocado - (faturas pagas + faturas não pagas + empenhos)

4.2.4 GUIA TRANSAÇÕES

Quando você clica na guia Transações, a seguinte janela é exibida.



A guia Transações lista todas as transações do orçamento selecionado, indicando se eles são de Crédito (C) ou Débito (D). As transações podem ser filtrados pelo tipo de transação. Para exibir somente alguns tipos de transações, selecione os tipos de transações desejados.

Há seis tipos de transações:

A seguir estão os botões da guia Transações:

Filtrar
Para exibir somente os tipos de transações selecionados, selecione os tipos de transações e clique em Filtrar.

Alocar
Para alocar verbas ao orçamento clique em Alocar. Para maiores informações, veja Alocar Transações.

Imprimir
Para imprimir uma lista de transações, clique em Imprimir.

Transferir
Para transferir as verbas de um orçamento para outro, clique em Transferir. Para maiores informações, veja também Transferências entre Orçamentos.

4.2.5.0 Alocar Transações

Quando você clica em Alocar na guia Transações, a seguinte janela é exibida.



Essa janela permite alocar verbas ao orçamento. Quando você terminar o preenchimento dos campos, clique em OK.

Campos:

Data
O sistema preenche automaticamente a data atual; mas você pode modificar a data.

Inicial/Regular
Caso o valor seja a alocação inicial do orçamento (transação do tipo ILC), selecione Inicial. Caso o valor alocado seja uma alocação adicional do orçamento (transação do tipo ALC), selecione Regular. O padrão do sistema é Regular.

Moeda
Essa é a moeda da alocação.

Data da cotação
Essa é a data em que foi feita a cotação da moeda. O sistema preenche automaticamente a data atual, mas você pode modificar a data.

Valor
Esse é o valor que será creditado ou debitado ao orçamento.

Débito/Crédito
Esses campos indicam se o valor será deduzido ou adicionado ao saldo.

Nota
Você pode adicionar uma nota para a verba que está sendo alocada (com até 200 caracteres).

4.2.4.2 Transferências entre Orçamentos

Quando você clica no botão Transferir da guia Transações a seguinte janela é exibida:



Essa janela permite transferir os valores de um orçamento para outro. Para realizar uma transação de transferência de um orçamento para outro, informe o código de ambos os orçamentos no campo "Orçamento". O código do orçamento pode ser informado tanto pela seleção do código na lista ou pela digitação do código no campo e pressionando Enter. Somente se o código do orçamento for válido os detalhes serão exibidos. Caso contrário, uma mensagem de erro será exibida. Use as setas para transferir a verba indicada de um orçamento para outro. As duas setas de transferência ficam disponíveis quando ambos os orçamentos são válidos e a soma para transferência é maior que zero.

Clique na seta que aponta para a direita para transferir o valor do orçamento do lado esquerdo para o lado direito, e vice-versa. Você pode adicionar uma nota para a transação de transferência, digitando os dados no campo de Nota (com até 200 caracteres).

Você também pode acessar a janela Transferir orçamento com a função Transferência entre Orçamentos da guia de Administração.

4.2.5 GUIA SUB-BIBLIOTECAS



Essa guia é usada para atribuir sub-bibliotecas para um orçamento. Clique no nome da sub-biblioteca para permitir que o orçamento seja usado por essa unidade. Caso uma sub-biblioteca seja selecionada, somente pedidos dessa sub-biblioteca poderão usar verbas do orçamento.
Caso você não queira selecionar uma sub-biblioteca, todas as sub-bibliotecas poderão usar verbas desse orçamento.

4.3 PERMISSÕES DE ACESSO DE ORÇAMENTOS

As permissões de uso do orçamento são atribuídas aos funcionários pelo Módulo de Serviços Web / Serviços de Configuração.

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