Antes de executar qualquer função dentro da Administração do Alephino, por favor, selecione uma base de dados que será válida para os passos seguintes. A base de dados selecionada é exibida abaixo do título, no quadro esquerdo de sua tela.
O log contém um sumário de todos os procedimentos de administração realizados. Sempre serão exibidos os últimos 100 procedimentos. Ao executar essa função, a entrada mais recente - isto é, o último procedimento executado - aparecerá no topo do relatório.
A lista de logs contém as seguintes informações:
- número do procedimento
- designação do procedimento
- funcionário que realizou o procedimento
- erros ocorridos (código numérico)
- data e hora inicial do procedimento
- data e hora final do procedimento
Para visualizar um protocolo detalhado de um procedimento específico, memorize o número do procedimento e siga as instruções da função Visualizar protocolo.
Para os últimos 100 procedimentos de administração realizados existe um arquivo temporário de protocolo. Ao informar o número do procedimento e clicar no botão "iniciar", o conteúdo do arquivo do protocolo será exibido.
Você pode recuperar o número do procedimento através da função Visualizar log. O número de procedimento que aparece ao selecionar a função Visualizar protocolo é sempre o número relacionado ao último procedimento executado.
Com essa função você gera um relatório de itens para, por exemplo, manutenção de inventário.
Relatório geral de itens
Parâmetros:
critério de seleção (CCL)
Informe nesse campo a expressão de busca a ser utilizada para determinar os itens presentes no relatório. Todos os índices definidos para os registros de itens são válidos (veja o módulo de Pesquisa da GUI); a sintaxe é idêntica à utilizada pela função "Busca CCL".
status
You have the opportunity to select items to be added to the list because of their loan status:
"Not on loan" means, that an item
filtrar por
Selecione um filtro no menu caso você especificar as transações presentes no relatório. Informe o texto para ser aplicado com o filtro no campo de entrada de dados ao lado direito do menu. Você pode utilizar os seguintes critérios de filtro: número de inventário, localização, tipo de material, status do item, status de processamento do item, descrição. As opções de filtro são correspondentes aos campos do Formulário do Item disponível no módulo de Itens
ordenar por
Selecione a opção de ordenação para o relatório, clicando no menu disponível.
cabeçalho do relatório
O cabeçalho para o relatório pode ser informado sem restrições. Informe o texto desejado no campo determinado. Até 100 caracteres podem ser informados como cabeçalho do relatório.
formato do arquivo
Informe o formato desejado para a geração dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Relatório de itens faltantes
Esse relatório gera uma lista de todos os itens que foram marcados com o status "vm = Item faltante" (veja o formulário do item). Com esse relatório você pode verificar se os itens continuam desaparecidos ou se ja foram localizados pela biblioteca. Caso você decida remover determinados itens do acervo, você pode configura-los com o status de processamento "04 = será excluído". Então, você poderá excluir esses itens utilizando o procedimento em lote "Excluir itens". Saiba mais sobre como Excluir itens.
Para obter uma descrição dos parâmetros desse procedimento, veja a descrição acima.
Relatório de itens perdidos
Esse relatório gera uma lista de todos os itens que foram marcados com o status "lo = Perdido" (veja o formulário do item). Com esse relatório você pode verificar se os itens listados foram localizados pela biblioteca. Caso você decida remover determinados itens do acervo, você pode configura-los com o status de processamento "04 = será excluído". Então, você poderá excluir esses itens utilizando o procedimento em lote "Excluir itens". Saiba mais sobre como Excluir itens.
Para obter uma descrição dos parâmetros desse procedimento, veja a descrição acima.
Using this function you determine all loans that will exceeded their return date in a certain number of days.
Parâmetro:
Days until due date:
Enter the number of days until due date that will be used for generating the notifications.
Filter-Type:
Borrower status list:
Enter a list of borrower status values. Individual elements of the list have to be separated by commas.
status do usuário
sub-biblioteca
Enter a sublibrary code. Notifications will be generated only for borrowers belonging to that sublibrary.
Ao usar essa permite gerar cartas de cobranças a todos os empréstimos que ultrapassaram a data de devolução e cuja rotina de cobrança foi configurada no Alephino.
As seguintes ações serão disparadas:
A data atual será a data padrão da carta de cobrança; caso seja necessário, sobrescreva essa data. A mensagem final "Procedimento Concluído" confirmará que a função foi concluída com sucesso. Após o procedimento você pode visualizar o arquivo de log.
Ele apresenta os seguintes dados:
Sempre que você executar essa função, dois arquivos serão criados no diretório ../print do servidor Alephino. Um conterá as cobranças que serão enviadas pelo correio, o outro conterá as que serão enviadas por e-mail:
| reminder.<no.processo>L | Arquivo de cobranças para entrega postal |
| reminder.<no.processo>M | Arquivo de cobranças para envio por e-mail. |
Ambos os arquivos podem ser acessados pela Lista de arquivos, através do módulo Gerenciador de Tarefas do Alephino. Nele você poderá visualizar o nome do arquivo, a data e o horário em que foi executado o procedimento. Você poderá renomear, imprimir ou enviar por e-mail os arquivos. Você também pode transferir os arquivos do servidor para o seu computador local para que possa editá-los localmente.
Você não precisa excluir os arquivos antes de executar a função novamente, visto que um novo número será atribuído a cada novo procedimento.
O relatório de cobranças exibe uma lista de todos os empréstimos com datas de devolução vencidas e que já foram cobrados através de cartas/e-mails de cobrança. Isso significa uma lista com todos os empréstimos cujas datas de devolução estiverem vencidas e serão cobrados no futuro ou que já foram cobrados no passado.
Parâmetro:
período de atraso
Informe o número mínimo de dias para a data de vencimento da data de devolução. Exemplo: "1" significa que todos os materiais exibidos na lista tiveram a data de devolução ultrapassada em um ou mais dias.
filtrar por
Selecione um filtro no menu caso você especificar as transações presentes no relatório. Informe o texto para ser aplicado com o filtro no campo de entrada de dados ao lado direito do menu. Você pode usar os seguintes critérios para o filtro:
ordenar por
Selecione a opção de ordenação para o relatório, clicando no menu disponível.
This function is to create letters to inform the borrower that the last claim level has been reached and the library will address him by legal means.
Parâmetro
The actual date has been preset for "claim date" - you may overwrite this. The final "OK" indicates that the procedure has been finished successfully. Please take a look at the protocol entry. The protocol contains:
The result of this procedure can be found in file:
appeal.<job nr.>
situated in sublist ../print of the Alephino server. Using the Alephino 'Task Manager' - which is included in each Alephino GUI-client - you can view and also print the letters.
O relatório de multas fornece uma visão geral sobre todas as transações de cobrança de multa que foram cobradas em um período definido. O relatório contém as seguintes informações:
Parâmetros:
Data da multa de / até
Informe o período em que as multas foram cobradas. Esses campos são obrigatórios.
filtrar por
Selecione um filtro no menu caso você especificar as transações presentes no relatório. Informe o texto para ser aplicado com o filtro no campo de entrada de dados ao lado direito do menu. Você pode usar os seguintes critérios para o filtro:
ordenar por
Selecione a opção de ordenação para o relatório, clicando no menu disponível.
formato do arquivo
Informe o formato desejado para a geração dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). O relatório de pagamento fornece uma visão geral de todas as transações de caixa que foram pagas em um determinado período. O relatório contém as seguintes informações:
Parâmetros:
Pagamentos de / até
Informe o período em que as multas foram cobradas. Esses campos são obrigatórios.
filtrar por
Selecione um filtro no menu caso você especificar as transações presentes no relatório. O critério de filtro é o tipo de transação de caixa: somente transações de caixa de um tipo específico serão listadas. Selecione a opção de filtro desejada com o menu de seleção que está disponível.
ordenar por
Selecione a opção de ordenação para o relatório, clicando no menu disponível.
formato do arquivo
Informe o formato desejado para a geração dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função permite excluir os pedidos de reserva que possuem o status "pago" ou " abonado", removendo tais registros dos registros de transações de caixa dos usuários.
Você pode usar o número de dias desde o pagamento / abono como um critério de seleção.
Essa função fornece um relatório dos pedidos de reserva correntes e vencidos. Você poderá exibir e/ou imprimir os relatórios gerados.
Parâmetros:
Selecione a combinação desejada utilizando os menus pull-down na primeira linha. As combinações possíveis são:
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função exclui os registros de reservas que possuirem os status "título solicitado" ou "item disponível", quando eles estiverem vencidos.
Antes de excluir os registros, recomenda-se visualizar a lista de pedidos de reserva vencidos através da função "Relatório de pedidos de reservas". When deleting 'requests-provided' and if subsequent hold requests are present, letters and emails and also receipts will be created automatically.
This documents are stored in file:
reserved.[job nr.] in server directory ../print
Using the Alephino 'Job-manager' they can be printed out and / or sent by email.
Essa função permite criar cartas de devolução antecipada. Essas cartas serão enviadas para os usuários que emprestaram os items cujas devoluções foram antecipadas pela equipe da biblioteca. Devoluções antecipadas são definidas com o preenchimento do campo "Devolução antecipada (tipo)" no formulário de pedido de reserva (funciona somente com solicitações de itens selecionados).
Sempre que você executar essa função, dois arquivos serão criados no diretório ../print do servidor Alephino. Um arquivo contém as cartas de devolução antecipada para o envio pelo correio, o outro contém as cartas enviadas por e-mail:
| recall.<no.processo>L | Arquivo de devolução antecipada para envio pelo correio |
| recall.<no.processo>M | Arquivo de devolução antecipara para envio por e-mail. |
Ambos os arquivos podem ser acessados pela Lista de arquivos, através do módulo Gerenciador de Tarefas do Alephino. Nele você poderá visualizar o nome do arquivo, a data e o horário em que foi executado o procedimento. Você poderá renomear, imprimir ou enviar por e-mail os arquivos. Você também pode transferir os arquivos do servidor para o seu computador local para que possa editá-los localmente.
Você não precisa excluir os arquivos antes de executar a função novamente, visto que um novo número será atribuído a cada novo procedimento.