Ajuda para Serviços em Lote (versão 5.0)

Administração

Serviços

Relatórios definidos pelo usuário

Extras

Selecionar base de dados

Antes de executar qualquer função dentro da Administração do Alephino, por favor, selecione uma base de dados que será válida para os passos seguintes. A base de dados selecionada é exibida abaixo do título, no quadro esquerdo de sua tela.

Visualizar log

O log contém um sumário de todos os procedimentos de administração realizados. Sempre serão exibidos os últimos 100 procedimentos. Ao executar essa função, a entrada mais recente  - isto é, o último procedimento executado - aparecerá no topo do relatório.

O relatório contém as seguintes informações:

• - número do procedimento
• - designação do procedimento
• - funcionário que realizou o procedimento
• - erros ocorridos (código numérico)
• - data e hora inicial do procedimento
• - data e hora final do procedimento

Para visualizar um protocolo detalhado de um procedimento específico, memorize o número do procedimento e siga as instruções da função Visualizar protocolo.

Visualizar protocolo

Para os últimos 100 procedimentos de administração realizados existe um arquivo temporário de protocolo. Ao informar o número do procedimento e clicar no botão "iniciar", o conteúdo do arquivo do protocolo será exibido.
Você pode recuperar o número do procedimento através da função Visualizar log. O número de procedimento que aparece ao selecionar a função Visualizar protocolo é sempre o número relacionado ao último procedimento executado.

Modo de comando

This function allows you to manually run Batch jobs by entering the commands with their parameters and then clicking the button .

Most Batch jobs though have their own interface page through which they should be started. So the Batch Command function should only be used in case you want to use values or parameters which are not available via the interface.

If you need a description of specific Batch parameter, please contact alephino-support@exl.de.

Executar arquivo de lote

This function allows you to run a file with one or more Batch commands by entering the path of the file and then clicking the button .

An example where it was used, is the Update procedure from Alephino 2.0 to Alephino 2.2, where the circulation parameters were loaded into the database with a special Batch command "SETUP_IMP":

Command file parmload.cmd

SETUP_IMP DATA=../etc/opening.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/periods.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/permissions.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/limits.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/reminder.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/fines.cfg
SETUP_IMP DATA=../etc/sublib.cfg

perfis de

With this function you can retrieve records using the CCL as known from the expert search in the GUI Search module or Web OPAC.

You can search in all master files, including orders, invoices, budgets, vendors etc.

Parâmetros:

tabela de dados
Selecione o tipo dos registros para a sua busca no menu de seleção.

expressão de busca
Informe sua expressão de busca na linguagem comum de comando do Alephino (=Pesquisa CCL no OPAC)
Exemplo: tit=histor*

The search codes of the bibliographic data and the items are described in the help for the CCL search in the search tabs and in the OPAC.

The search code IDN (= Identfication number) is available in each master file.

In the administrative master files, the following search codes are available:

Filtrar registros

With this function, you can narrow down the results from your search by specifying a filter criterium. Enter the field number of the field that you want to filter by and the filter text. Only fields which belong to the master file where you did the search can be usedas filter.

Sintaxe: número do campo=texto do filtro

Example: 260$c = 2002 (for titles with publication year 2002 only)

Listar de resultados

With this function, you can view the results from your search in a list format.

With the buttons e you can browse in the list.

By entering a number and then clicking the button you can directly jump to the specified record in the list.

Display record

With that the results of the latest search request can be displayed in full format. For each record type at least the "Field format (Cataloging)" is available which represents the internal representation of that record. This is very useful even if this can't be displayed with the GUI.

To have a record from current set displayed enter the position number of that record and press .

Depending on the control tables further alternative full formats can be choosen from selection box. Alternatively you also can enter the name of the respective display format directly into the field on the right. In any case a confirmation by pressing the button is necessary.

In order to browse use buttons and .

If you want to enter a new record of the respective record type press button . With that you'll get a screen mask consisting of a single empty field.
Exception: The control tables does contain a format named "BRIEFCAT" assigned to that record type (master file) declaring a wider input screen.

By pressing button the currently displayed record will be pushed into the Web-based editor screen for processing.

Buscar por lista

With this function, you can access all indices except the virtual (family) indices from all master files, including orders, invoices, budgets, vendors etc.

The index codes (= search aspects) of the bibliographic data and the items are described in the help for the CCL search in the search tabs and in the OPAC.

For a description of the available search codes in the administrative master files, please see Search.

Parâmetros:

tabela de dados
Selecione o tipo dos registros para a sua busca no menu de seleção.

expressão de busca
Enter the index code and the starting text. Exemplo: tit=histor*

Tabelas Gerais: Serviço de Arquivos

O Alephino oferece a possibilidade de exibir e editar arquivos de configuração existentes no servidor pelo módulo de Serviços Web (se o tamanho do arquivo não ultrapassar os 20.000 caracteres). Essa função é utilizada para a editar de maneira mais confortável os arquivos de configuração do Alephino.

Utilizando o Serviço de Arquivos:

• O botão é utilizado para ler o arquivo cujo caminho e nome foram informadas no campo "caminho". Caso a seguinte mensagem:
  Arquivo grande demais - não pode ser processado !
  seja exibida na parte inferior da tela, isso significa que o limite de 20.000 mencionado foi ultrapassado.


• O botão é utilizado para enviar o arquivo editado na janela para o servidor, sobrescrevendo o arquivo anterior. Esse botão não é exibido quando o tamanho do arquivo ultrapassa os 20.000 caracteres. Caso o procedimento funcione corretamente, então o seguinte acontecerá no diretório backup do servidor:
  - uma cópia de backup do arquivo original é gerada.
  - uma cópia de backup do arquivo original na data em que foi feita a modificação é criada - o nome desse arquivo contém a data no formato AAMMDD como extensão do arquivo.
  A permissão de gravar arquivo no servidor é um pré-requisito para a ativação do arquivo de parâmetros. Caso contrário, a seguinte mensagem é exibida:
  

Criar relatório definido pelo usuário

Com essa função você pode criar qualquer tipo de relatório, por exemplo, se você precisar de opções para exibição, para a impressão, ou para a exibição em formato de tabela organizadas por você. Seus relatórios podem ser ordenados e filtrados por qualquer critério individual; o critério de recuperação é informado no formato da Linguagem Comum de Comandos do Alephino. Além disso, você determina o cabeçalho da lista.

Parâmetros

tabela de dados
Selecione o tipo dos registros para o seu relatório no menu de seleção.

critério de seleção (CCL)
Informe sua expressão de busca na linguagem comum de comando do Alephino (=Pesquisa CCL no OPAC)
Exemplo: tit=histor*

filtrar por
Opcional. Informe o número do campo que deve ser usado como opção de filtro e informe o texto para esse filtro. Use somente campos relacionados com o tipo de registro selecionado.
Sintaxe: número do campo=texto do filtro

ordenar por
Opcional. Informe o número do formato de ordenação a partir do arquivo ../etc/xxxsort.ext para determinar por quais campos a lista será ordenada. Somente use os formatos de ordenação relacionados com com o tipo de registro selecionado.

cabeçalho do relatório
Opcional. Informe o texto que deve ser utilizado como cabeçalho da lista.

formato do arquivo
Choose a print format which is valid for the selected type of records to determine the list preparation and contents.

formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:

• Tabela HTML:
  • Para exibição e impressão do relatório a partir do navegador de internet (para isso selecione )
  • Exportar para o MS-Excel usando o MS Internet Explorer (para isso selecione , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido).
  • Para processamento pelo Gerenciador de Tarefas do Alephino.


• XML (formato puro):
  Para processamentos adicionais, utilize programas externos.

arquivo de saída
Informe o nome e o caminho do arquivo de saída.

Enviar/Receber arquivo

O Alephino oferece a possibilidade de exibir e editar arquivos de configuração existentes no servidor pelo módulo de Serviços Web (se o tamanho do arquivo não ultrapassar os 20.000 caracteres). Essa função é utilizada para a editar de maneira mais confortável os arquivos de configuração do Alephino.

• O botão é utilizado para ler o arquivo cujo caminho e nome foram informadas no campo "caminho". Caso a seguinte mensagem:
  Arquivo grande demais - não pode ser processado !
  seja exibida na parte inferior da tela, isso significa que o limite de 20.000 mencionado foi ultrapassado.


• O botão é utilizado para enviar o arquivo editado na janela para o servidor, sobrescrevendo o arquivo anterior. Esse botão não é exibido quando o tamanho do arquivo ultrapassa os 20.000 caracteres. Caso o procedimento funcione corretamente, então o seguinte acontecerá no diretório backup do servidor:
  - uma cópia de backup do arquivo original é gerada.
  - uma cópia de backup do arquivo original na data em que foi feita a modificação é criada - o nome desse arquivo contém a data no formato AAMMDD como extensão do arquivo.
  A permissão de gravar arquivo no servidor é um pré-requisito para a ativação do arquivo de parâmetros. Caso contrário, a seguinte mensagem é exibida:
  

Send e-Mail from printfiles

The Alephino server creates files in sublist print containing letters to be printed out and/or sent via e-mail. By default these files will be processed using the "Task-Manager" which is a built-in function available with all GUI-applications. To be able to send e-mail from the GUI it expects a SMTP server in the local Windows network which allows dispatching of e-mail without any limitations.
Sometimes exactly this isn't allowed due to security reasons. In those cases normal Windows users can only deal with e-mail using the native e-mail client - MS Outlook for instance.
If the Alephino server is allowed to address a SMTP-server directly, as necessary for e-mail service of the Alephino Web-OPAC, this enabling is also portable to send e-mail from Alephino's printfiles.
In addition to Aleph(ino) GUI applications the server meets the so called SMTP-Auth protocol specification supporting an authentication check of the sending station.

Because Alephino printfiles may cover mixed contents, means printouts as well as e-mail, the list will only contain printfiles having at least one e-mail inside. The list is sorted by date/time in descending order.

• With the send-mail process starts immediately. The result will be recorded in the log as usual.
• Use to display the printfile in regular HTML-formatted way.
• With the actual printfile can be displayed as raw source code and - if it doesn't cover more than 50.000 characters - even be edited.


• After the e-mails have been sent successfully and the actual file will not contain further data destined to be printed, use to delete the file from server.

URL Checker

Use this tool for checking the validity and accessibility of URL-links that have been inserted into your Alephino database to address external documents. Particularly in the internet there is no guarantee that a URL pointing to a specific document remains valid or even accessible. Thus these URLs should be checked from time to time to ensure the consistency of the database.
It's a precondition that the URLs must use the HTTP protokoll to get access to documents in the local network or the internet. In other words: the check procedure only includes URLs beginning with "http://" - and will skip all the others that may be.

Please note that:
Because the check will be performed at the server, the results must not necessarily be valid for your local PC the same way. This depends on the configuration of the local network to which your workstation PC belongs to (proxy server, firewall rules etc.) whereas the Alephino server may run under different network related conditions.

Parameter:

Master file:
Choose a master file resp. record type. URL-links can be included in all bibliographic records, t.m. the title record as well as subjects, authorities and also items. In most cases only the title records will be linked to external documents.

External link type:
Actually we have 2 types of external links with Alephino:

• The "classical" hyper-link that will be performed by clicking the tagged object with the mouse.
• Embedded pictures that will be displayed with full record display in OPAC, i.e. book cover photos.

The representation of external links is controlled by format definition tables in Alephino (by tagging with EXTERNAL_LINK). The URL checker uses the following implicit rule to address the format: per master file the first display format in definition table that represents the record in full field format will be used - usually the standard display format in GUI search mode.

Wait time:
Enter here the maximum period of time (in seconds), that Alephino will wait per URL for server response. After time-out the URL will be marked as "not accessible".

Format type:
Enter the desired format of the summaries. Two different formats are available:

• HTML-Table:
  • For displaying and printing from a browser (For that please select )
  • Export to MS-Excel using MS Internet Explorer (For that please select , then click with the right mouse button on the HTML-list which is currently displayed and choose the desired option from context menu.)
  • For processing via the Alephino Task Manager.


• XML (Raw data):
  For further processing with external programs.

Results of an URL check

As a result you'll get a report in table form covering all the URLs that have been detected as faulty or not accessible. In addition to the URL the Alephino record identification number, the error code and more detailed informations depending on the error type will be listed.
Please find below a chart with all the error types that may occur:

Error type	Comment on error type
TOO LONG	URL longer than 1024 characters
INVALID PROTOCOL	Malformed URL
HOST_INVALID	Host address couldn't be determined
PORT_INVALID	Port number invalid or < 80
HOST NOT FOUND	Unknown host address
CONNECT FAILED	Server connection couldn't be established
TIME OUT	Time-out while waiting for readiness to send/receive
SEND FAILED	Error while sending request to the server
RECEIVE FAILED	Error while receiving reply from server
WRONG HEADER	Unexpected server reply - no http-header
HTTP STATUS	Status code according to HTTP protocol

Note:
URLs that have been listed with HTTP status codes 301 "Found" or 302 "Moved Permanently", may nevertheless be accessible with the browser. These are the statuses describing so called redirections to different URLs, and the browser will follow them automatically.
But taken the HTTP protocol description strictly, these are faulty URLs that needs to be updated to their actual address.

Browse printfiles

This function allows to browse, display and delete all formatted - means ready-to-print - reports, that have been created as result of Alephino batch jobs.
We've often the case that a report creation lasts longer so that a time-out will occur before regular reply of the server. Despite this the server action will be completed properly in background but the resulting report cannot be reached the simple way by clicking on .
In those cases you can expect to find the report the following way:
Take a look into the logbook using Show log in order to obtain the job-number of the interesting report-creating job and afterwards browse the printfiles looking for file with the same ending (always 4 numerics).

• With click on you'll get the file displayed in regular formatted way.
• Alternatively, using the file can be displayed as raw source text. If the files size doesn't exceed 50.000 characters, it also can be edited.
• If you want to delete a report file, simply click on .