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Antes de executar qualquer função dentro da Administração do Alephino, por favor, selecione uma base de dados que será válida para os passos seguintes. A base de dados selecionada é exibida abaixo do título, no quadro esquerdo de sua tela.
O log contém um sumário de todos os procedimentos de administração realizados. Sempre serão exibidos os últimos 100 procedimentos. Ao executar essa função, a entrada mais recente - isto é, o último procedimento executado - aparecerá no topo do relatório.
A lista de logs contém as seguintes informações:
- número do procedimento
- designação do procedimento
- funcionário que realizou o procedimento
- erros ocorridos (código numérico)
- data e hora inicial do procedimento
- data e hora final do procedimento
Para visualizar um protocolo detalhado de um procedimento específico, memorize o número do procedimento e siga as instruções da função Visualizar protocolo.
Para os últimos 100 procedimentos de administração realizados existe um arquivo temporário de protocolo. Ao informar o número do procedimento e clicar no botão "iniciar", o conteúdo do arquivo do protocolo será exibido.
Você pode recuperar o número do procedimento através da função Visualizar log. O número de procedimento que aparece ao selecionar a função Visualizar protocolo é sempre o número relacionado ao último procedimento executado.
Essa função cria relatórios para seus pedidos. O procedimento é semelhante à função "Índice de pedidos" do módulo de Aquisição. Você pode ordenar os relatórios por diversos aspectos e utilizar os filtros para refinar os resultados, caso você não queria exibir todos os pedidos. O índice de pedidios contém as seguintes informações:
Após gerar o relatório em formato de Tabela HTML, clique na opção "Vizualizar itens em lista de circulação" para exibir o relatório.
Parâmetros:
ordenar por
Você pode definir por quais campos o relatório pode ser ordenado. Após clicar no menu, as opções são exibidas. O conteúdo do campo ordenado é exibido na coluna "índice" do relatório.
filtrar por
Você tem diversas opções para filtrar o relatório. For some of the offered fields you may select the content from a drop-down menu. For the other fields you have to enter the desired filter text manually.
formato do arquivo
Informe o formato desejado para a geração dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Você pode gerar automaticamente os pedidos que serão enviados aos fornecedores. Todos os pedidos com o status "RSV" (Pronto para enviar ao fornecedor) e tipo de entrega "LI" (lista) serão afetados por esse procedimento e serão preparados para o envio aos fornecedores. Dependendo de como o fornecedor foi configurado, os pedidos serão criados no formato de carta ou de e-mail.are created as letter or as email.
Ao executar a função "Enviar pedidos aos fornecedores" as seguintes ações são realizadas:
Cada vez que for executada a função "Enviar pedidos aos fornecedores"dois arquivos são criados no diretório ../print do servidor Alephino. Um contém as cartas, o outro os e-mails:
| order.<no.processo>L | Arquivo de pedidos por cartas |
| order.<no.processo>M | Arquivo de pedidos por e-mail |
Ambos os arquivos podem ser acessados pela Lista de arquivos, através do módulo Gerenciador de Tarefas do Alephino. Nessa lista são exibidos a data e o horário em que foi executada a função. Você pode renomear, imprimir ou atualizar os arquivos. É possível transferir os arquivos do servidor para o seu micro, permitindo processa-los localmente.
Você não precisa excluir os arquivos já gerados pela função "Enviar pedidos aos fornecedores" pois os novos pedidos receberão nomes de acordo com as tarefas que os geraram.
Diversas opções de filtro estão disponíveis; assim você pode criar sub-conjuntos de pedidos, como por exemplo, criar um sub-conjunto de pedidos relacionados com um fornecedor específico. Dessa maneira, somente as cartas para os pedidos do fornecedor específico serão geradas no arquivo de cartas/e-mail. Filtre por tipo do pedido caso você queira gerar as cartas apenas para os pedidos do tipo monografia, periódico ou pedido em aberto; filtre por tipo de aquisição para gerar as cartas para pedidos de compra ou para pedidos em consignação.
A mensagem "Procedimento Concluído" indica que a função "Enviar pedidos aos fornecedores" foi realizada com sucesso. Após, visualize o protocolo do procedimento. Nesse protocolo o sistema exibe o número de cartas e e-mails gerados (para cada fornecedor uma carta/e-mail é gerado).
Com a função "Enviar cobranças aos fornecedores" você pode gerar cartas de cobranças ou e-mails para os pedidos que não foram entregues no tempo esperado.
Ao executar a função "Enviar cobranças aos fornecedores" as seguintes ações são executadas:
Cada vez que for executada a "Cobranças em lote" dois arquivos são criados no diretório ../print do servidor Alephino. Um contém as cartas, o outro os e-mails:
| claim.<no.processo>L | Arquivo de cobranças para o envio por cartas |
| claim.<no.processo>M | Arquivo de cobranças para envio por e-mail. |
Ambos os arquivos podem ser acessados pela Lista de arquivos, através do módulo Gerenciador de Tarefas do Alephino. Nessa lista são exibidos a data e o horário em que foi executada a função. Você pode renomear, imprimir ou atualizar os arquivos. É possível transferir os arquivos do servidor para o seu micro, permitindo processa-los localmente.
Você não precisa excluir os arquivos já gerados pela função Enviar cobranças ao fornecedor pois as novas cartas receberão nomes de acordo com as tarefas que os geraram.
A data corrente é a data padrão para a cobrança; você pode sobrescrever essa data se assim for desejado. Diversas opções de filtro estão disponíveis; assim você pode criar sub-conjuntos de pedidos, como por exemplo, criar um sub-conjunto de pedidos relacionados com um fornecedor específico. Dessa maneira, somente as cartas de cobrança para os pedidos do fornecedor específico serão geradas no arquivo de cartas/e-mail. Filtre por tipo do pedido caso você queira gerar as cartas apenas para os pedidos do tipo monografia, periódico ou pedido em aberto; filtre por tipo de aquisição para gerar as cartas para pedidos de compra ou para pedidos em consignação.
A mensagem "Procedimento Completado" indica que a função "Enviar cobranças aos fornecedores" foi realizada com sucesso. Após, visualize o protocolo do procedimento. Nesse protocolo o sistema exibe o número de cartas e e-mails gerados (para cada fornecedor uma carta/e-mail é gerado).
This function creates a list of standing orders for which volumes have not been received by the maximum number of arrival days set in the Max. Arrival Days field in the standing orders Order Form. This information may then be used to send claims to vendors. Claim letters may then be sent manually by using the Claim button in the Order List of Record window. Only orders with status "SV = sent to vendor" are checked.
The list can be filtered by sublibrary and by vendor.
After creating a list in output format "html table", click to view it.
Parâmetros:
formato do arquivo
Selecione o formato de saída do arquivo do seu relatório. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função gera uma lista de items que foram adquiridos pela biblioteca. Você pode filtrar ou ordenar a lista, como também pode criar um cabeçalho para o relatório personalizado.
A data de aquisição do item especifica quais items serão incluídos na listagem. O campo filtrar por permite limitar a lista de itens em função das opções disponíveis. Os itens que não forem compatíveis com suas opções de filtro não serão incluídos na lista.
O relatório de novas aquisições contém as seguintes informações:
Você pode ordenar o relatório de chegadas pela entrada principal, localização, número de inventário ou pela data de inventário. O conteúdo desses campos será exibido acima da informação bibliográfica caso a lista não seja ordenada por entrada principal.
Parâmetros:
Chegadas de / até
Informe o período de chegada desejado no formato AAAAMMDD.
Exemplo: 20020101 até 20020201.
Not in process
If this option is checked only those items will be listed that are not in process anymore.
filtrar por
O uso do filtro é opcional. Você pode utilizar um filtro para limitar a lista. Os filtros possíveis são: número de inventário, localização, tipo de material e status do item. Além disso, você precisa informar o texto que será utilizado para filtrar registros na opção selecionada.
Exemplo: Filtro= Tipo de material; Texto do filtro=005 (=CD-ROM).
Nesse exemplo, uma lista com os CD ROMs adquiridos será gerada.
ordenar por
Selecione o campo pelo qual a lista deva ser ordenada.
cabeçalho do relatório
Informe nesse campo o cabeçalho desejado para o relatório de entregas, por exemplo, "Aquisições da Biblioteca em Janeiro".
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função gera uma lista de items que foram adquiridos pela biblioteca. Você pode filtrar ou ordenar a lista, como também pode criar um cabeçalho para o relatório personalizado.
A data de aquisição do item especifica quais items serão incluídos na listagem. O campo filtrar por permite limitar a lista de itens em função das opções disponíveis. Os itens que não forem compatíveis com suas opções de filtro não serão incluídos na lista.
O relatório de patrimônio contém as seguintes informações:
Você pode ordenar o relatório de patrimônio pela localização, pelo número do inventário e pela data de inventário. Os conteúdos desses campos serão exibidos acima da informação bibliográfica de cada registro.
Parâmetros:
Chegadas de / até
Informe o período de chegada desejado no formato AAAAMMDD.
Exemplo: 20020101 até 20020201.
filtrar por
O uso do filtro é opcional. Você pode utilizar um filtro para limitar a lista. Os filtros disponíveis são: número de inventário, localização, tipo de material, status do item e status de processamento do item. Além disso, você precisa informar o texto que será utilizado para filtrar registros na opção selecionada.
Exemplo: Filtro= Tipo de material; Texto do filtro=005 (=CD-ROM).
ordenar por
Selecione o campo pelo qual a lista deva ser ordenada.
cabeçalho do relatório
Informe nesse campo o cabeçalho desejado para o relatório de entregas, por exemplo, "Aquisições da Biblioteca em Janeiro".
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função gera relatórios de fornecedores que são administrados pelo módulo de Aquisição do Alephino. O relatório contém as seguintes informações.
Se necessário, os relatórios podem ser ordenados e filtrados por diversas opções.
Após gerar o relatório em formato de Tabela HTML, clique na opção "Vizualizar itens em lista de circulação" para exibir o relatório.
Parâmetros:
ordenar por
Você pode ordenar a lista de fornecedores pelo código ou pelo nome do fornecedor. Ao clicar na seta as opções do menu drop-down são exibidas para você selecionar.
filtrar por
Para filtrar o relatório de fornecedores, clique na seta para selecionar a opção de filtro desejada no menu drop-down; informe em seguida o texto para ser aplicado ao filtro no campo à direita do menu.
Filtros disponíveis:
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). A função "Transferência de orçamento anual" automaticamente gera os novos orçamentos para um novo ano. Esses orçamentos são adaptados a partir dos orçamentos do ano anterior. Todos os orçamentos registrados como orçamentos anuais são atualizados com essa função.
Caso você queira utilizar essa função, o código do orçamento precisa estar no formato <nome><hífen><ano em quatro dígitos>, e.g.: HISTÓRIA-2002 ou MARKETING-2002. Os novos orçamentos são derivados dos antigos, trocando as informações relativas ao ano: HISTÓRIA-2003 ou MARKETING-2003.
Parâmetros:
ano (fonte)
Informe o ano dos orçamentos que serão derivados em novos orçamentos para o novo ano.
transferência de balanço disponível Y/N
You may define if the remaining funds of the previous year's budget should be transfered to the new budget or not.
Carryover encumbrances
You may define, if the order encumbrances of the previous year's budget should be transfered to the new budget or not.
aumento em %
Caso a alocação anual de verbas tenha sido definida para o orçamento, essa alocação também será válida para os novos orçamentos. Além disso, você pode indicar um aumento no valor a ser alocado, informando a porcentagem de aumento no campo "aumento em %". Informe apenas o número sem o sinal de porcentagem. Caso a alocação anual seja menor em relação ao ano anterior, informe um sinal de menos antes do número para indicar o percentual de redução da alocação.
A função relatório de orçamentos gera listagens que contém os balanços dos orçamentos do Alephino. Podem ser gerados relatórios separados ou relatórios acumulativos; esses também conhecidos como grupos incluem os orçamentos individuais e seus balanços filtrados por um aspecto selecionado. Os relatórios de orçamentos contém as seguintes informações:
Após gerar o relatório em formato de Tabela HTML, clique na opção "Vizualizar itens em lista de circulação" para exibir o relatório.
Parâmetros:
ordenar por
O relatório pode ser ordenado pelos campos do registro do orçamento do módulo de Aquisição.
filtrar por
Para restringir o relatório à orçamentos específicos, utilize as opções de filtro. As opções de filtro são os campos do registro do orçamento do módulo de Aquisição. Selecione a opção de filtro clicando na seta do meun drop-down e, em seguida, informe o texto que será aplicado com o filtro no campo à direita do menu. Caso a opção de filtro selecionada seja um campo definido por uma tabela (tipo do orçamento, grupo do orçamento, departamento, status do orçamento), você precisa informar o código no campo de texto. Observação: tipo do orçamento, grupo do orçamento e departamento são campos especificados pelo usuário; você configura os conteúdos que serão analizados posteriormente.
Exemplo:
Filtro: tipo do orçamento, texto: INT
Filtro: status do orçamento, texto: AC
Filtro: orçamento externo, texto: 2002
agrupamento:
A exibição do relatório do orçamento, caso você tenha selecionado um relatório acumulativo:
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função permite obter uma visão geral das moedas válidas e suas cotações correntes. Ao informar uma data específica você recuperará as cotações das moedas válidas para a data informada, caso as cotações tenham sido adicionadas no módulo de aquisição. Caso a cotação não tenha sido informada, traços serão exibidos no lugar da informação.
O relatório de moedas contém os seguintes dados:
Após gerar o relatório em formato de Tabela HTML, clique na opção "Vizualizar itens em lista de circulação" para exibir o relatório.
formato do arquivo
Informe o formato desejado dos relatórios. Estão disponíveis dois formatos diferentes:
) , então clique com o botão direito do mouse na lista HTML que é exibida e selecione a opção adequada do menu que é exibido). Essa função permite excluir todos os pedidos que possuem o status selecionado em seu registro.
Orders with invoices and orders with the status "CLS" for the current budget year plus the number of years given in "Latency" are preserved.
Antes de iniciar o procedimento de exclusão, você deve fazer um backup de seus dados através da opção "Salvar base de dados" presente nas opções de serviços de "Administração". Quando salvar a base de dados, certifique-se de deixar a caixa "Limpar log de transações" marcada para complementar a operação. Leia também o guia sobre Salvar base de dados.
Parâmetros
status do pedido
Choose here which orders you want to delete: cancelled orders, closed orders or both.
Latency:
Enter here the number of years you want orders with the status "CLS" zu be preserved. If you enter 0 years the orders for the current budget year will be prreserved, if you enter 1 year additionally the orders from the previous year will be preserved and so on.
Mode of operation:
Choose here the type of batch deletion that you want to run:
List file:
Specify here the path and name of the file that contains the list with the identification numbers of the records which should be deleted. If you leave the field empty, the path ../data/purgelist is used as default.
Detailed messages:
Activate this checkbox if you want a verbose protocol of the batch deletion.
Essa função permite excluir todos os orçamentos com status "NA = não ativo" e os orçamentos que estão vencidos, incluindo as transações associadas.
Orçamentos que possuem as características citadas mas que ainda são utilizados por pedidos com status "NEW" (novo), "RSV" (pronto para enviar ao fornecedor) ou "SV" (enviado ao fornecedor) são preservados.
Antes de iniciar o procedimento de exclusão, você deve fazer um backup de seus dados através da opção "Salvar base de dados" presente nas opções de serviços de "Administração". Quando salvar a base de dados, certifique-se de deixar a caixa "Limpar log de transações" marcada para complementar a operação. Leia também o guia sobre Salvar base de dados.
Parâmetros
condição do orçamento
Choose here which budgets you want to delete: Non-active budgets, expired budgets or both.
Mode of operation:
Choose here the type of batch deletion that you want to run:
List file:
Specify here the path and name of the file that contains the list with the identification numbers of the records which should be deleted. If you leave the field empty, the path ../data/purgelist is used as default.
Detailed messages:
Activate this checkbox if you want a verbose protocol of the batch deletion.
Essa função permite excluir todos os fornecedores com status "NA = não ativo", incluindo os respectivos endereços.
Fornecedores não ativos que estejam sendo utilizados por pedidos com status "NEW" (novo), "RSV" (pronto para enviar ao fornecedor) ou "SV" (enviado ao fornecedor) e fornecedores com faturas são preservados.
Antes de iniciar o procedimento de exclusão, você deve fazer um backup de seus dados através da opção "Salvar base de dados" presente nas opções de serviços de "Administração". Quando salvar a base de dados, certifique-se de deixar a caixa "Limpar log de transações" marcada para complementar a operação. Leia também o guia sobre Salvar base de dados.
Parâmetros
Mode of operation:
Choose here the type of batch deletion that you want to run:
List file:
Specify here the path and name of the file that contains the list with the identification numbers of the records which should be deleted. If you leave the field empty, the path ../data/purgelist is used as default.
Detailed messages:
Activate this checkbox if you want a verbose protocol of the batch deletion.
Essa função permite excluir todas as faturas com status "P = completa e paga", incluindo as respectivas faturas específicas.
Faturas do orçamento do ano corrente são preservadas.
Antes de iniciar o procedimento de exclusão, você deve fazer um backup de seus dados através da opção "Salvar base de dados" presente nas opções de serviços de "Administração". Quando salvar a base de dados, certifique-se de deixar a caixa "Limpar log de transações" marcada para complementar a operação. Leia também o guia sobre Salvar base de dados.
Parâmetros
Mode of operation:
Choose here the type of batch deletion that you want to run:
List file:
Specify here the path and name of the file that contains the list with the identification numbers of the records which should be deleted. If you leave the field empty, the path ../data/purgelist is used as default.
Detailed messages:
Activate this checkbox if you want a verbose protocol of the batch deletion.