1 ERWERBUNG ÜBERSICHT

Mit dem Erwerbungsmodul können Sie Lieferanten, Etats, Bestellungen und Rechnungen verwalten.

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

1.1 DAS ERWERBUNGSMODUL

Das Erwerbungsmodul bietet Ihnen einen leichten Zugriff auf alle Erwerbungsfunktionen. Lieferanten-, Etat-, Exemplar-, Bestell- und Rechnungsdaten sind miteinander verbunden und können ohne Modulwechsel und mit wenigen Mausklicks gefunden werden. Mehrere Rahmen mit Informationen zu den einzelnen Funktionen können gleichzeitig angezeigt werden.

Dies ist ein Beispiel eines Bildschirms im Erwerbungsmodul, der Bestelldaten anzeigt.



Die verschiedenen Elemente des Erwerbungsmoduls werden in den folgenden Abschnitten erklärt.

1.1.1 Symbol- und Menüleisten

Titelleiste
Die Titelleiste zeigt den Namen des Programms. Hier sehen Sie auch Statusmeldungen, die u.a. Datenbank- und Serverauswahl betreffen.



Menüleiste
Die Menüleiste ist wie bei anderen Programmen angelegt:



Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen des Menüs (zum Beispiel Bestellungen), um die zugehörigen Menüoptionen zu sehen.

Zeitschriftenleiste
Die Zeitschriftenleiste enthält kurze Informationen über den ausgewählten Zeitschriftentitel.



Um einen Zeitschriftensatz anzuzeigen, wählen Sie einen Parameter aus dem Menü auf der linken Seite. Beispiel: Titelstichwort. Geben Sie den zugehörigen Wert in das benachbarte Feld ein. Beispiel: Bibliotheksdienst. Klicken Sie auf , oder drücken Sie Enter.

Bestellleiste
Die Bestellleiste enthält kurze Informationen über den ausgewählten bestellten Titel.



Um einen Bestellsatz anzuzeigen, wählen Sie einen Parameter aus dem Menü auf der linken Seite. Beispiel: Bestellnummer. Geben Sie die Nummer in das benachbarte Feld ein und klicken Sie auf oder drücken Sie Enter.

Rechnungsleiste
Die Rechnungsleiste ermöglicht Ihnen das Auffinden oder Anlegen einer allgemeinen Rechnung sowie ihrer Einzelposten.



Geben Sie einen Lieferantencode ein, oder klicken Sie auf und wählen einen Lieferanten aus der Liste. Im benachbarten Feld wählen Sie eine Rechnungsnummer oder geben diese ein. Um eine neue Rechnung für den Lieferanten anzulegen, geben Sie eine noch nicht vorhandene Rechnungsnummer ein und klicken auf , oder drücken Enter.

1.1.2 Rahmen

Navigationsrahmen
Der Navigationsrahmen enthält die folgenden Elemente:

Haupt-Registerkarte
Das Erwerbungsmodul umfasst die folgenden sechs Hauptfunktionen: Diese Funktionen werden über die Haupt-Registerkarte im linken Rahmen angesteuert, wo jedes Symbol einer der genannten Funktionen zugeordnet ist.



Klicken Sie auf ein Symbol, um die entsprechende Benutzeroberfläche aufzurufen. Klicken Sie zum Beispiel auf das Bestellsymbol, um die Oberfläche für Bestellfunktionen zu öffnen.

Name  
Bestellung
Rechnung
Administration
Bestellindex
Zeitschriften
Recherche

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1.2 ARBEITEN OHNE MAUS

Sie können im Client über die folgenden Tastaturkürzel navigieren:

Shortcuts
 Aktion
TAB
 Geht zum nächsten Feld der Dialogbox
Shift+TAB
 Geht zum vorherigen Feld der Dialogbox
Strg+TAB
 Markiert den nächsten Rahmen im Uhrzeigersinn
Strg+Alt+TAB
 Springt vom unteren Rahmen zum ersten Feld der ersten Symbolleiste
Strg+1
 Markiert den linken Rahmen
Strg+2
 Markiert den rechten oberen Rahmen.
Strg+3
 Markiert den rechten unteren Rahmen.
Strg+4
 Markiert den linken unteren Rahmen (nur in der Katalogisierung verfügbar).
Strg+5
 Springt in das erste Feld der oberen Symbolleiste
Strg+6
 Springt in das zweite Feld der oberen Symbolleiste
Strg+7
 Springt in das dritte Feld der oberen Symbolleiste

Beachten Sie, dass ein roter Rand um den jeweils aktiven Rahmen angezeigt wird.

Shortcuts im Erwerbungsmodul
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die voreingestellten Funktionstasten. Ihr Systembibliothekar kann die Belegung der Funktionstasten ändern; in diesem Fall stimmt die Tabelle nicht mehr.

Funktion  
Registerkarte Administration F6
Registerkarte Bestellindex F7
Registerkarte Rechnungen F5
Registerkarte Bestellungen F2
Registerkarte Recherche F9
Registerkarte Zeitschriften F8


Die folgenden Shortcuts sind unveränderlich:

Funktion  
Drucken (in allen Listen) F11
Datum/Zeit zurücksetzen F12
Hilfe F1

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1.3 DER ERWERBUNGSPROZESS

Der Erwerbungsprozess umfasst die folgenden Schritte:
  1. Legen Sie einen Titelsatz im Katalogisierungsmodul an. Dieser Satz kann später noch geändert / vervollständigt werden.

  2. Geben Sie eine Bestellung auf, indem Sie das Bestellformular im Erwerbungsmodul ausfüllen. Die Bestellung wird an den Lieferanten gesendet; wenn Sie Etatkontrolle haben, wird der Etat entsprechend belastet.

  3. Erfassen der Rechnung. ALEPHINO unterscheidet zwischen einer Allgemeinen Rechnung und einem Einzelposten. Eine Allgemeine Rechnung umfasst mehrere Bestellungen; ein Einzelposten ist eine Rechnung für eine einzelne Bestellung (und normalerweise Teil einer Allgemeinen Rechnung). Wenn die Rechnung erfasst ist, werden die mit den Bestellungen verknüpften Etats belastet.

  4. Erfassen Sie den Eingang des Materials als vollständig oder unvollständig.

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1.4 BESTELLARTEN

Das Erwerbungsmodul kennt drei Bestellarten: Einzelbestellungen, Abonnements und Bestellungen zur Fortsetzung.

Eine Einzelbestellung ist für ein einzelnes Exemplar wie ein Buch oder ein komplettes mehrbändiges Werk, z.B. eine zwanzigbändige Enzyklopädie. Sie können eine Einzelbestellung auch für ein Heft einer Zeitschrift aufgeben, wenn das Heft z.B. verloren gegangen ist und Sie es nun ersetzen wollen.

Ein Abonnement ist für eine Publikation, die als fortlaufend nummerierte und auf unbestimmte Zeit fortgesetzte Reihe erscheint. Beispiele sind Zeitungen und Zeitschriften. Bei einem Abonnement sind die Anzahl der Hefte während des Abonnementzeitraums und der Preis im voraus bekannt.

Eine Bestellung zur Fortsetzung ist für eine Reihe von Monographien (z.B. "Große Künstler der Welt"). Sie bezieht sich auf Bände, die in Zukunft herausgegeben werden. Eine Bestellung zur Fortsetzung ist eine Bestellung mit offenem Enddatum. Weder die Anzahl der Bände noch der Preis sind für gewöhnlich im voraus bekannt.

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1.5 VORAUSSETZUNGEN

Bevor Sie Bestellungen aufgeben, müssen Sie zunächst:

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