4 ETATS

Etats sind eine optionale Funktion, die Sie verwenden können, wenn Sie eine Etatkontrolle wünschen (Web Service Modul / Menü Setup Services / Systemkonfiguration - Parameter "Etat prüfen").

Bei aktivierter Etatkontrolle muss vor dem Ausführen von Bestellungen zunächst eine Liste von Etats angelegt werden. Nach dem Anlegen eines Etats kann dieser mit einer Bestellung verknüpft werden (siehe Bestellungen).

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

5.0 ETATLISTE

Wählen Sie aus der Registerkarte Administration den Zweig Etats. Die Etatliste wird im oberen Rahmen angezeigt.



In der Etatliste können Sie Etats hinzufügen, duplizieren oder löschen. Um einen existierenden Etat zu ändern, markieren Sie ihn und bearbeiten die Felder im unten erscheinenden Etatformular.

Wenn Sie die Etatliste nach Codes durchblättern, können Sie auch die Filter verwenden, um Ihre Suche zu beschleunigen. Die verfügbaren Filter sind Zweigstelle, Status (Aktiv/Nicht aktiv) und Jahr. Der Filter "Nur Etats mit Zugriffsrecht" ist nicht implementiert.

Die folgenden Suchmodi sind verfügbar:

Indexliste
Sie können zu einem beliebigen Punkt der Liste springen, indem Sie den Anfang eines Etatcodes eingeben und auf Enter drücken oder auf den Button Suche klicken.

Stichwortsuche
Die Stichwortsuche findet Etats über eingegebene Stichwörter. Sie können Wörter trunkieren, indem Sie einen Stern (*) als Trunkierungszeichen eingeben. Auch Mittel- und Linkstrunkierung ist möglich. Die folgenden drei Felder werden nach Stichwörtern durchsucht: Name, Externer Etat und Abteilung.

5.0.1 BUTTONS DER ETATLISTE

Die folgenden Buttons sind in diesem Bildschirm verfügbar:

Neu
Um einen neuen Etat zur Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Das Etatformular wird im unteren Rahmen zum Ausfüllen angezeigt.

Duplizieren
Sie können einen neuen Etat hinzufügen, indem Sie die Daten eines existierenden Etats kopieren und anschließend bearbeiten. Hierzu markieren Sie den Etat, dessen Daten Sie kopieren möchten, und klicken auf Duplizieren. Das Etatformular wird mit den Daten des markierten Etats angezeigt. Sie können das Formular nun bearbeiten, so dass die Informationen dem neuen Etat entsprechen.

Löschen
Um einen Etat aus der Liste zu löschen, markieren Sie den Etat und klicken auf Löschen. Ein mit einer Bestellung verknüpfter Etat kann nicht gelöscht werden.

4.2 ETATFORMULAR

Wenn Sie in der Etatliste auf Neu oder Duplizieren klicken, wird der untere Rahmen aktiv und das Etatformular angezeigt. Im Etatformular können Sie auch Daten eines existierenden Etats, der in der Liste markiert ist, ändern.

Das Etatformular besteht aus fünf Registerkarten. Nach dem Ausfüllen der Registerkarten Etatdaten 1 und Etatdaten 2 klicken Sie auf Neu oder Ändern.

4.2.1 ETATDATEN 1

Wenn der Nutzer die Registerkarte Etatdaten 1 anklickt, wird das folgende Formular angezeigt:



Erfassungsdatum
Dies ist das Datum, an dem der Satz angelegt wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

Abteilung
Optional. Geben Sie hier die Abteilung an, zu der der Etat gehört.

Externer Etat
Optional. Wenn der Etat Teil einer größeren Einheit ist, geben Sie hier deren Etatcode ein.

Etatcode
Pflichtfeld. Der Etatcode ist ein eindeutiger Code, über den das System den Etat identifiziert. Sie können bis zu 50 alphanumerische Zeichen eingeben. Das empfohlene Format ist Code-Jahr, z.B. GESCHICHTE-2006.

Etattyp
Optional. Der Etattyp wird nur zur Information eingetragen. Wenn Sie keinen Etattyp auswählen, wird standardmäßig der erste in der Liste verwendet. Die verschiedenen Etattypen sind:

Ein Bibliotheksetat für Medien, der im nächsten Jahr auch wieder zur Verfügung steht, ist vom Typ "Regulär". Einmalige Etats, die zusätzlich zum Bibliotheksetat zur Verfügung stehen, können über den Typ "Intern", "Spezial" oder "Forschung" gruppiert werden. Ein Tauschetat (andere Bibliotheken) ist ein "bilanzierter Etat". Für die Buchbindersendungen kann ein separater Etat vom Typ "BKB" verwaltet werden.

Name
Optional. Geben Sie einen Namen für den Etat ein. Sie können bis zu 60 Zeichen eingeben.

Gültig ab / bis
Geben Sie den Zeitraum an, in dem Bestellungen für diesen Etat aufgegeben werden können. Eine Bestellung kann nicht mit einem Etat verknüpft werden, wenn sie außerhalb seines Gültigkeitszeitraums aufgegeben wird.

Etatgruppe
Etatgruppen werden verwendet, um mehrere einzelne Etats für einen Bericht zusammenzufassen. Wählen Sie eine Gruppe aus dem Menü. Sie können z.B. eigene Gruppen für die Materialarten, die Abteilungen und/oder die Fachbereiche anlegen. In diesem Fall kann ein bestimmter Etat zu einer Gruppe Zeitschriften, einer Gruppe Biologie und einer Gruppe Fachbereich Wissenschaft gehören.

Etatstatus
Der Etatstatus kann aktiv (AC) oder inaktiv (NA) sein. Eine Bestellung kann nicht mit einem inaktiven Etat verknüpft werden. Wenn Sie also beim Anlegen oder dem Versand einer Bestellung darauf hingewiesen werden möchten, dass der verwendetet Etat gesperrt ist, setzen Sie diesen in den Status "NA" = nicht aktiv. Erst, wenn Sie den Status wieder ändern, kann der Etat wieder belastet werden. Wenn Sie keinen Typ eintragen, wird als Standard AC (aktiv) genommen.

Notiz 1-4
Jede Notiz kann bis zu 100 Zeichen lang sein.

4.2.2 ETATDATEN 2

Wenn der Nutzer die Registerkarte Etatdaten 2 anklickt, wird das folgende Formular angezeigt:



Angabe in Prozent
Möchten Sie in den Feldern "Maximale Über-/Unterschreitung verplanter Mittel" und "Maximale Über-/Unterschreitung verfügbarer Mittel" keine absoluten Summen eintragen, können Sie dieses Feld aktivieren. Der Wert, den Sie dann die Felder unten schreiben, wird als Prozentangabe des Gesamtansatzes gewertet. Sollte Ihre Gesamtansatz z.B. 10.000 € betragen und Sie tragen in das Feld „Überschreitung verplanter Mittel“ 10 ein, dürfen Sie ihre verplanten Mittel um 1000 € überschreiten.

Nur 'Unter' verplant/verfügbar
Durch einen Haken an dieser Stelle können Sie kennzeichnen, dass Sie die Etatmittel nicht über- sondern unterschreiten wollen. D.h. die Summe, die in den Feldern "Maximale Über-/Unterschreitung verplanter Mittel" und "Maximale Über-/Unterschreitung verfügbarer Mittel" eingetragen wird, soll unterschritten werden.
Beispiel:
Etat ART-2004 hat eine Zuweisung 1000 €.
"Maximale Über-/Unterschreitung verplanter Mittel" ist 20%.
Die Checkbox "Nur ‚Unter’ verplant/verfügbar" ist aktiviert.
Dann kann von diesem Etat nur 800 € verplant werden, 20% bleiben unberührt.
Ist die Checkbox leer, dann kann von diesem Etat 1200 € verplant werden.

Jahresetat
Wenn Sie für den Etatcode das empfohlene Format Code-Jahr verwendet haben (siehe Etatdaten 1) und diese Checkbox markieren, dann können Sie am Ende des Etatjahres den Etat des Folgejahres automatisch anlegen und den alten Etat auf NA = nicht aktiv setzen. Der verbleibende Etatbetrag sowie Belastungen und unbezahlte Rechnungen können dabei zum Etat des Folgejahres übertragen werden (Web Service Modul / Menü Erwerbung / Funktion "Übernahme Jahresetats").

Max. Über/Unterschreitung verplanter Mittel
Hier können Sie eine absolute Summe oder den Prozentsatz eintragen, mit der/dem Sie Ihre verplanten Mittel überschreiten dürfen. Die Prüfung erfolgt beim Versenden der Bestellung. Die verplanten Mittel errechnen sich wie folgt:
Gesamter Ansatz – (bezahlte und unbezahlte Rechnungen + offene Bestellungen) = Verplante Mittel.
Offene Bestellungen sind Bestellungen ohne Rechnung bzw. nur mit Teilrechnung, die nicht storniert sind (stornierte Bestellungen werden in der Etatbilanz nicht berücksichtigt).

Max. Über/Unterschreitung verfügbarer Mittel
Hier können Sie eine absolute Summe eintragen oder den Prozentsatz, mit der/dem Sie Ihre verfügbaren Mittel überschreiten dürfen. Die Prüfung erfolgt beim Verbuchen der Rechnung. Die verfügbaren Mittel errechnen sich wie folgt:
Gesamter Ansatz - (bezahlte + unbezahlte Rechnungen) = verfügbare Mittel.

4.2.3 BILANZ

Die Etatinformationen sehen aus wie folgt:



Jährlicher Ansatz
Dies ist der Betrag, der dem Etat ursprünglich zugewiesen war.

Weitere Zuweisungen
Dies ist der Gesamtbetrag weiterer Zuweisungen für diesen Etat.

Übertrag
Dieser Betrag war vom Etat des Vorjahres übriggeblieben und wurde diesem Etat gutgeschrieben.

Transfer
Dies ist die Summe eingehender minus ausgehender Transfers.

Verplante Mittel
Dies sind Bestellungen, die noch nicht vollständig abgerechnet worden sind.

Offene Rechnungen
Dies sind Rechnungen, die Sie erhalten, aber noch nicht bezahlt haben.

Bezahlte Rechnungen
Dies sind Rechnungen, die bereits bezahlt worden sind.

Gesamtbilanz
Dies ist die Summe der oben genannten Beträge.

Aktuelle Bilanz
Wenn die Aktuelle Bilanz berechnet wird, werden die verplanten Mittel nicht abgezogen. Die Gleichung ist:
Aktuelle Bilanz = Gesamter Ansatz - (Bezahlte + Offene Rechnungen).

Verfügbare Mittel
Wenn die Verfügbaren Mittel berechnet werden, werden die verplanten Mittel abgezogen. Die Gleichung ist:
Verfügbare Mittel = Gesamter Ansatz - (Bezahlte + Offene Rechnungen + Bestellbelastungen).

4.2.4 VORGÄNGE

Die Registerkarte Vorgänge sieht aus wie folgt.



Die Vorgangsliste zeigt alle Transaktionen für den ausgewählten Etat und markiert sie als Soll oder Haben. Die Vorgangsliste kann nach dem Vorgangstyp gefiltert werden. Markieren Sie dazu die gewünschten Vorgangstypen.

Es gibt sechs Vorgangstypen:

Nachstehend sind die Buttons dieser Registerkarte erklärt:

Filter
Um nur Vorgänge eines bestimmten Typs zu sehen, markieren Sie die Checkbox des gewünschten Vorgangstyps und klicken auf Filter.

Zuweisen
Um einem Etat Gelder zuzuweisen, klicken Sie auf Zuweisen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Vorgangsformular.

Drucken
Um die Vorgangsliste zu drucken, klicken Sie auf Drucken.

Transfer
Um Gelder von einem Etat zu einem anderen zu verschieben, klicken Sie auf Transfer. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Etatmittel-Transfer.

4.2.5.0 VORGANGSFORMULAR

Wenn Sie in der Registerkarte Vorgänge auf Zuweisen klicken, wird das folgende Fenster angezeigt:



In diesem Formular weisen Sie einem Etat Mittel zu. Sobald Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK.

Felder:

Datum
Das System trägt automatisch das aktuelle Datum ein; bei Bedarf können Sie das Datum jedoch ändern.

Jährlich/Einmalig
Wenn der zugewiesene Betrag eine jährliche Zuweisung ist (Vorgangstyp ILC), klicken Sie auf Jährlich. Handelt es sich um eine einmalige oder zusätzliche Zuweisung (Vorgangstyp ALC), klicken Sie auf Einmalig. Der Standardwert ist Einmalig.

Währung
Dies ist die Währung der Zuweisung.

Kursdatum
Dies ist das Datum, an dem der Wechselkurs der Währung gültig war. Das System trägt automatisch das aktuelle Datum ein; bei Bedarf können Sie das Datum jedoch ändern.

Betrag
Dies ist der Betrag, der dem Etat gutgeschrieben oder mit dem er belastet wird.

Soll / Haben
Hier wird angezeigt, ob der Betrag subtrahiert oder addiert wird.

Notiz
Sie können eine Notiz aus bis zu 200 Zeichen hinzufügen.

4.2.4.2 ETATMITTEL-TRANSFER

Wenn Sie in der Registerkarte Vorgänge auf Transfer klicken, wird das folgende Fenster angezeigt:



In diesem Fenster können Sie Mittel von einem Etat zum anderen transferieren. Geben Sie dazu in die beiden Felder Etat die Codes beider Etats ein (d.h. des Etats, von dem Sie den Betrag transferieren, sowie des Etats, der das Ziel des Transfers ist). Der Etatcode kann durch Auswahl eines Etatcodes aus der Liste oder durch Eingeben und anschließendes Drücken von Enter eingetragen werden. Details werden nur angezeigt, wenn ein gültiger Etatcode eingegeben wurde. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Um den Transfer durchzuführen, verwenden Sie die Pfeil-Buttons. Die Pfeile sind nur aktiv, wenn beide Etats gültig sind und ein zu transferierender Betrag eingegeben wurde.

Klicken Sie auf den Rechtspfeil, um Mittel vom linken zum rechten Etat zu übertragen; nutzen Sie den Linkspfeil für die umgekehrte Richtung. Im Feld Notiz können Sie für das Protokoll eine Notiz von bis zu 200 Zeichen Länge eintragen.

An das Fenster Etatmittel-Transfer gelangen Sie auch über den Zweig Etat-Transfer in der Registerkarte Administration.

4.2.5 ZWEIGSTELLEN



Klicken Sie auf diese Registerkarte, um dem Etat eine oder mehrere spezifische Zweigstellen zuzuweisen. Später können Sie diesen Etat nur belasten, wenn die Etatzweigstelle der Bestellzweigstelle entspricht.
Wenn Sie keine Zweigstelle zuweisen, sind alle Zweigstellen dem Etat zugewiesen.

4.4 ETATBERECHTIGUNGEN

Die Berechtigungen für Etats können über die Benutzerverwaltung im Web Service Modul / Menü Setup Services eingestellt werden.

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