Bevor Sie eine Funktion der Alephino-Administration ausführen, wählen Sie bitte aus dem Auswahlmenü den Pool aus, für den die folgenden Schritte gelten sollen. Der aktuell eingestellte Pool wird Ihnen oberhalb des Menüs auf der linken Seite des Bildschirmes angezeigt.
Das Logbuch enthält einen Überblick
über alle ausgeführten Jobs innerhalb der Administration. Es
werden immer die letzten 100 Jobs mitgeführt. Bei Aufruf der Funktion
steht der neueste Eintrag, also der zuletzt ausgeführte Job, an oberster
Stelle der Liste.
Diese enthält folgende Angaben:
- Job-Nummer
- Job-Bezeichnung
- User, unter dem der Job ausgeführt
wurde
- ggf. aufgetretene Fehler (Code-Nummer)
- Datum und Uhrzeit Job-Start
- Datum und Uhrzeit Job-Ende
Zum Ansehen eines detaillierten Protokolls pro Job merken Sie sich die Job-Nummer und folgen Sie den Anweisungen für die Funktion Zeigen Protokoll.
Zu den letzten 100 ausgeführten Jobs
innerhalb der Administration existiert pro Job jeweils eine temporäre
Protokolldatei. Bei Eingabe der Job-Nummer und Betätigung des Buttons
"Start" wird Ihnen der Inhalt der Protokolldatei angezeigt.
Die Job-Nummer erfahren Sie über
die Funktion Zeigen Logbuch. Die voreingestellte Nummer
bezieht sich immer auf den zuletzt ausgeführten Job.
Innerhalb der Ausleihstatistik werden folgende Vorgänge gezählt
und ausgewertet:
Es können Tagesprofile, Monatsprofile und Jahresprofile erstellt werden.
Im Tagesprofil ist die kleinste ausgewertete Einheit die Stunde.
Im Monatsprofil ist die kleinste ausgewertete Einheit der Tag.
Im Jahresprofil ist die kleinste ausgewertete Einheit der Monat.
Parameter:
Wählen Sie den Tag / den Monat / das Jahr für die zu erstellenden Auswertungen aus.
Ausgabeformat
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Die Hitliste der Ausleihen enthält die am häufigsten ausgeliehenen Titel im ausgewerteten Jahr. Zusätzlich werden die Identnummern der Titel, die Gesamtanzahl der Exemplare und die Gesamtanzahl der Ausleihen aufgelistet.
Parameter:
Jahr
Geben Sie an, für welches Jahr die Hitliste erstellt werden soll.
Lassen Sie das Feld frei, wird das aktuelle Jahr ausgewertet.
Anz. Titel
Tragen Sie ein, wieviel Titel in der Hitliste berücksichtigt werden
sollen, d.h. wie umfangreich die Liste werden soll.
nur Bücher / nur Zeitschriften
Bestimmen Sie, auf welche Medienarten sich die Auswertung beziehen soll.
Zweigstelle
Falls Sie Alephino als Zweigstellensystem einsetzen, tragen Sie die
Zweigstelle ein, für die eine Hitliste erstellt werden soll.
Lassen Sie das Feld frei, wenn Sie eine zweigstellenunabhängige
Auswertung wünschen.
Ausgabeformat
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Mit dieser Funktion können Sie die Ausleihzahlen einzelner Medien ermitteln. Die Titel recherchieren Sie über die gestellte Suchanfrage (Parameter "Abfrage").
Parameter:
Jahr
Geben Sie an, für welches Jahr die Ausleihzähler ausgewertet werden
sollen. Lassen Sie das Feld frei, wird das aktuelle Jahr ausgewertet.
Anz. Titel
Geben Sie an, wieviele Titel die Liste maximal enthalten soll.
Abfrage
Stellen Sie hier die Suchanfrage für die Titel, deren Ausleihzähler
Sie ermitteln wollen. Die Suchanfrage muss in der Alephino-Kommandosprache
(=Expertenmodus) gestellt werden.
Zweigstelle
Geben Sie an, für welche Zweigstelle die Auswertung gelten soll. Haben
Sie kein Zweigstellensystem, so tragen Sie hier den Wert "ZB" ein.
Ausgabeformat
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Die Benutzerstatistik bietet die Erstellung von Listen zu Bestands- und Bewegungsdaten bezogen auf die registrierten Leser Ihrer Bibliothek.
Die Aufbereitung der Ergebnisse kann nach folgenden Kriterien der Benutzersätze stattfinden:
Folgende Daten werden in der Benutzerstatistik gezählt und ausgewertet:
Die Spalte Anzahl zählt den aktuellen Stand der Benutzer. Die statistische Auswertung erfolgt für den angegeben Zeitraum.
Parameter:
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertun
gen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Die Bestandsstatistik bietet die Erstellung von Listen zu Bestands- und Bewegungsdaten bezogen auf die bibliographischen Datensätze (Titel und Exemplare) Ihrer Bibliothek.
Die Aufbereitung der Ergebnisse kann nach folgenden Kriterien der bibliographischen Daten erfolgen:
Folgende Daten werden in der Bestandsstatistik gezählt und ausgewertet:
Die Spalte Anzahl zählt den aktuellen Stand der Medien. Die statistische Auswertung erfolgt für den angegeben Zeitraum.
Parameter:
Wählen Sie den Monat / das Jahr für die zu erstellenden Auswertungen aus.
nur Bücher / nur Zeitschriften
Bestimmen Sie, welche Medienarten in Ihrer Bestandsstatistik
berücksichtigt werden sollen:
Setzen Sie keine Markierung, wenn Sie eine Gesamtauswertung erstellen möchten. Die Tabelle enthät in diesem Fall zwei Blöcke; der obere bezieht sich auf die Zeitschriften, der untere auf die anderen Medien.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertun
gen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Auszuwertende Länge:
Für die Auswertungsarten nach Statistikgruppen und Notationen kann
zusätzlich die Länge des Auswertungsschlüssels angegeben werden.
Dieser definiert, wieviele aufeinanderfolgende Stellen der Feldinhalte in den
o.g. Eingabefeldern für die Auswertungen berücksichtigt werden sollen. Die Kriterien und Ergebniszahlen werden entsprechend der angegebenen Länge zusammengestellt.
Die eingetragene Länge ist ein Maximalwert; d.h. dass bei der Eingabe einer dreistelligen Länge auch ein- und zweistellige Angaben berücksichtigt werden. Der Eintrag im Eingabefenster muss als Zahl erfolgen, z.B. 2,3,4.
Die Statistik nach Erwerbungsarten enthält Zugangszahlen und Ausgaben für im Auswertejahr erworbene Exemplare. Die Aufbereitung der Ergebnisse erfolgt nach den Erwerbungsarten Kauf, Tausch, Pflicht, Geschenk. Zugänge und Ausgaben anderer Erwerbungsarten werden zusammenfassend in der Zeile "Andere" dargestellt.
Der Auswertezeitraum kann individuell eingetragen werden (Form JJJJMMTT); bleibt er frei, so gilt das aktuelle Jahr.
Die Statistik nach Erwerbungsarten enthät folgende Informationen:
Parameter:
Auswertezeitraum von/bis
Geben Sie an, für welchen Zeitraum Zugänge und Ausgaben gezählt
werden sollen. Lassen Sie das Feld frei, wenn das gesamte Jahr ausgewertet
werden soll.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Hierbei handelt es sich um eine Auswertung der Zugänge und Ausgaben der Bibliothek gruppiert nach Fächern = Statistikgruppen der DBS.
Die Auswertung enthält folgende Informationen:
Parameter:
Auswertezeitraum von/bis
Geben Sie an, für welchen Zeitraum Zugänge und Ausgaben gezählt
werden sollen. Lassen Sie das Feld frei, wenn das gesamte Jahr ausgewertet
werden soll.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Die benutzerdefinierten Statistikauswertungen bieten die Möglichkeit, Bestandsstatistiken nach beliebigen Feldern oder Vorgangsstatistiken (z.B. Ausleihen, Vormerkungen) nach auszuwählenden Satzarten zu erstellen.
Es ist hiermit z.B. möglich, den Bestand nach Signaturen auflisten oder eine Ausleihstatistik nach Themenkreisen erstellen zu lassen.
Die Generierung muss hierfür nicht geändert werden!
Parameter:
Stammdatei:
Wählen Sie hier die Stammdatei aus, deren Sätze als Grundlage der
Auswertung dienen sollen.
Kriterium:
Geben Sie hier die Nummer des Feldes oder Unterfeldes an, dass als Kriterium
einer Bestandsstatistik dienen soll.
Beachten Sie, dass die benutzerdefinierte Auswertung entweder Bestands- oder Vorgangszahlen ermittelt -
entsprechend kann entweder das Feld "Kriterium" oder das Feld
"Zählernummern" belegt werden.
Auszuwertende Länge:
Für die Auswertungsarten nach Statistikgruppen und Notationen kann
zusätzlich die Länge des Auswertungsschlüssels angegeben werden.
Dieser definiert, wieviele aufeinanderfolgende Stellen der Feldinhalte in den
o.g. Eingabefeldern für die Auswertungen berücksichtigt werden sollen.
Die Kriterien und Ergebniszahlen werden entsprechend der angegebenen Länge
zusammengestellt.
Die eingetragene Länge ist ein Maximalwert; d.h. dass bei der Eingabe einer
dreistelligen Länge auch ein- und zweistellige Angaben berücksichtigt
werden. Der Eintrag im Eingabefenster muss als Zahl erfolgen, z.B. 2,3,4.
Zählernummern:
Geben Sie hier die Zählernummer des Vorgangs ein, zu dem die Auswertung
erstellt werden soll.
Die Zähler zu Vorgängen der Statistik (z.B. Ausleihen, Verlängerungen, Vormerkungen) sind in der Alephino-Generierung festgelegt:
| Ausleihen | 15 | Verlängerungen | 31 |
| Vormerkungen | 41 |
| Rückgaben | 39 |
| Mahnungen | 40 |
Format Eintragszeile / Format Summenzeile:
Hiermit sind die in der Generierung festgelegten Formate zur Aufbereitung der
der Zeilen für die Auswertung gemeint. Sollten Sie kein spezielles Format
definiert haben, welches für die Auswertung verwendet werden soll,
ändern Sie die Standardeinträge nicht:
| Format Eintragszeile | STATREP |
| Format Summenzeile | STATRSUM |
Auswertezeitraum:
Hier kann eine frei definierte Zeitspanne eingetragen werden, für die die
Auswertungen gelten sollen.
Ausgabedatei:
Hier kann der Pfad und Name der zu erzeugenden Auswertedatei angegeben werden.
Standardmässig heisst diese Statistic.[Job-Nummer] und wird in das
Verzeichnis
../print geschrieben.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertungen
ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Der benutzerdefinierte Report bietet die Möglichkeit, Auswertungen pro Stammdatei in Form einer Matrix nach beliebigen Feldern zu erstellen.
Die Generierung muss hierfür nicht geändert werden!
Parameter:
Stammdatei:
Wählen Sie hier die Stammdatei aus, deren Sätze als Grundlage der
Auswertung dienen sollen.
Zweigstelle:
Sollen nur Sätze einer bestimmten Zweigstelle berücksichtigt werden,
tragen Sie diese hier ein.
Überschrift:
Geben Sie hier die individuelle Überschrift Ihres Reports an.
Kriterium Zeile:
Geben Sie hier die Nummer des Feldes oder Unterfeldes an, dass als
Schlüssel für die Horizontale der Auswertematrix dienen soll.
Auszuwertende Länge:
Für die Gruppierung des Zeilen-Schlüssels kann zusätzlich
die maximal zu berücksichtigende Länge angegeben werden.
Beispiel: Das Feld 003 (Korrekturdatum) soll als Zeilen-Kriterium verwendet
werden. Um eine Auswertung nach Monaten zu erhalten, geben Sie
'Auszuwertende Länge' mit 6 an. Bei einem Datum der Form JJJJMMTT
würden folglich die Tageszahlen ignoriert.
Kriterium Spalte:
Geben Sie hier die Nummer des Feldes oder Unterfeldes an, dass als
Schlüssel für die Vertikale der Auswertematrix dienen soll.
Ausgabedatei:
Hier kann der Pfad und Name der zu erzeugenden Auswertedatei angegeben werden.
Standardmässig heisst diese Report.[Job-Nummer] und wird in das
Verzeichnis
../print geschrieben.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertungen
ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Haben Sie für Ihre Auswertung das Format "HTML-Tabelle"
ausgewählt, kann diese mittels
angesehen und ausgedruckt werden.