Bevor Sie eine Funktion der Alephino-Administration ausführen, wählen Sie bitte aus dem Auswahlmenü den Pool aus, für den die folgenden Schritte gelten sollen. Der aktuell eingestellte Pool wird Ihnen oberhalb des Menüs auf der linken Seite des Bildschirmes angezeigt.
Das Logbuch enthält einen Überblick
über alle ausgeführten Jobs innerhalb der Administration. Es
werden immer die letzten 100 Jobs mitgeführt. Bei Aufruf der Funktion
steht der neueste Eintrag, also der zuletzt ausgeführte Job, an oberster
Stelle der Liste.
Diese enthält folgende Angaben:
- Job-Nummer
- Job-Bezeichnung
- User, unter dem der Job ausgeführt
wurde
- ggf. aufgetretene Fehler (Code-Nummer)
- Datum und Uhrzeit Job-Start
- Datum und Uhrzeit Job-Ende
Zum Ansehen eines detaillierten Protokolls pro Job merken Sie sich die Job-Nummer und folgen Sie den Anweisungen für die Funktion Zeigen Protokoll.
Zu den letzten 100 ausgeführten Jobs
innerhalb der Administration existiert pro Job jeweils eine temporäre
Protokolldatei. Bei Eingabe der Job-Nummer und Betätigung des Buttons
"Start" wird Ihnen der Inhalt der Protokolldatei angezeigt.
Die Job-Nummer erfahren Sie über
die Funktion Zeigen Logbuch. Die voreingestellte Nummer
bezieht sich immer auf den zuletzt ausgeführten Job.
Mit dieser Funktion erstellen Sie Übersichtslisten der Abonnements, die Sie in Alephino verwalten. Die allgemeine Liste enthält folgende Angaben:
Parameter:
Filtern nach
Es stehen Ihnen diverse Filtermöglichkeiten zur Verfügung;
wählen Sie von diesen beliebig viele aus. In die freien Eingabefelder
wird der Filtertext eingetragen, z.B. Gültig von 20030101.
Sortieren nach
Sie können bestimmen, nach welchem der angebotenen Kriterien Sie die
Liste sortieren möchten. Die Auswahlliste öffnet sich, wenn Sie
auf den Pfeil klicken.
Überschrift
Optional. Bestimmen Sie die Überschrift der Liste.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.
Dieser Funktion nutzen Sie zur Erstellung einer Übersicht
von Abonnements, die verlängert werden müssen. Für
das Verlängerungsdatum (s. Bestellsatz) muss ein Zeitraum
angegeben werden; eine Eingabe wie "von 20021201 bis 20030201"
führt zu einer Ergebnisliste, die alle Abonnements enthält,
deren Verlängerungsdatum innerhalb des angegebenen Bereiches
liegt, also Abonnements, die im Dezember, Januar oder Februar
verlängert werden müssen.
Die Liste enthält folgende Angaben:
Sortieren nach
Sie können bestimmen, nach welchem der angebotenen Kriterien Sie die
Liste sortieren möchten. Die Auswahlliste öffnet sich, wenn Sie
auf den Pfeil klicken.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.
Diese Funktion dient zur Erstellung von Mahnschreiben an den Lieferanten, sofern Exemplare von Zeitschriftenheften nicht zum erwarteten Termin eingetroffen sind.
Über den Batch-Mahnlauf werden die Exemplare derjenigen Abonnements erfasst, für die "Mahnungen verschicken" im Satz gekennzeichnet wurde. Im Abosatz werden zudem vier Mahnfristen in Tagen angegeben, die für alle Exemplare dieses Abonnements gleichermaßen gelten.
Die zu den Abonnements angelegten Exemplarsätze enthalten aufgrund der definierten Erscheinungsweise ein "Erwartet zum"-Datum. Dieses Datum zusammen mit Mahnfrist 1 bildet die Berechnungsgrundlage für das erste Mahndatum. Falls das Exemplar bis zum Erreichen des Mahndatums nicht eingetroffen ist (Eingangsdatum steht immer noch auf 00.00.0000), wird es vom Mahnlauf erfasst, sofern die Mahnfrist in Tagen erreicht oder überschritten wurde. Wenn das Exemplar das erste Mal gemahnt wird, wird das nächste Mahndatum aufgrund der Frist, die für die 2. Mahnung im Abosatz eingetragen wurde, ausgerechnet usw.
Pro Mahnlauf werden max. zwei Dateien im Verzeichnis ../print des Alephino-Servers erzeugt. Die eine enhält die Mahnbriefe für den Postversand, die andere für den EMail-Versand:
| claimser.<Jobnr.>L | Mahndatei für Briefe |
| claimser.<Jobnr.>M | Mahndatei für EMails |
Beide Dateien finden Sie in der Dateiliste, die Sie über den Alephino
'Task-Manager' aufrufen. Hier werden Ihnen der Dateiname, das Datum und die
Uhrzeit des Jobs angezeigt. Von dort aus können Sie die Dateien
umbenennen,
direkt drucken oder als EMails versenden. Die Dateien können auch
zunächst vom Server auf Ihren Client (=lokal) übertragen und von
dort aus weiterverarbeitet werden.
Die Dateien müssen nicht vor dem nächsten Mahnlauf
gelöscht werden, da dieser eine andere Jobnummer bekommt.
Im Fenster ist das aktuelle Datum als Mahndatum voreingestellt; bei bei Bedarf kann ein früheres Datum eingetragen werden. s werden Ihnen zudem verschiedene Filterkriterien angeboten; das bedeutet, Sie können Teilmengen aller zu berücksichtigenden Bestellungen bilden, indem Sie z.B. einen Lieferantencode eintragen. Damit erstellen Sie z.B. lediglich die Mahnungen für einen bestimmten Lieferanten. Filtern Sie über die Bestellnummer, wenn Sie nur Mahnungen zu einem bestimmten Abonnement erhalten wollen.
Die Abschlussmeldung "Auftrag wurde ausgeführt" zeigt Ihnen an, dass der Mahnlauf erfolgreich abgeschlossen wurde. Sehen Sie sich im Anschluss die Protokolldatei an. Sie zeigt Ihnen, wieviele verschiedene Briefe und Emails erstellt wurden (pro Lieferant wird ein Brief/eine Email erstellt).
Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Übersichtsliste über alle in Alephino verwalteten Umlauflisten von Zeitschriftenheften. Die Liste enthält folgende Angaben:
Die Übersicht kann durch verschiedene Filter eingeschränkt werden, z.B. über den Umlaufleiter. Die Identnummer des Benutzers, der als Umlaufleiter eingetragen wurde, wird dazu in das freie Eingabefeld geschrieben - das Ergebnis ist eine Liste aller Umläufe, in denen der Benutzer als Umlaufleiter eingetragen ist. Zudem können Sie über den Status des Umlaufes (s.o.) filtern, oder auswählen, ob Sie eine Übersichtsliste der kontrollierten (=mit Zeitschriftenausleihe) oder unkontrollierten (=ohne Zeitschriftenausleihe) erhalten wollen.
Sortieren nach
Sie können bestimmen, nach welchem der angebotenen Kriterien Sie die
Liste sortieren möchten. Die Auswahlliste öffnet sich, wenn Sie
auf den Pfeil klicken.
Überschrift
Optional. Bestimmen Sie die Überschrift der Liste.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.
Diese Funktion dient zur Erstellung einer Liste derjenigen Exemplare von Zeitschriftenheften, die sich zur Zeit in einem Umlauf befinden. Es werden sowohl unkontrollierte, als auch kontrollierte Umläufe berücksichtigt. Die Liste enthält folgende Angaben:
Sortieren nach
Sie können bestimmen, nach welchem der angebotenen Kriterien Sie die
Liste sortieren möchten. Die Auswahlliste öffnet sich, wenn Sie
auf den Pfeil klicken.
Überschrift
Optional. Bestimmen Sie die Überschrift der Liste.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.
Diese Funktion dient zur Erstellung einer Liste mit einer Übersicht aller Umläufe, in denen ein bestimmter Benutzer als Teilnehmer eingetragen ist. Dieser Benutzer wird in das erste freie Eingabefeld eingetragen (wählen Sie zuvor aus, ob Sie den Benutzernamen, die ID oder den Barcode des Benutzers eingeben).
Sortieren nach
Sie können bestimmen, nach welchem der angebotenen Kriterien Sie die
Liste sortieren möchten. Die Auswahlliste öffnet sich, wenn Sie
auf den Pfeil klicken.
Überschrift
Optional. Bestimmen Sie die Überschrift der Liste.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.
Diese Funktion dient zum Ersetzen eines Umlaufteilnehmers durch einen anderen, sofern der Umlaufteilnehmer als Benutzer/Mitarbeiter ausscheidet. Geben Sie dazu den zu ersetzenden Umlaufteilnehmer im Feld "Teilnehmer (alt)" ein, den neuen Umlaufteilnehmer im Feld "Teilnehmer (neu)". Wählen Sie vorher aus, ob Sie die Benutzer anhand ihres Namens, ihrer Identnummer oder ihres Barcodes identifizieren.
Die Abschlussmeldung "Auftrag wurde ausgeführt" zeigt Ihnen an, dass der Mahnlauf erfolgreich abgeschlossen wurde. Sehen Sie sich im Anschluss die Protokolldatei an.
Mit dieser Funktion erstellen Sie Listen der Zeitschriften, die bereit zum Binden sind.
Pro Zeitschriften-Titel wird eine separater Bericht erstellt. Im Kopf befinden sich
Angaben zum Titel, Jahrgang, ISSN ...
Es folgt jeweils eine Tabelle der bindereifen Exemplare, gruppiert nach Jahrgang/Band.
Bindereife Zeitschriften werden nach folgenden Kriterien selektiert:
Parameter:
Filtern nach
Sie können hiermit den Umfang der Listen auf eine bestimmte Zweigstelle und/oder
einen bestimmten Zeitschriften-Jahrgang beschränken.
Ausgabeformat:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten
Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:
)
,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte
HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü
"nach Microsoft Excel exportieren")
Wenn Sie eine Liste als HTML-Tabelle zur Browseransicht erstellt haben,
kann diese mit angesehen werden.