Batch-Dienste Release 5.0 - Hilfe

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Pool wählen

Bevor Sie eine Funktion der Alephino-Administration ausführen, wählen Sie bitte aus dem Auswahlmenü die Datenbank aus, für die folgende Schritte gelten sollen. Die aktuell eingestellte Datenbank wird Ihnen oberhalb des Menüs auf der linken Seite des Bildschirmes angezeigt.

Zeigen Logbuch

Das Logbuch enthält einen Überblick über alle ausgeführten Jobs innerhalb der Administration. Es werden immer die letzten 100 Jobs mitgeführt. Bei Aufruf der Funktionsteht der neueste Eintrag, also der zuletzt ausgeführte Job, an oberster Stelle der Liste.

Diese enthält folgende Angaben:

- Job-Nummer
- Job-Bezeichnung
- User, unter dem der Job ausgeführt wurde
- ggf. aufgetretene Fehler (Code-Nummer)
- Datum und Uhrzeit Job-Start
- Datum und Uhrzeit Job-Ende

Zum Ansehen eines detaillierten Protokolls pro Job merken Sie sich die Job-Nummer und folgen Sie den Anweisungen für die Funktion Zeigen Protokoll.

Zeigen Protokoll

Zu den letzten 100 ausgeführten Jobs innerhalb der Administration existiert pro Job jeweils eine temporäre Protokolldatei. Bei Eingabe der Job-Nummer und anschliessender Betätigung des Buttons wird Ihnen der Inhalt der Protokolldatei angezeigt.

Die Job-Nummer erfahren Sie über die Funktion Zeigen Logbuch. Die voreingestellte Nummer bezieht sich immer auf den zuletzt ausgeführten Job.

Batch Kommando

Mit dieser Funktion können Batchjobs manuell, durch Eingabe der Kommandos mit den zugehörigen Parametern und anschliessender Betätigung des Buttons ausgeführt werden.

Zu den meisten Batchjobs gibt es jedoch eine Funktion im Web Service Modul und der Job sollte normalerweise über die entsprechende Seite gestartet werden.

Das manuelle Ausführen eines Batchjobs ist nur sinnvoll, wenn dabei Werte oder Parameter verwendet werden sollen, die in der Seite nicht verfügbar sind.

Für eine Beschreibung einzelner Batch-Parameter wenden Sie sich bei Bedarf bitte an alephino-support@exlibrisgroup.com.

Ausführen Batch

Mit dieser Funktion kann eine Datei, die ein oder mehrere Batch-Kommandos enthält, durch Eingabe des Dateipfades und anschliessender Betätigung des Buttons ausgeführt werden.

Senden/Empfangen Dateien

Alephino bietet die Möglichkeit, beliebige auf dem Server befindliche Textdateien über das Administrations-Programm im Browser zu betrachten und - sofern die Größe der betreffenden Datei 50.000 Zeichen nicht überschreitet - auch zu bearbeiten. Diese Fähigkeit wird zur Bearbeitung ausgewählter Tabellen-Dateien genutzt, die somit komfortabel über das Setup-Menü erreichbar sind.

Die Web-Seiten des OPAC dürfen hierüber auf keinen Fall bearbeitet werden, da die Platzhalter in den Seiten beim Senden der Datei umgesetzt werden und in den OPAC-Seiten danach nicht mehr als Platzhalter funktionieren!

Bedienung:

• Mit lesen Sie eine im Feld "Dateiname" angegebene Datei ein. Erscheint dabei am unteren Bildrand die Meldung:
  Datei zu groß - Bearbeiten nicht möglich
  übersteigt deren Größe, wie bereits erwähnt, die Grenze von 50.000 Zeichen.
• Mit wird die Datei mit dem aktuellen Bearbeitungsstand auf dem Server überschrieben. Dieser Button erscheint nicht, wenn die Dateigröße beim Einlesen 50.000 Zeichen überstieg. War das Schreiben der Datei erfolgreich, wird auf dem Server im Verzeichnis backup:
  • eine Sicherungskopie des vorherigen Zustandes der Datei erzeugt.
  • eine Sicherungskopie des Ausgangszustandes am betreffenden Tage erzeugt, die als Namens-Anhang das aktuelle Datum in der Form JJMMTT erhält.
    Voraussetzung für das Aktivieren der Tabellendatei auf dem Server ist, daß der Benutzer das Recht besitzt, diese zu (über-)schreiben. Anderenfalls erscheint die Fehlermeldung:
    

Suchanfrage

Mit dieser Funktion können Sätze in der Alephino Kommandosprache recherchiert werden.

Dabei kann in allen Stammdateien, einschliesslich Bestellungen, Rechnungen, Etats, Lieferanten usw., gesucht werden.

Parameter:

Stammdatei
Wählen Sie hier die Art der Sätze für die Suchanfrage aus.

Abfrage
Stellen Sie hier die Suchanfrage in der Alephino Kommandosprache (=Expertenmodus im OPAC)
Beispiel: tit=geschicht*

Die Suchaspekte der bibliographischen Daten und der Exemplare sind in der Hilfe zur Expertensuche in der Dienstrecherche und im Web OPAC beschrieben.

Der Suchaspekt IDN (= Identnummer) ist in jeder Stammdatei verfügbar.

Folgend eine Beschreibung der verfügbaren Suchaspekte in den administrativen Stammdateien:

Filtern Ergebnisse

Mit dieser Funktion können Sie die Treffermenge Ihrer Suchanfrage durch Eingabe eines Filterkriteriums eingrenzen. Geben Sie die Feldnummer des Feldes, welches als Filterkriterium dienen soll, und den Filtertext an. Es können nur Felder als Filter dienen, die zu der Stammdatei gehören, in der die Suchanfrage durchgeführt wurde.

Syntax: Feldnummer = Filtertext

Beispiel: 425 = 2002 (für Titel: nur Erscheinungsjahr 2002)

Listen Ergebnisse

Mit dieser Funktion können Sie die Ergebnisse Ihrer Suchanfrage dann in einem Listenformat anzeigen.

Mit den Buttons und können Sie in der Liste blättern.

Durch Eingabe einer Nummer und anschliessener Betätigung des Buttons können Sie direkt an die gewünschte Stelle in der Liste springen.

Anzeige Sätze

Mit dieser Funktion können Sie die Ergebnisse Ihrer Suchanfrage in einem Vollformat anzeigen. Für die Vollanzeige ist in allen Stammdateien das Feldformat immer verfügbar. Dies kann sehr nützlich sein, um die interne Repräsentation der Daten zu prüfen, die im GUI nicht dargestellt werden.

Durch Eingabe einer Nummer und anschliessender Betätigung des Buttons können Sie den gewünschten Satz direkt in die Vollanzeige bringen.

Sind für die Stammdatei noch weitere Vollformate (neben dem Feldformat TREEINFO) definiert, so werden diese in der Auswahlliste zu dem Parameter "Format" aufgeführt. Sie können auch direkt ein Format eingeben. Die Auswahl muss in beiden Fällen mit dem Button bestätigt werden.

Mit den Buttons und können Sie zwischen den Sätzen blättern.

Eine Bearbeitungs-Maske für einen neuen Datensatz der aktuellen Stammdatei erhalten Sie mit . Normalerweise besteht diese Maske zunächst aus einem leeren Feld.
Ausnahme: Für die betreffende Satzart (Stammdatei) existiert ein Format mit Namen "BRIEFCAT".

Mit dem Button wird der aktuelle Datensatz in den Bearbeitungsmodus (Editor) geladen.

Bearbeiten Datensatz - Web-basierter Editor

Da die Alephino-Datenbank grundsätzlich keinen Unterschied zwischen bibliographischen (Titel, Autoren, Körperschaften, Schlagworte...) und Verwaltungsdaten (Benutzer, Lieferanten, Ausleihen, Bestellungen...) kennt, können mit dieser Funktion Datensätze aller in Alephino definierten Stammdateien unmittelbar bearbeitet (editiert) werden.

Somit ist der Web-basierte Editor ein mächtiges, jedoch durchaus problematisches Werkzeug:

• Im Unterschied zum Katalog-Modul ist die Kenntnis der zugrundeliegenden Satzstrukturen notwendig, da es weder - sprachspezifische - Langnamen zu den verwendeten Feldern und Subfeldern noch eine kontext- bzw. feldbezogene Hilfefunktion gibt.
• Besondere Sorgfalt ist bei der Bearbeitung von Verwaltungsdaten notwendig, da der Zusammenhang verschiedener miteinander in Beziehung stehender Sätze nicht zwangsläufig anhand deren Struktur erkennbar ist, sondern vielmehr die exakte Kenntnis der Anwendungslogik erfordert.

Die Bedienung hingegen ist recht simpel.

Ein Feld besteht zunächst formal aus - von links nach rechts:

• Dem 3-stelligen Feldnamen, der aus Großbuchstaben und Ziffern bestehen muss.
• 2 Indikatoren (jeweils 1-stellig)
• Optional: einer beliebigen Anzahl von Sub-Feldern, deren Name jeweils aus einem Buchstaben oder einer Ziffer besteht.

Diese allgemeine Beschreibung sagt nichts darüber aus, welche Feldnamen, Unterfelder und Indikatoren für die aktuell bearbeitete Satzart gültig sind und welche Bedeutung ihnen zukommt.

Rechts neben einem Feld stehen jeweils die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
= Neues Feld unter dem aktuellen einfügen = Feld entfernen

Hinter einem Subfeld zusätzlich:
= Neues Subfeld unter dem aktuellen einfügen = Subfeld entfernen

In einem Arbeitsschritt kann jeweils lediglich ein Feld bzw. Subfeld hinzugefügt werden.
Erfassungsmaske für neues Feld:

Das Eingabefeld hinter dem Dollarzeichen erlaubt die Angabe eines Subfeldes; für Felder ohne Subfeld bleibt es leer.

Die Bedeutung der Schaltflächen in der Fußzeile bedarf keiner weiteren Erläuterung:


("Speichern" und "Satz löschen" stehen bei Neuerfassung eines Datensatzes nicht zur Verfügung.)

• Beim Speichern eines Datensatzes findet eine Formalprüfung gegen die Generierung der betreffenden Satzart statt. Hierbei wird geprüft, ob die angegebenen Felder, Unterfelder und Indikatoren zulässig sind.
• Sind für die betreffende Satzart skriptgesteuerte Prüfroutinen definiert - dies ist für alle bibliographischen Sätze der Fall - werden diese inhaltlichen Prüfungen beim Speichern ausgeführt.
• Erfüllt der Datensatz die Prüfbedingung der Formal- oder Skript-Prüfung nicht, wird dessen Speicherung mit einer dem entsprechenden Feld zugeordneten Fehlermeldung abgewiesen.
• Ist der Fehler einem bestimmten Feld zuordenbar, erscheint die Fehlermeldung unter dem betreffenden Feld, anderenfalls im Fuß des Satzes.
• Das Löschen eines Datensatzes ist nur dann zulässig, wenn keine Verweise auf den zu löschenden Satz mehr existieren. Anderenfalls erscheint die Fehlermeldung "Löschung nicht erlaubt: Abhängige Sätze !"

Anzeigen Index

Mit dieser Funktion können Sie direkt in jeden definierten Index in jeder Stammdatei, einschliesslich Bestellungen, Rechnungen, Etats, Lieferanten usw., einsteigen.

Die Indices (= Suchaspekte) der bibliographischen Daten und der Exemplare sind in der Hilfe zur Expertensuche in der Dienstrecherche und im Web OPAC beschrieben.
Eine Beschreibung der verfügbaren Indices in den administrativen Stammdateien finden Sie unter Suchanfrage.

Parameter:

Stammdatei
Wählen Sie hier die Art der Sätze für den Indexeinstieg aus.

Abfrage
Geben Sie den Indexcode und den Einstiegspunkt an. Beispiel: tit=geschicht*

Erzeugen einer benutzerdefinierten Liste

Mit dieser Funktion können Sie jegliche Arten von Listen erstellen, z.B. wenn Sie eine Möglichkeiten brauchen, von Ihnen neu gestaltete Listen oder Tabellen in Alephino anzuzeigen und auszudrucken. Ihre Listen können Sie nach beliebigen Kriterien sortieren und filtern lassen; die Retrievalanfrage wird als Auswahlkriterium eingetragen. Sie bestimmen außerdem die Überschrift der Liste.

Parameter:

Stammdatei:
Wählen Sie hier die Art der Sätze für die Liste aus.

Auswahlkriterium:
Stellen Sie hier die Suchanfrage in der Alephino Kommandosprache (=Expertenmodus im OPAC)
Beispiel: tit=geschicht*

Filtern nach:
Optional. Geben Sie hier die Feldnummer des Feldes, welches als Filterkriterium dienen soll, und den Filtertext an. Es können nur Felder als Filter dienen, die zu der ausgewählten Stammdatei gehören (s.o.).
Syntax: Feldnummer = Filtertext>
Beispiel: 425 = 2002 (für Titel: nur Erscheinungsjahr 2002)

Sortieren nach:
Optional. Geben Sie hier den Namen des Sortierformates aus ../etc/mabsort.ext an und bestimmen damit, nach welchem Feld die Liste sortiert werden soll. Es können nur Sortierformate angegeben werden, die sich die zuvor ausgewählten Stammdatei beziehen.

Überschrift:
Optional. Geben Sie den gewünschten Text ein, der als Überschrift Ihrer Liste dienen soll.

Ausgabeformat:
Wählen Sie hier den Namen eines für die betreffende Satzart gültigen Druckformates aus und bestimmen Sie damit Aufbereitung bzw. Inhalt der Liste.

Formattyp:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:

• HTML-Tabelle:
  • Zur Anzeige und zum Ausdruck mittels Browser (Wählen Sie hierzu )
  • Zum Export in MS-Excel mit MS Internet Explorer (Wählen Sie hierzu , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü "nach Microsoft Excel exportieren")
  • zur Weiterverarbeitung mittels Alephino 'Job-Manager'


• XML (Rohdaten):
  Zur Weiterverarbeitung mit Fremdprogrammen

Ausgabedatei:
Bestimmen Sie den Pfad und Namen der Listendatei. Bleibt das Feld leer, vergibt Alephino automatisch einen Dateinamen.

Senden e-Mail aus Druckdateien

Der Alephino-Server erzeugt in seinem Unterverzeichnis print Dateien, die komplett formatierte Ausdrucke oder e-Mails enthalten. Diese werden im Normalfalle mittels des in jeder GUI-Anwendung enthaltenen Task-Managers gedruckt bzw. versendet. Dieses setzt jedoch voraus, dass der Versand von e-Mails über einen vom Windows-PC erreichbaren SMTP-Server erlaubt sein muss.
Gelegentlich ist das Senden nicht authentifizierter e-Mail aus dem Windows-Netzwerk nicht zugelassen, um Mißbrauch durch die Weiterleitung von Massen-Sendungen zu Werbezwecken (Spam) auszuschließen. Ist hingegen der Mail-Versand vom Alephino-Server aus erlaubt, z.B. als Service für OPAC-Nutzer, kann das Verfahren auch zum Senden von Benachrichtigungen aus den Alephino-Druckdateien (Mahnungen, Vormerkungen etc.) genutzt werden.
Im Unterschied zu den Aleph(ino) GUI Anwendungen unterstützt der Alephino-Server zusätzlich das sog. SMTP-Auth Protokoll zur Authentizitätsprüfung des Senders.

Da Alephino-Druckdateien gemischte Inhalte haben, d.h. sowohl zum Drucken als auch e-Mail-Versand bestimmte Ausgaben enthalten können, erscheinen in dieser Liste nur solche Dateien aus dem Druck-Verzeichnis, die mindestens eine e-Mail enthalten. Die Dateien in der Liste sind absteigend nach Datum und Zeit sortiert.

• Mit wird das Senden der in der betreffenden Datei enthaltenen e-Mails unmittelbar gestartet. Der Erfolg dieser Verarbeitung wird im Logbuch verzeichnet.


• Mit erhält man eine formatierte, d.h. HTML-Darstellung der Druckdatei.
• Die Druckdatei kann mit im Quelltext angesehen und, falls diese nicht mehr als 50.000 Zeichen umfaßt, auch bearbeitet werden.


• Nach erfolgreichem Senden und falls die betreffende Datei keine weiteren, zum Ausdrucken bestimmten Daten enthält, kann diese mit gelöscht werden.

URL-Links prüfen

Mit dieser Funktion können Sie Gültigkeit und Erreichbarkeit von Verknüpfungen aus Ihrer Alephino-Datenbank zu externen Dokumenten testen. Da es insbesondere im Internet keinerlei Gewähr für die dauerhafte Gültigkeit einer Adresse (URL) gibt, ist deren regelmäßige Prüfung ein wertvolles Hilfsmittel zur Pflege Ihrer Alephino-Datenbank. Voraussetzung hierfür ist, dass die zu testenden Dokumente über das HTTP-Protokoll im Intra- und/oder Internet adressiert werden. Mit anderen Worten: Die Prüfung erfaßt nur URLs, die mit "http://" beginnen.

Bitte beachten Sie:
Da der Test auf dem Alephino-Server ausgeführt wird, sind dessen Ergebnisse nicht unbedingt auch für Ihren Arbeitsplatzrechner gültig. Hierbei spielen Faktoren wie die Konfiguration Ihres lokalen Netzes bzw. Ihres PC (Proxy, Firewall-Rules etc.) eine Rolle, die sich zum Server unterscheiden können.

Parameter:

Stammdatei:
Wählen Sie hier die Art der Sätze für den Test aus. URL-Links können grundsätzlich in allen bibliographischen Daten enthalten sein, werden zumeist jedoch in der Titeldatei benutzt.

Typ des externen Links:
Derzeit gibt es in Alephino 2 Typen externer URL-Verknüpfungen:

• Den "klassischen" Hyper-Link, der durch Mausklick auf das entsprechende Objekt ausgelöst wird.
• In die Anzeige eines Satzes eingebettete Bilder, z.B. für Fotos des Einbandes.

Da die Darstellung externer Verknüpfungen über die Formate-Generierung gesteuert wird (per Zusatzdefinition EXTERNAL_LINK), gilt folgende implizite Regel: Der URL-Check nutzt pro ausgewählter Stammdatei das erste definierte Anzeige-Vollformat, i.d.R. jenes, das standardmäßig in der GUI-Recherche für die Vollansicht der betreffenden Satzart verwendet wird.

Wartezeit:
Tragen Sie hier die maximale Antwortzeit (in Sekunden) ein, die Alephino abwartet, bevor ein Link als nicht erreichbar gekennzeichnet wird.

Formattyp:
Tragen Sie hier das gewünschte Format für die erstellten Auswertungen ein. Es stehen zwei verschiedene Formate zur Auswahl:

• HTML-Tabelle:
  • Zur Anzeige und zum Ausdruck mittels Browser (Wählen Sie hierzu )
  • Zum Export in MS-Excel mit MS Internet Explorer (Wählen Sie hierzu , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte HTML-Liste und wählen in dem sich öffnenden Menü "nach Microsoft Excel exportieren")
  • zur Weiterverarbeitung mittels Alephino 'Job-Manager'


• XML (Rohdaten):
  Zur Weiterverarbeitung mit Fremdprogrammen

Auswertung des URL-Tests

Im Ergebnis des Testlaufes erhalten Sie eine tabellarische Aufstellung der als fehlerhaft erkannten URLs. Zusätzlich werden die Identnummer des Datensatzes, die das URL-Feld enthält, der Fehlercode und ggfs. Zusatzinformationen je nach Fehlerart aufgelistet. Die nachstehende Tabelle enthält alle im Test berücksichtigten Fehlerarten:

Fehlercode	Erläuterung
TOO LONG	URL länger als 1024 Zeichen
INVALID PROTOCOL	Formalfehler in URL
HOST_INVALID	Adresse konnte nicht ermittelt werden
PORT_INVALID	Portnummer ungültig bzw. < 80
HOST NOT FOUND	Hostadresse unbekannt
CONNECT FAILED	Es konnte keine Verbindung hergestellt werden
TIME OUT	Zeit beim Warten auf Sende- bzw. Empfangsbereitschaft abgelaufen
SEND FAILED	Fehler beim Senden der Anforderung an den Server
RECEIVE FAILED	Fehler beim Empfangen der Antwort vom Server
WRONG HEADER	Unerwartete Server-Antwort - kein http-Header
HTTP STATUS	Statuscodes gemäß HTTP Protokoll

Tipp:
URLs, die als Fehler mit den HTTP-Statuscodes 301 "Found" oder 302 "Moved Permanently" aufgeführt sind, können in den meisten Fällen trotzdem mit dem Browser erreicht werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte Redirects, also Umleitungen auf andere URLs, die von Browsern automatisch ausgeführt werden, im Sinne des HTTP-Protokolls jedoch Fehler darstellen.
Sie sollten diese URLs sicherheitshalber durch deren aktuelle Adresse ersetzen.

Durchsicht Druckdateien

Mit dieser Funktion können Sie alle im Ergebnis der letzten Auswerteläufe erzeugten druckfähigen Dateien durchblättern, ansehen und auch löschen. Oftmals benötigen Statistikauswertungen oder andere Vorgänge auf dem Server länger, so daß Time-Outs des Browsers oder des Web-Service-Moduls erreicht werden. Der direkte Zugriff auf die Auswertung per Klick auf ist dann nicht mehr möglich. Vorausgesetzt, der Job wurde erfolgreich ausgeführt, erreichen Sie dessen Ausgabedatei nachträglich auf folgende Weise:
Schauen Sie im Logbuch nach der Job-Nummer Ihres Auswertelaufes und durchsuchen dann die Liste der Druckdateien nach einer Datei mit derselben Endung (stets 4-stellig numerisch).

• Mit erhält man eine formatierte, d.h. HTML-Darstellung der Druckdatei.
• Die Druckdatei kann mit im Quelltext angesehen und, falls diese nicht mehr als 50.000 Zeichen umfaßt, auch bearbeitet werden.
• Mit kann gelöscht werden.

Upload Datei(en)

Ein Java-Applet gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebige Dateien von Ihrem lokalen Arbeitsplatz auf den Alephino-Server zu kopieren.
Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn es keine Alternative zur Datenübertragung auf den Server gibt. Mit "Durchsuchen" wählen Sie zunächst die zu kopierenden Dateien aus, markieren Sie diese und bestätigen schließlich mit "Öffnen".
Das Senden der Dateien wird mit dem Button "Hochladen" ausgelöst.

Ihre Dateien werden auf dem Server in genau einem per Alephino-Konfiguration vorbestimmten Verzeichnis abgelegt (Standard = ../temp).