6 HEFTEINGANG

Der Hefteingang kann für jedes Exemplar einzeln (Zweig Ex.-Eingang) oder für eine Gruppe von Exemplaren (Zweig Gruppeneingang) registriert werden. Dabei besteht im Gruppeneingang noch die Möglichkeit, in der Registerkarte "Je Lieferant" eine Sammelinventarisierungsfunktion zu aktivieren, mit der Sie mehrere oder alle Exemplare eines Heftes von demselben Lieferanten mit einem Klick als eingegangen verzeichnen können.

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

6.1 EX.-EINGANG

Im Zweig "Ex.-Eingang" werden die Exemplare einzeln aufgeführt.

Im oberen Rahmen wird die Liste der Exemplare angezeigt und im unteren Rahmen jeweils die Daten des aktuell markierten Exemplars.

Die Exemplarliste kann nach zwei Kriterien gefiltert werden:


Um den Eingang eines einzelnen Exemplars zu verbuchen, markieren Sie das Exemplar in der Liste und klicken den Button Eingang. Um den Eingang mehrerer Exemplare zu verbuchen, markieren Sie die Exemplare in der Liste mit Strg + Maustaste bzw. Shift + Maustaste und klicken den Button Eingang.

Mit Klicken auf den Button Eingang wird im unteren Rahmen das Eingangsformular aktiviert:



Klicken Sie auf Eingang, um den Eingang des Exemplars zu verbuchen. Sie können Exemplardaten in dem Formular ändern, bevor Sie auf Eingang klicken.

Wenn Sie in der Liste mehrere Exemplare markiert haben, können Sie mit dem Button Nächstes den Eingang des aktuell angezeigte Exemplars überspringen und es wird das Eingangsformular für das folgende der markierten Exemplare angezeigt.

Mit dem Button Abbrechen beenden Sie den Eingangsvorgang. Alle bis dahin verbuchten Exemplare bleiben als Eingegangen verbucht.

6.2 GRUPPENEINGANG

Im Zweig "Gruppeneingang" werden die Exemplare gruppiert nach den Zeitschriftenstufen angezeigt. D.h. alle Exemplare, die denselben Band/Teil/Heftnummer/Jahr usw. haben, werden in der Liste in einer Zeile zusammen dargestellt.

Im oberen Rahmen wird die Liste der gruppierten Exemplare angezeigt. und im unteren Rahmen jeweils die Daten der Exemplare, die zu der aktuell markierten Gruppe gehören:



In der Liste wird für jede Gruppe die Anzahl der Exemplare insgesamt angezeigt sowie die Anzahl der bereits eingegangenen und der noch erwarteten Exemplare. Im unteren Rahmen können Sie mit den Pfeilbuttons zwischen den Exemplaren der Gruppe hin- und herwechseln. Wenn Sie an dieser Stelle Daten ändrn, werden die Änderungen in allen Exemplaren der Gruppe durchgeführt. Um nur ein einzelnen Exemplar zu ändern, gehen Sie bitte in den Zweig "Ex.-Eingang".

Im Gruppeneingang werden die Exemplare auf zwei verschiedene Arten gruppiert:


Um den Eingang einer einzelnen Gruppe von Exemplaren zu verbuchen, markieren Sie die Gruppe in der Liste und klicken den Button Eingang. Um den Eingang mehrerer Gruppen von Exemplaren zu verbuchen, markieren Sie die Gruppenzeilen in der Liste mit Strg + Maustaste bzw. Shift + Maustaste und klicken den Button Eingang.

Durch Klicken auf den Button Eingang wird in einem neuen Fenster das Eingangsformular für das erste Exemplar der Gruppe angezeigt.

Klicken Sie auf Eingang, um den Eingang des Exemplars zu verbuchen. Es wird anschliessend automatisch das Eingangsformular für das folgende Exemplar der Gruppe angezeigt. Sie können Exemplardaten in dem Formular ändern, bevor Sie auf Eingang klicken.

Mit dem Button Nächstes können Sie den Eingang des aktuell angezeigten Exemplars überspringen und es wird das Eingangsformular für das folgende Exemplar der Gruppe angezeigt.

Mit dem Button Abbrechen beenden Sie den Eingangsvorgang. Alle bis dahin verbuchten Exemplare bleiben als Eingegangen verbucht.

6.2.1 SAMMELINVENTARISIERUNG

In der Registerkarte "Je Lieferant" besteht die Möglichkeit, eine Sammelinventarisierungsfunktion zu aktivieren. Hierzu muss der Parameter "VendorArrival" in der Datei alephino.cfg im Verzeichnis etc am Server auf Y stehen. Mit der Funktion können Sie mehrere oder alle Exemplare eines Heftes von demselben Lieferanten mit einem Klick als eingegangen verzeichnen.

Um den Eingang einer Gruppe von Exemplaren eines bestimmten Lieferanten zu verbuchen, markieren Sie die gewünschte Zeile in der Liste und klicken den Button Eingang. Es öffnet sich das folgende Formular:



Tragen Sie ein, wieviele Exemplare von dem Lieferanten eingetroffen sind, und klicken auf Ok.



Wenn Sie die darauffolgende Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen, wird im Hintergrund der Eingang aller entsprechenden Exemplare verbucht.

Falls für die jeweiligen Abonnements kontrollierte Umläufe, d.h. mit Zeitschriftenausleihe, eingerichtet sind, sind vorher noch folgende Maßnahmen notwendig:
  1. Einrichten eines Nummernmusters für den Exemplarstrichcode (Web Service Modul / Menü Setup Services / Nummernvergabe)

  2. Das Feld Strichcode in den vom System erzeugten Zeitschriftenexemplaren mit dem Namen des Nummernmusters vorbelegen (Datei seritemdef.cfg im Verzeichnis etc am Server): 
    (00001ZB)
A87 = 050
120 = BAR                    << 
*
Erläuterung des Beispiels:
  • Die Vorbelegung gilt für alle Abonnements mit Zweigstelle "ZB" und Standort "00001"
  • Feld 120 ist der Strichcode, BAR der Name eines Nummernmusters für den Exemplarstrichcode

    6.3 SONDERFÄLLE BEI DER EINGANGSVERBUCHUNG

    Der Eingang von unerwarteten Exemplaren kann sowohl im Ex.-Eingang als auch im Gruppeneingang verbucht werden. Wenn Exemplare neu angelegt oder geändert werden, geschieht dies Ex.-Eingang für jedes Exemplar einzeln und im Gruppeneingang für alle Exemplare der Gruppe.

    6.3.1 UNVORHERGESEHENE HEFTE

    Die Bibliothek erhält zum Beispiel von einem Heft ein zusätzliches Exemplar und möchte dieses verbuchen. Markieren Sie hierzu in der Ex.-Eingang Liste das Exemplar und klicken auf "Duplizieren". Im unteren Rahmen öffnet sich das Eingangsformular mit den duplizierten Feldern.

    Die Bibliothek erhält zum Beispiel ein unerwartetes Sonderheft (z.B. 50-jähriges Jubiläumsheft). Sonderhefte können mit dem Button "Neu" (oder "Duplizieren") registriert werden. Das Exemplarformular wird Ihnen zum Bearbeiten angezeigt. Wenn z.B. das Heft, das Sie gerade registrieren, ein Index ist, der zwischen den Heften 4 und 5 erscheint, können Sie als Heftnummer "5.0" eingeben, damit das Heft an der korrekten Stelle in der Liste angezeigt wird.

    6.3.2 DOPPELHEFTE

    Möglicherweise erwarten Sie die Hefte 3 und 4, doch das Heft 3 kommt nicht als Einzelheft, sondern wurde stattdessen mit dem Heft 4 als Doppelheft 3/ 4 herausgegeben. In diesem Fall markierten Sie die beiden Hefte in der Gruppeneingangsliste mit Strg + Maustaste bzw. Shift + Maustaste und klicken auf den Button Verbinden. Der Satz für das Heft 3 wird gelöscht und der Satz für das Heft 4 bleibt erhalten. Bearbeiten Sie die Felder in dem Eingangsformular im unteren Rahmen (z.B. Beschreibung anpassen) und klicken auf Ändern. Anschliessend können Sie den Eingang des Doppelheftes verbuchen.

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