3 Erwerbung - Lieferanten

3 LIEFERANTEN

Vor dem Ausführen von Bestellungen muss zunächst eine Liste von Lieferanten angelegt werden.

Dieses Kapitel enthält die folgenden Themen:

Lieferantenliste
Lieferantendaten

3.1 LIEFERANTENLISTE

Wählen Sie aus der Registerkarte Administration den Zweig Lieferanten. Die Lieferantenliste wird im oberen Rahmen angezeigt:

In der Lieferantenliste können Sie Lieferanten hinzufügen, duplizieren oder löschen. Um einen existierenden Lieferanten zu ändern, markieren Sie ihn und bearbeiten die Felder im unten erscheinenden Lieferantenformular.

Wenn Sie die Lieferantenliste nach Namen oder Codes durchblättern, können Sie auch die Filter verwenden, um Ihre Suche nach einem Lieferanten zu beschleunigen. Die verfügbaren Filter sind Zweigstelle, Währung und Status (Aktiv/Nicht aktiv).

Die folgenden Suchmodi sind verfügbar:

Indexliste Name

Sie können zu einem beliebigen Punkt der Liste springen, indem Sie den Anfang eines Lieferantennamen eingeben und auf Enter drücken oder auf den Button Suche klicken.

Indexliste Code

Sie können zu einem beliebigen Punkt der Liste springen, indem Sie den Anfang eines Lieferantencodes eingeben und auf Enter drücken oder auf den Button Suche klicken.

Sie können Lieferanten über selbst gewählte Stichwörter finden. Als Trunkierungszeichen können Sie den Stern (*) benutzen.
Der Inhalt des Feldes Name kann ohne Eingabe eines Suchaspektes gesucht werden.
Wollen Sie nach dem Code suchen, muss der Suchbegriff COD vorangestellt werden. Bsp.: COD=Libri
Suchen Sie nach einem Eintrag in den Adressfeldern, muss der Suchbegriff ADR vorangestellt werden. Bsp.: ADR=Hamburg

3.1.1 Buttons der Lieferantenliste

Die folgenden Buttons sind in der Lieferantenliste verfügbar:

Um einen neuen Lieferanten zur Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Der untere Rahmen wird aktiv, und die Lieferantendaten werden zum Ausfüllen angezeigt.

Duplizieren

Sie können einen neuen Lieferanten hinzufügen, indem Sie die Daten eines bestehenden Lieferanten kopieren. Hierzu markieren Sie den Lieferanten, dessen Daten Sie kopieren möchten, und klicken auf Duplizieren. Die Lieferantendaten werden im unteren Rahmen angezeigt und sind bereits mit den Daten des kopierten Lieferanten bestückt. Sie können das Formular nun bearbeiten, so dass die Informationen dem neuen Lieferanten entsprechen.

Löschen

Um einen Lieferanten aus der Liste zu entfernen, markieren Sie ihn und klicken auf Löschen. Wenn es eine Bestellung oder eine allgemeine Rechnung gibt, die mit dem Lieferanten verknüpft ist, können Sie den Lieferanten nicht löschen.

Adresse

Wenn Sie auf Adresse klicken, wird das Formular Lieferantenadressen angezeigt.

In diesem Formular werden die Adressen für Bestellungen und Mahnungen festgelegt. Die Reiter für die Adressen Zahlungen, Rücksendungen und EDI sind nicht von Bedeutung für das Programm und können mit Notizen gefüllt werden.

Geben Sie die Adressen für Bestellungen und Mahnungen ein. Sie müssen eine Adresse für Bestellungen angeben, können die anderen Adressen aber frei lassen. In diesem Fall wird immer die Bestelladresse verwendet. Im Feld Name wird als Vorbelegung der Name aus den Lieferantendaten eingetragen. Die Felder IP-Adresse und Notiz dienen nur der Information.

Neben dem Feld E-Mail sehen Sie ein Briefumschlagssymbol. Klicken Sie darauf, um eine E-Mail an diesen Lieferanten zu schreiben.

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3.2 LIEFERANTENDATEN

In den Lieferantendaten können Sie administrative Informationen zu den einzelnen Lieferanten eingeben.

Die Lieferantendaten bestehen aus vier Registerkarten. Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK.

Die Lieferantenadressen können Sie ansehen oder eintragen, indem Sie auf den Button Adressen in der Lieferantenliste klicken.

3.2.1 ALLGEMEINE ANGABEN

Wenn der Nutzer die Registerkarte Allgemeine Angaben anklickt, wird das folgende Formular angezeigt:

Erfassungsdatum

Dies ist das Datum, an dem der Satz angelegt wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

Dies ist das Datum, an dem der Satz zuletzt geändert wurde. Es wird automatisch vom System eingetragen.

Dies ist ein Nur-Lesen-Feld. Der Name des Mitarbeiters wird automatisch eingetragen.

Lieferantencode

Pflichtfeld. Der Lieferantencode ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, über den das System den Lieferanten identifiziert. Sie können bis zu zwanzig alphanumerische Zeichen eingeben.

Optional. Geben Sie einen zusätzlichen Lieferantencode ein, wenn Ihr Bibliothekssystem einen solchen verwendet. Dies kann zum Beispiel die ABN (Australian Business Number) sein.

Lieferantenname

Pflichtfeld. Dies ist der Name, der in der Lieferantenliste erscheinen soll. Der hier eingegebene Name darf sich von dem Namen unterscheiden, den Sie für Bestellungen, Mahnungen, Bezahlungen und Rücksendungen verwenden. Geben Sie in das Feld Name nur den Namen (bis zu 150 Zeichen) und nicht die Adresse des Lieferanten ein!

Lieferantenstatus

Optional. Geben Sie einen zweistelligen Code ein, um den Lieferanten einer Gruppe zuzuweisen. Der Code wird von Ihrer Bibliothek definiert. Ein Lieferant mit dem Status NA (nicht aktiv) kann keiner Bestellung zugewiesen werden.

Pflichtfeld. Dies ist die Sprache, in der die Bestellzettel, Mahnungen etc. an den Lieferanten gesendet werden.

Optional. Diese Angabe dient nur der Information.

Optional. Hier können Sie die Materialart eingeben, die Sie normalerweise bei diesem Lieferanten bestellen. Sie können bis zu 20 Zeichen eingeben.

Geben Sie bei Bedarf eine Notiz von bis zu 200 Zeichen Länge ein.

3.2.2 LIEFERBEDINGUNGEN 1

Wenn der Nutzer die Registerkarte Lieferbedingungen 1 anklickt, wird das folgende Formular angezeigt:

Optional. Dies ist die Kontonummer für Monographien, mit der Sie beim Lieferanten registriert sind.

Optional. Dies ist die Kontonummer für Zeitschriften, mit der Sie beim Lieferanten registriert sind.

Lieferantenkonto

Optional. Sie können hier die Bankverbindung des Lieferanten eingeben.

Dies sind die Währungen, die für Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden. Sie können bis zu vier Währungen zuweisen. Währung 1 gilt als Standardwährung, die als Vorbelegung in jeder Bestellung bei diesem Lieferanten eingetragen wird.

Vorzeichen Rabatt

Geben Sie ein + oder - ein, um zu definieren, ob Sie für Bestellungen bei diesem Lieferanten einen Zuschlag bezahlen müssen oder einen Rabatt bekommen. Diese Funktion bezieht sich auf die Berechnung des geschätzten Preises, d.h. die Kalkulation der verplanten Mittel. Sie können dieses Feld freilassen; wenn Sie es ausfüllen, müssen Sie auch das Feld Rabatt/Aufschlag ausfüllen.

Rabatt/Aufschlag

Geben Sie den Rabatt oder Aufschlag in Prozent ein.

Bestellformattyp

Dies ist die Methode, mit der Ihre Bibliothek die Bestellung an den Lieferanten schickt.

Dies ist der Standard-Bestellzettel, der für den Lieferanten erstellt wird, wenn im Bestellformular nicht anders definiert. Der Zettel wird generiert, wenn Sie in der Liste der Bestellungen auf Senden klicken.

Versandart Brief

Sie können wählen, ob der Bestellzettel mit herkömmlicher Post oder via E-Mail verschickt werden soll. Damit er als E-Mail versendet werden kann, muss die Mail-Adresse in den Lieferantenadressen definiert sein, und eine korrekte Definition muss durch den Systembibliothekar in der ..\Acq\Tab\print.ini eingetragen sein.

Dies ist das Format, das vom System beim Erstellen einer Liste durch den Service Bestelllauf im Web Service Modul / Menü Erwerbung verwendet wird.

Versandart Liste

Sie können wählen, ob die vom automatischen Bestelllauf erzeugten Bestellzettel mit herkömmlicher Post oder via E-Mail verschickt werden sollen. Damit sie als E-Mail versendet werden können, muss die Mail-Adresse in den Lieferantenadressen definiert sein.

3.2.3 LIEFERBEDINGUNGEN 2

Diese Felder sind optional. Bis zu fünf Kontaktpersonen können in diese fünf Felder eingegeben werden. Jedes Kontaktfeld kann bis zu 200 Zeichen enthalten. Wenn Sie einen Lieferanten einer Bestellung zuweisen, wird standardmäßig der Name aus dem Feld Kontakt 1 auf dem Bestellformular verwendet. Alle Kontaktpersonen sind aber in einem Auswahlmenü im Bestellformular verfügbar.

Versandart 1-5 & Lieferfrist 1-5

Geben Sie für jede Versandart eine zugehörige Lieferfrist ein. Die Lieferfrist ist die Zeit, die zwischen dem Aufgeben der Bestellung und dem wahrscheinlichen Eingang des Materials bei Ihnen verstreichen sollte. Mit der Information in diesen Feldern berechnet das System das erwartete Eingangsdatum einer Bestellung. Versandart 1-3 gehört zu Erwerbungssätzen, Versandart 4-5 zu Zeitschriftensätzen. Beim Anlegen eines Lieferantensatzes muss wenigstens eine der Versandarten 1 oder 4 ausgefüllt sein. Ohne Versandart können keine Bestellungen ausgeführt werden.

3.2.4 ZWEIGSTELLEN

Klicken Sie auf diese Registerkarte, um dem Lieferanten eine oder mehrere spezifische Zweigstellen zuzuweisen. Später können Sie nur bei diesem Lieferanten bestellen, wenn die Lieferantenzweigstelle der Bestellzweigstelle entspricht.
Wenn Sie keine Zweigstelle zuweisen, sind alle Zweigstellen dem Lieferanten zugewiesen.

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